Duobaan

Misschien een idee om (ook) samen een mailaccount te hebben? Ik had met een klein team een gezamenlijk mailaccount voor ad-hoc korte vragen. Zo konden we direct zien wat nog openstond, en degene die dan werkt kan het oppakken. Dit had ik naast mijn 'normale' account.

geen flauw idee wb duobanen, wilde je alleen even succes wensen met je nieuwe baan :-)

Gezamenlijk mail account werkt erg goed, spreek dan wel met elkaar af dat je mails die afgehandeld zijn afvinkt, maar voorlopig even niet verwijderd. Dan weten jullie ook van elkaar wat gedaan is en hoe er gereageerd/besloten is.



Iedere dag even een mailtje naar elkaar, over wat je gedaan hebt werkt ook goed, dan kun je evt problemen ook nog even aan elkaar doorgeven die niet via mail zijn gesteld.



Schriftelijke verzoeken kun je verzamelen in mappen "nog doen", "mee bezig" daarna in mappen doen "voltooid", zoals je ook zou doen als je alleen zou werken.



Verschillende werkwijzes zou ik niet over vallen, zolang het werk naar behoren wordt gedaan. Mochten er wel problemen gaan ontstaan, dan kun je die bespreken in de tijd die je gezamenlijk werkt.

In de meeste e-mail programma's kan je mails die in een gezamelijke mailbox staan met kleuren aanvinken. Zo hebben mijn (inmiddels ex-)collega en ik dat gedaan: geel is "ter info laten staan" blauw is "reactie afwachten" rood is "Actie!" groen is "ben ik mee bezig" etc.



Verder; een overlap is fijn, zodat je ook steeds mondeling kan overdragen, maar een schriftelijke overdracht is ook heel belangrijk. Ik heb meestal een worddocumentje openstaan gedurende mijn dag. "die en die kan bellen over dit, dit heeft spoed en moet zsm afgehandeld" etc.



Verder is het van belang dat je bij alles een zelfde werkwijze aanhoudt: mappenstructuur enzo. Een ander moet altijd alles waar jij mee bezig bent zo kunnen vinden, zonder zoeken.



Persoonlijk vind ik het best moeilijk een duo-baan en het maakt ook zo ontzettend veel uit met wíé je werkt. Veel plezier en succes!

Ik heb in een vorige baan ook zeer nauw samengewerkt met een collega. Wij hadden dan wel geen duobaan, maar in de praktijk viel het wel zo uit omdat ik hem ieder moment moest kunnen vervangen en dat was nogal eens nodig.



Zitten jullie op 1 kamer op de overlapdag? Het is (naast goed overleggen/overdragen) handig om te zien hoe de ander werkt en telefoongesprekken e.d. op te vangen. Verder sloegen we alle brieven, rapporten e.d. waaraan we werkten op op een gemeenschappelijke schijf op de computer. Inderdaad wel samen goede afspraken maken over de indeling van de directories e.d. Wij hadden planningslijsten die we wekelijks samen doornamen, met daarop activiteiten en wanneer die af moesten zijn. Iedere nieuwe activiteit zetten we er op, maar ook doorlopende activiteiten. Een goede manier om snel op een rijtje te krijgen wat er gedaan is de afgelopen week en om je er van te vergewissen dat alles gedaan wordt.

Bij ons ging het overigens erg goed hoor, duo-en. Mensen in de organisatie wisten heel goed dat als ze mijn collega niet konden bereiken ze bij mij moesten gaan en v.v. Het is wel belangrijk dat je dat iedere keer duidelijk zegt als je in een vergadering zit enzo. Wij cc-den elkaar vrijwel bij iedere mail. Daar zijn we extra goed op gaan letten toen we merkten dat mensen die van mij een nee kregen het bij hem probeerden en v.v.

Wij deden trouwens ook bewust wel een aantal dingen samen. Naar vergaderingen e.d. als dat nodig was. Dat is ook een goede manier om te zien hoe de ander optreedt. Wij konden het overigens erg goed vinden op elkaar vertrouwen. Daar zou ik ook zeker aan werken. Ik weet niet wat voor soort werk je doet en in hoeverre jullie flexibel zijn om zo nu en dan eens op andere dagen te werken, maar coferenties/vergaderingen op afstand waar je samen naar toe reist is een goede manier om elkaar echt te leren kennen.



Overigens was ik het na drie en half jaar wel zat om op die manier te werken en mijn collega ook. Hij had namelijk officieel een hogere functie dan ik en na verloop van tijd kreeg hij er moeite mee dat mensen om hem heen gingen naar mij. De reden was dat zijn functie toen onder druk stond en daarmee was het voor hem ineens belangrijk dat mensen het verschil zouden gaan zien tussen hem en mij. Hij ging problemen maken van hele stomme in mijn ogen kleine dingen, bijvoorbeeld dat als iemand onze kamer binnenkwam ik meteen met die persoon ging praten... terwijl ze hèm moesten aanspreken (ik ben veel extraverter). Onze leidinggevende probeerde ons uit te spelen omdat hij van mijn collega afwilde en mij zijn functie wilde geven. Dat was niet leuk.

He Pammie, ook hier nog even gefeliciteerd met je nieuwe baan!



Ik heb ook een duobaan samen met collega. En het keyword is (wat anderen in feite ook al zeggen): informeren, informeren en nog eens informeren. Zo sturen wij alle mailtjes in cc ook naar de ander, vragen aan mensen die ons gaan mailen of ze dat ook willen doen of sturen een mail die alleen aan 1 van ons is gericht altijd door naar de ander. We hebben een gezamenlijk registratiesysteem waarin de ander kan zien of iets nog in behandeling is of al is afgehandeld en waar bij elk item een directory hoort waarin bijbehorende documenten opgeslagen worden. Ook mailtjes die zijn afgehandeld worden daarin opgeslagen. Het vergt wat discipline en in het begin ook best wel even tijd. Maar na verloop van tijd merk je dat het een automatisme wordt en dat het bijkomende voordeel is dat je je mailbox leeg kunt houden, want alles wat klaar is, sla je op in directory en kun je de mail weggooien. Ook alles wat telefonisch of in overleg door ons wordt besproken wordt nadien in een mail of verslagje nog even neergelegd. En waar dat kan, plannen we lastige besprekingen op dagen dat we er beiden zijn, zodat we allebei onze input kunnen geven en op de hoogte zijn.



Ons werk is erg inhoudelijk, dus van sommige projecten is het toch handiger dat een van beide die structureel op zich neemt en die afhandelt. Ook daarbij is het zaak om de betrokkenen dat te laten weten. Op welke dagen je er bent en dat er in geval van spoed ook een ander is tot wie men zich kan richten.

Zegt het genoeg als Nathje en ik in duobaan zijn begonnen en we nog steeds vriendinnen zijn? Het kan super werken :-)

Gefeliciteerd Pammie, ik kom later een heel stuk schrijven voor je ok?

Pammie, mijn ervaring is wel dat het echt moet klikken met je duobaan collega. Dat vond ik het allerbelangrijkste, aangezien jullie samen wat uitdragen. Ik vond een duobaan erg prettig omdat je het werk altijd kunt overdragen. Wel is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken op welk vlak jullie wel en niet overdragen als er afzonderlijke werkgebieden zijn.



Communicatie is dus ook erg belangrijk want als je een duobaan wilt laten slagen, zeker naar de organisatie toe, moet je als 1 front naar buiten treden. Er was 1 dag in de week dat wij overlap hadden en die dag gebruikten wij dan ook om te overleggen gedurende een paar uur, zeker wbt informatie. Verder beschikbaarheid en flexibiliteit is ook erg belangrijk.



Ik vond het duo-en erg leuk, maar zal absoluut met functie, partner en organisatie te maken hebben. Het voordeel van duo-en was dat je altijd back-up had wbt werkzaamheden in het geval van tijd maar ook inhoud. Het nadeel van Duo-en is dat je altijd samen bent en dus ook in het wij collectief moet denken. Je kunt niet iets alleen doen want je bent echt samen en dat moet je ook uitdragen. Er is weinig plaats voor 'ik'.



Nath en ik zijn nog steeds vriendinnen, dus dat zegt vast genoeg :-)

Pammie, dat is gegroeid. Nath en ik kenden elkaar alleen van gezicht en hallo/gedag. Maar na 3 jaar samenwerken op een hele prettige manier bleek dat wij ook prive een hoop dingen met elkaar gemeen hadden. Altijd leuk toch?