administratie

Mmmm. adminstratie ja.. bah. Maar wel noodzakleijk kwaad want ik kom er niet onder uit met een eigen zaak.

Wat ik wel in drukke tijden doe als ik geen tijd heb om alles meteen op te bergen, is óp de desbetreffend ordner leggen, maar daar heb je nu weinig aan, mss later?



Wat ik hier aan privé admin. heb, per map en dan naar gelang onderwerpen bij komen tabje erbij:

'huis' (tuin aanleg, aankoop keuken, meubels ed), map 'gezamelijk financien', map per persoon eigen 'financien', 'privé administratie', 'verzekeringen' , en nog een map met belanrijke papieren: kopie paspoort/rijbewijs, diploma's... zoiets?



Op een vrije zaterdag gewoon alle mappen uitspeiden op de vloer en dan je stapel voor je leggen en de papieren op de desbetr. map leggen. Dan per bedrijf/aanbieder achter een tabje (halve A4 op zijn kant bv) in de map. Ben je volgens mij echt in een paar uur mee klaar.



maar blijft rotklus, succes ermee!

Hé molie,



Heel herkenbaar, ik ben ook dramatisch slecht in het bijhouden van mijn administratie. Gelukkig heb ik een goede oplossing gevonden: mijn man doet nu mijn administratie.Hij is hier erg kordaat in en weet er bovendien véél meer van dan ik. Ik vind het héérlijk en het scheelt me heel wat kopzorgen, herinneringen en boetes... Misschien niet de meest geëmancipeerde oplossing, maar voor mij werkt het super en ik doe gewoon wat extra dingen voor hem, waar ik een minder grote hekel aan heb.

Tja, de administratie. Ik heb inmiddels een systeem, waar ik zelf wel tevreden mee ben.

Ik heb 1 map met de elke keer terugkomende dingen: telefoonrekeningen, bankafschriften, loonstrookjes, en dingen die met het (huur)huis te maken hebben, dus kabel water electriciteit woningbouw. Deze map vervang ik elk jaar voor een nieuwe.

1 map met alle verzekeringen en spaarregelingen

1 map voor de kinderen: kraamzorg, kinderdagverblijf, sofinummers enz.

1 map met 'rest': belastingdienst, dingen van de ibg die ik wil bewaren, anwb, vakbond, en daarin bewaar ik ook alle bonnen en garantiebewijzen die ik ooit nog denk nodig te hebben.



Misschien heb je er wat aan!

Ik herken het probleem en probeer in ieder geval ook het systeem van Mickey82 aan te houden. Als ik mezelf een schop onder m'n kont geef en 1x per maand , op een vaste dag, alle nieuwe rekeningen e.d. weer verwerk en opruim, blijft het aardig netjes en overzichtelijk. Meestal gebruik ik de laatste dag van de maand ervoor, beetje symbolisch ook wel dus makkelijk te onthouden.

Administratie....inderdaad niet een van de leukste dingen om te doen..



Wat te doen. Trek er in ieder geval een dag voor uit, dan kun je het meeste afhandelen en is het uit je hoofd.

Zoek ALLE administratie bij elkaar die je kunt vinden en leg deze op een grote hoop op een tafel of de grond. Ga eerst schiften. Pak alles een voor 1 en bekijk of je het moet houden of weggooien. Zet een papierbak naast je waar je alle dingen die wegmogen direkt ingooit. Verder maak je stapels. Eerst een grove schifting. Bankafschriften, Rekeningen nog te betalen, Rekeningen betaald, Garantiebewijzen, Stapeltje Man, Vrouw, Kinderen, Dieren. Daarnaast ook een stapel diversen.

Waarschijnlijk ben je als je klaar bent al een deel kwijt van onnodige troep die ertussen zwerft.

Begin met je bankafschriften, sorteer deze als je meerdere bankrekeningen hebt en berg ze op in het mapje van je bank. Daarna leg je de rekeningen die je nog moet betalen op volgorde van vervaldatum en leg ze klaar om te gaan betalen (dat doe je later). Rekeningen die betaald zijn en die je wilt bewaren doe je ook in een map. Je kunt later verder sorteren door een onderverdeling te maken in meubels, elektrische apparaten, diversen etc. Garantiebewijzen bevatten ook vaak boekjes. Doe deze allemaal in een stevige doos. Van spullen die je niet meer hebt, mogen natuurlijk ook de garantiebewijzen weg. Hou dat 1x per jaar bij.

Verder maak je een map voor het gezin of de mensen in je huishouden, deze ook onderverdeelt met tabbladen. Zorg ook voor een paar plastic mapjes waar je wat andere dingen in kwijt kunt.

Diversen kun je in een vakkenmap doen met tabs erboven.

Zet alles bij elkaar in je kast. Paar mappen met de inhoud geschreven op de rug. Koop echt alleen wat je nodig hebt om te organiseren, bij de Hema ofzo. Als je teveel gekocht heb, breng het restant dan terug.

Ga als je klaar bent of de volgende dag je rekeningen betalen. Het helpt inderdaad om een vaste tijd te nemen of dingen af te handelen, 1x per 2 weken bv. Maak rekeningen altijd direkt open en berg ze op in je map of bij elkaar in een lade. Dan raakt er niets zoek.

Het is nu even een werk, maar als alles op orde is ben je er hooguit een uur in de 2 weken mee kwijt en je ergernis is weg.

Suc6 N4B

Heel herkenbaar. Ik heb ook al van alles geprobeerd, met als gevolg dat je uiteindelijk te georganiseerd wilt zijn (20 verschillende mappen) en nog nergens toe komt omdat het teveel werk wordt om het bij te houden.



Ik heb nu, al zeg ik het zelf, een geweldig systeem. Alle post verdwijnt in een laatje en eens in de zoveel tijd (gemiddeld eens per week) wordt alles verwerkt en betaald. Alles wat afgehandeld is, verdwijnt in een ander laatje. Is het laatje met afgehandelde post vol, dan verdwijnt het in een grote doos op zolder. Merkwaardig genoeg kan ik in die lades/doos alles terugvinden, omdat ik meestal wel onthoud wanneer iets ongeveer gespeeld heeft en alles redelijk op (omgekeerd chronologische) volgorde in lade/doos ligt.



Het enige dat ik altijd apart houdt, is alles wat met de belastingaangifte te maken heeft. Dan hoeven we daar niet apart naar te zoeken als het weer zover is. Eenmaal klaar, dan wordt dat in een grote envelop ook in de doos gedeponeerd.

Ik heb een aantal postbakjes op mijn bureau staan

1 inkomende post voor mezelf

1 voor mijn man

1 met te betalen rekeningen

1 met lopende correspondentie/afhandelen

1 bakje met te archiveren stukken

1 bakje "lezen"



Van uit die bakjes worden stukken afgehandeld (dus rekeningen betaald, de dingen vanuit de andere bakjes die opgeborgen kunnen worden worden in het bakje archiveren gestopt etc..



Van daaruit gaan de stukken in verschillende mappen, ik gebruik de volgende indeling:



1 map algemeen voor mezelf (voor loonstroken, stukken van ziektekostenverzekering en alle andere dingen die betrekking hebben op mezelf)

Zo ook 1 map voor mijn man met algmene stukken.



1 map m.b.t. ons koophuis (daarin zitten alle stukken m.b.t. de VVE, het koopcontract etc..)



1 map met Eneco en belasting

1 map met garantiebewijzen

verschillende mapjes bankafschriften



Zo heb ik ook een oude administratie (ik had gehoord dat je een hoop stukken ongeveer 10 jaar moet bewaren) en dat zijn ook verschillende mappen.



In al mijn mappen hanteer ik alfabet tabbladen...zo kun je altijd je stukken terugvinden.

ongeveer 1 a 2 keer per maand schoon ik alle bakjes, handel dingen af en berg deze op of gooi deze weg.

Hmmm, ik zit er ook tegenaan te hikken, heb er hélemaal geen zin in. Zo te horen heb je een klein bedrijf, Mollie?

Ik moet zelfs nog op zoek naar een nieuw administratiekantoor voor de jaarrekening en belastingaangifte, en dat komt er niet van zolang ik de boel niet op orde heb. Alles ligt hier netjes (nou ja, netjes..) bij elkaar op de eettafel, een deel zit al in een map. Vanaf september ligt alles nog bovenop de map. Voor mij is dit het eerste jaar dat ik ook BTW-aangifte en zo moet doen, dus ik móet er echt gauw mee bezig. Maar ik ben dus ook geen administratiewonder

maar je zakelijke map kan je administratiekantoor je toch goed uitleggen?

Althans, ik had toen ik begon me echt nergens in verdiept (slimslim.. ), administratiekantoormijnheer heeft toen precies voor mij op ene rij gezet welke tabs ik in mijn order moest doen

Ik ben net bezig een nieuw kantoor te zoeken, mijn 'oude' wilde me geen prijsindicatie geven voor het verzorgen van mijn aangifte en jaarrekening, maar de aangifte van vorig jaar ('gewone' aangifte voor ons tweeën met een paar freelance facturen als overige inkomsten) kostte me al 400 euro. Ik had bovendien een gesprek aangevraagd voor advies over hoe ik dingen handig zou kunnen doen in mijn administratie (à 140 euro) waarbij die man alleen maar zei: zeg maar wat je wil weten. Ja, dat is het 'm nou net, ik wil advies van hém, ik kan zelf natuurlijk niet verzinnen wat ik zou moeten weten.



Mag ik zo brutaal zijn te vragen wat andere kleine ondernemers, stuk of 20 facturen op jaarbasis, betalen voor aangifte IB en jaarrekening (BTW doe ik zelf) bij redelijk netjes aanleveren van de administratie?

Wat ook wel een handige methode is, is om de rekeningen die je betaald hebt, op te bergen achter de bankafschriften waar ze op staan. Dan kun je alles makkelijk terugvinden en hoef je later niet na te denken of je een nota onder de T van telefoonkosten of de K van KPN hebt opgeborgen.

Aparte mappen voor elke bankrekening nemen, of eventueel wel alles in 1 map, maar dan met schutbladen ertussen. Wel ieder jaar een nieuwe map in gebruik nemen, zodat je de oude weg kan zetten.

En aparte mappen aanhouden voor verzekeringspolissen etc., want die blijven jaarlijks gelden en je kunt er dan steeds de nieuwe polisbladen weer bij in stoppen, zodat je het totaaloverzicht per verzekering blijft houden.

Ik heb ook nog 1 aparte map die ik 'correspondentie' heb genoemd, daar zit alles in, waarvan ik ook niet weet waar ik het moet opbergen, maar wat in elk geval niet zomaar weg kan.



(dit klinkt nu allemaal vreselijk georganiseerd, maar je wilt echt niet weten hoe het er op mijn werkkamer nu uitziet, en dat voor een accountant, zucht...... waarschijnlijk net zoiets als de schoenmaker die op kapotte schoenen loopt, haha)

@Wen: Oude admin.kantoor wilde geen offerte maken? Huh??!! Was je zo'n lastige klant dat ze van je af wilden?? Wat slordig van ze zeg.



Ik heb geen idee eerlijk gezegd, want wat ik administratiekantoormijnheer noem, is tevens de man van mijn moeder .. ik 'betaal' daarvoor 1 diner voor 4 personen in een fijn restaurantje Vind het een beetje genant om dan aan hem te vragen hoe duur het zou zijn als ik wel betaalde, haha...

Hij is echter wel gespecialiseerd in kleine zelfstandigen/zzp-ers en ik heb ooit iemand anders gehoord dat hij niet heel duur is. Mocht je iemand in de regio H'dorp zoeken wil ik via een angel wel zijn naw-gegevens geven.

Hoi!



Ik heb een map:

1) een voor mijzelf (jaaropgaven, loonstrookjes, rekeningafschriften, creditcard, etc.)

2) een voor mijn lief (met zelfde dingen als voor mij)

3) een voor mijn huis dat we verkopen (aanslagen gemeentebelastingen, gas, woz, belastingdienst), etc.)

4) een voor het huis dat we samen hebben gekocht (correspondentie met de aannemer en de bouwer, bouwtermijnen

5) een voor onze gezamelijke dingen (e/o rekening, verzekeringspapieren, ziektekosten, auto's, garantiebewijzen, diertjes, etc.)

6) twee voor mijn studie (1 = ib-groep, aanmeldingen, boekenlijsten, correspondentie, cijferlijsten van oude studies, diploma's, 2 = huidige studie an sich, dus vakken, officiële documenten, etc.)

7) een voor de baby op komst (kraamzorg, zwangerschapsverklaring, akte van erkenning, voorbeeld geboortekaartjes, etc.)



Mappen zijn nu in de aanbieding bij de HEMA, ik heb ook allemaal tabjes erin zitten, zodra er een onderwerp bij komt, vul ik een nieuw tabje in.

Onze mappen staan in een kast in de woonkamer. Toen ze nog boven stonden, werd de stapel administratie op tafel steeds groter. Nu stop ik het meteen in de map beneden en is het meteen opgeruimd. Dichtbij zetten werkt voor mij in elk geval goed!



Dingen die voor de aangifte belangrijk zijn doe ik per persoon in een plastic mapje voorin de ordner. Zodra dus de jaaropgaaf binnenkomt, gaat die in dat mapje in de persoonlijke ordner. Daar zit dan voorin een afvinklijstje, zodat ik ook kan zien dat we alles hebben. Als alles compleet is, kan ik het zo kopiëren en opsturen naar het administratiekantoor dat onze aangifte invult.

Overigens, toen het bij ons een grote administratieve puinhoop was, ben ik op een zaterdagmorgen met alle zooi beneden op de grond gaan zitten en heb werkelijk alles geordend. Was een hele zaterdag bezig, maar ik kan nu werkelijk alles makkelijk terugvinden.



Verder ben ik best normaal hoor.

Ik ben ook echt een ramp als het gaat om de administratie. Wij krijgen echt bergen, bergen post.. word er echt niet goed van.



Nou was ik laatst bij iemand die een hele rij met van die ordnerbakjes had staan, met omschrijving; school E, school M, werk E, werk M, gezamenlijke rekeningen, bank E, bank M, te betalen rekeningen... etc. Leek me echt superhandig!! Je maakt de post open, legt hem in het juiste bakje (je hebt meestal toch maar 4 of 5 instanties waar je echt met regelmaat post van krijgt) en maak een keer in de zoveel tijd het bakje leeg. Dit gaan we in ons nieuwe huis zeker doen (zei zij stoer)



Ik kan me namelijk wel voornemen om het meteen op te ruimen, maar weet toch al dat er niets van komt...



Succes met opruimen...

Een vriendin van mij legt de te betalen rekeningen onder het toetsenbord van de computer. Heel handig, want steeds als je achter de computer zit, herinner je je dat je die rekeningen moet betalen.



Bij ons werkt het dichtbij zetten van de mappen echt, ik maakte er eerder ook echt een puinzooi van.