Google Drive deel-ellende

Raaaah! Ik raak gefrustreerd.... Wellicht kan iemand hier met mij meedenken.

Ik ben freelancer en werk voor verschillende organisaties. Die verschillende organisaties werken meestal met Google Drive, ik heb dan een account onder mijn mailadres wat ik voor die specifieke organisatie gebruik, en ik werk op de specifieke bedrijfs-Google Drive. Allemaal prima.
Ik moet vaak hele mappen of bepaalde documenten delen met externe mensen. Zo heb ik mijn informatiestructuur ook helemaal ingericht. Bij mijn vorige werkgever ging dat prima. Mijn huidige opdrachtgever heeft voor een team-drive gekozen, en daarin kan ik geen mappen delen met mensen buiten de organisatie. Omdat dat cruciaal voor mij is, ben ik maar gaan werken in 'Mijn Drive', maar wel die onder mijn bedrijfsemail hangt. Daar vandaan kan ik wel mappen delen buiten de organisatie. Mooi.

Nu heb ik een document gemaakt dat allerhande mensen moeten invullen voor me. Ik wil dat zo makkelijk mogelijk voor ze maken, dus ik wil die mensen NIET een uitnodiging sturen om het document te bewerken, want vaak krijg je dan weer ge-emmer met dat ze die mail ontvangen op een mailadres wat niet aan hun Google drive hangt, dan moeten ze weer permissie gaan vragen, en waarschijnlijk is daarmee de helft alweer gedemotiveerd om het document in te gaan vullen. Dus wil ik ze een deelbare link sturen. Maar dat mag ik (g*dd*mme!) weer niet aan mensen buiten mijn organisatie! Wat ik heel gek vind, want ik mag dus wel delen met mensen van buiten mijn organisatie, maar alleen niet via een deelbare link.

Net nog de optie geprobeerd om het document dan maar te downloaden en te versturen, maar zowel in Numbers als in OpenOffice is al mijn opmaak en gegevensvalidatie weg, dus dat is geen optie.

Iemand een goed idee hoe ik dat oplos? Ik zou natuurlijk onder mijn persoonlijke Drive-account die spreadsheets kunnen laten invullen, maar dan loop ik mezelf gek te switchen tussen accounts (en ik ben bang dat ik dan niks meer vind)

Of is het een instelling die ik of iemand van de organisatie kan wijzigen?

Andere ideeen?

Alvast dank!

rosings schreef: ↑

24-05-2019 15:17

Ik zou de interne eigenaar van de oplossing hier over benaderen denk ik. Via servicedesk/functioneel beheer/het IT mannetje/vrouwtje al gelang de grootte van de organisatie.
Er moet iemand zijn die over de bedrijfsinstellingen gaat en weet of dit opgelost kan worden voor je.

Al naar gelang de organisatiegrootte: Die is dus heel klein. En IT wordt gedaan door één van de publiciteitsmensen en die heeft geen idee hoe dit te verhelpen, helaas.

Google form: Ik was er al bang voor. Ik ben er wel een keer aan begonnen, om dit soort informatie-uitvraag in een form te stoppen, maar ik kreeg het toen niet lekker zoals ik het wilde hebben. Nu ik er weer over na begin te denken is volgens mij het format van forms ook echt niet geschikt, maar ik ga er nog ns naar kijken, misschien kan het (ondertussen) meer dan ik dacht.

Dank tot dusver!

Nee, dat lost niks op, dan moet ik nog steeds elke ingevulde spreadsheet onder mijn persoonlijke account downloaden en dan weer uploaden in het bedrijfsaccount.
Of je bedoelt dat ik het dan wel kan inzien vanuit mijn bedrijfsaccount, dat klopt, maar het moet ook weer ergens in de informatiestructuur waardoor ook anderen de informatie kunnen terugvinden. Dus uiteindelijk moet het toch naar de organisatie-drive.

Google Forms weer even zitten proberen, het is echt niet geschikt voor wat ik wil.
Hmpf, ik vind het extréém stom.