Werk & Studie alle pijlers

Office manager functie aannemen?

18-10-2023 11:04 59 berichten
Binnenkort gaat er bij mij op werk het een en ander veranderen en we gaan uitbreiden in personeel.
Mijn werkgever is regelmatig op pad en dan nam ik het over, alleen was ik maar in mijn eentje, dus dan is het ook niet anders.

Nu is tussen neus en lippen door ter spraken gekomen of de functie office manager niet iets voor mij zou zijn en eerlijk ik weet het niet. Hij is nog niet concreet met een voorstel gekomen. Op dit moment ben ik ook maar gewoon in loondienst als kantoormedewerker.

Behalve dat dan mijn taak wordt om mensen aan te spreken en te sturen als hij er niet is, dus ook als ze eventueel te laat komen of de kantjes ervan lopen. Ik weet niet of dit iets is waar ik perse gelukkig van wordt ik heb helemaal geen zin om andere aan te moeten spreken op hun gedrag en als het dan mis gaat bij mij verhaal wordt gehaald.
Ik heb geen ervaring als office manager en dit weet hij. Vaak vind ik nu al dat hij best veel op mij leunt. Wat ik zeker zie als een compliment, maar toen ik hier kwam werken was dit niet wat ik had verwacht van de functie en verantwoordelijkheden. Dit is uiteraard gecompenseerd met meer salaris.

Daarnaast wil ik in de toekomst minder gaan werken dit weet hij niet en hoeft hij ook nog niet te weten, omdat hierin nog niets concreet is.
Iemand die ervaring of advies heeft? Die ook van kantoorfunctie naar office manager is gegaan of soortgelijk.

Iets wat wellicht belangrijk is om te vermelden het wordt een nieuw team, dus geen bestaand team van collega's waar ik al eerder mee heb samen gewerkt en dat ik nu opeens op de andere stoel zit voor ze. Misschien ontbreekt bij mij ook gewoon de ambitie.

Ik open dit topic, omdat ik op het moment twijfel en eerder neig naar een nee, maar ik wil niet later spijt krijgen dat ik deze kans heb laten schieten.
Ik zeg niet doen
Ik zou vragen of je dan een aantal cursussen of opleidingen mag gaan volgen om je voor te bereiden op de nieuwe functie. Zo leer je in elk geval de theorie en misschien word je daar meer zelfverzekerd van.

En later = later. Als jij later minder wil werken, lost zich dat op wanneer dat zover is.
Alle reacties Link kopieren Quote
laat hem met een duidelijke functieomschrijving komen, dan weet je waar je Ja/Nee op zegt
Alle reacties Link kopieren Quote
. Ik weet niet of dit iets is waar ik perse gelukkig van wordt ik heb helemaal geen zin om andere aan te moeten spreken op hun gedrag en als het dan mis gaat bij mij verhaal wordt gehaald.

Ik zou het niet doen. Bepaalde skills zijn vast wel aan te leren met een cursus of training, maar ik denk niet dat bovenstaand veel gaat veranderen.
Ik heb geen wespentaille, ik heb een bijenrompje
Alle reacties Link kopieren Quote
Lastig, maar dit lijkt me iets waar alleen jij een antwoord op hebt. Heb je er behoefte aan, zie je het als een kans, om iets hogerop te gaan? Voor de een is dat een leuke uitdaging, voor de ander hoeft dat niet zo nodig.
Ik ben ook iemand met weinig ambitie, zit al jaren in dezelfde functie. Maar ik vind het leuk en dat vind ik het belangrijkste, dat ik met plezier naar mijn werk ga. Ik heb in de afgelopen jaren ook wel kansen gehad een andere functie, met iets beter salaris, aan te nemen, maar heb altijd nee gezegd. Omdat ik mijn huidige functie, waar ik het zo naar mijn zin heb, niet kwijt wil. Iets meer salaris vind ik dan niet belangrijk. De functie leek me gewoon minder leuk. En ik ben ook wel iemand die niet echt van verandering houdt. Dus laat mij maar lekker in mn huidige functie blijven.
De minieme taken die je omschrijft klinken meer als een MT assistant/PO.
Het aanspreken van mensen als ze te laat komen vind ik meer een taak voor afdelingsmanager.

Ik ben het eens met Lila-Linda.
Eerst een goede functieomschrijving, maar zoals ik het nu lees dekt de lading "Office Manager" de lading niet echt.
Alle reacties Link kopieren Quote
Ik zou de kans aannemen, maar ik ben dan ook een geboren leider.

Mensen aanspreken is heus zo lastig niet. Als er iemand te laat komt dan start je met: goedemorgen, was het druk op de weg? Als er een goede reden is voor het te laat komen hoor je dat heus wel. Is er geen goede reden, dan ga je na een paar keer eens samen aan de koffie. Verbetert het dan nog niet, dan geef je aan dat je dan helaas aantekeningen moet gaan maken. Let hierbij wel op: er zijn mensen die standaard te laat komen maar die vervolgens ook net zo standaard geen pauze nemen, niet roken, 's avonds ook te laat weggaan. Iedereen heeft zijn/haar eigen kwaliteiten en zolang ze hun werk goed doen en hun uren redelijk goed opvullen is er weinig reden tot mopperen.
Aansturen is eigenlijk niet meer (of minder) dan een beetje bijhouden wie waarmee bezig is en hoe lang.

Daarnaast vind ik het erg netjes van je baas dat hij jou vraagt. Jij mag straks iedereen wegwijs maken en inwerken. Persoonlijk zou ik het niet zo leuk vinden als ik een manager zou krijgen die zonder enige kennis van het bedrijf en de systemen door mij ingewerkt moet worden tegen een hoger salaris dan het mijne en dan ook nog eens mijn leidinggevende zou zijn. Maar goed, dat ben ik.

En ja, ik ben van schoonmaken naar klantenservice naar aftersales naar bedrijfsbureau gegaan. Ik houd er wel van om mijn hersens een beetje te laten kraken. Dus als jij die baan niet wilt, dan kom ik hem wel inpikken ;-D
De tand des tijds kan een antieke kast nou juist nét dat karakter geven. Zonde om over te schilderen. Avena.
Alle reacties Link kopieren Quote
Bij mij ging het om een andere functie, maar wel met leiding geven, aansturen, verantwoordelijkheden, etc. Vanaf de vraag van mijn manager ("wij zien jou dit doen", complimenten, meer loon, auto van de zaak), dacht ik al: "wil ik dit wel?"
Uiteindelijk gezwicht voor de complimenten, het gevoel dat je ambities zou moeten hebben, mooie voorwaarden etc. Want veel mensen willen dit, mooie kans en ik zou het vast leuk gaan vinden. Dacht ik.

Ik vond het niet leuk. Laat mij maar mijn eigen ding doen, niet bezighouden met hoe anderen hun werk doen, wel verantwoordelijkheid, maar niet over een afdeling. Ik werd er ongelukkig van en heb 2 jaar aangemodderd, tot ik besefte dat ik het gewoon echt niet leuk vond en daarom ook niet de juiste resultaten haalde. Gelukkig op tijd aan de bel getrokken, anders had ik me uiteindelijk in een burn out gewerkt.

Dus als je nu al denkt dat het niet bij je past, zou ik het zeker niet doen. Wat de rest van de wereld er ook van vindt.

Als je wel blij en enthousiast wordt van het idee, zorg dan voor alles goed op papier met goede afspraken. Ook of je terug kunt in je oude functie, mocht je dat willen (gelukkig kon ik dat wel en binnen een paar maanden was ik weer happy op mijn werk)
Inderdaad afwachten waar hij mee komt. Zit prima in de functie waar ik nu in zit. Als mijn werkgever nu met een concreet voorstel komt kan ik ook vanuit mijn positie beter onderhandelen.

Want ook iets, hij gaat wel zelf de functioneringsgesprekken doen en gaat alsnog over wie wel niet contractverlening krijgt.
Het klinkt dan gewoon niet logisch dat ik dan wel mensen moet gaan aanspreken op te laat komen etc.

Als ik nu in mijn huidige functie blijf zal ik ongetwijfeld voorkomen dat wanneer mijn werkgever er niet is ik een soort van laatste woord heb op de werkvloer. Moeten er knopen door gehaakt worden dan is dat aan mij.
Wat ik van tijd tot tijd echt niet erg vind, maar mensen aanspreken als ze te laat komen of hun werk niet goed dan vind ik toch een ander verhaal dan: Bestelling A heeft prioriteit..
Alle reacties Link kopieren Quote
Ceylon schreef:
18-10-2023 11:18
Ik zou de kans aannemen, maar ik ben dan ook een geboren leider.

Mensen aanspreken is heus zo lastig niet.

Dit kun je allemaal aanleren, maar word je (TO) er gelukkig van?
Als je geen geboren leider bent en niet blij wordt van de omschreven taken, kan het volgens een ander niet lastig zijn en kun je trucjes aanleren, maar waarom zou je dat willen als je iets anders wel leuk vindt?
Ceylon schreef:
18-10-2023 11:18
Ik zou de kans aannemen, maar ik ben dan ook een geboren leider.

Mensen aanspreken is heus zo lastig niet. Als er iemand te laat komt dan start je met: goedemorgen, was het druk op de weg? Als er een goede reden is voor het te laat komen hoor je dat heus wel. Is er geen goede reden, dan ga je na een paar keer eens samen aan de koffie. Verbetert het dan nog niet, dan geef je aan dat je dan helaas aantekeningen moet gaan maken. Let hierbij wel op: er zijn mensen die standaard te laat komen maar die vervolgens ook net zo standaard geen pauze nemen, niet roken, 's avonds ook te laat weggaan. Iedereen heeft zijn/haar eigen kwaliteiten en zolang ze hun werk goed doen en hun uren redelijk goed opvullen is er weinig reden tot mopperen.
Aansturen is eigenlijk niet meer (of minder) dan een beetje bijhouden wie waarmee bezig is en hoe lang.

Daarnaast vind ik het erg netjes van je baas dat hij jou vraagt. Jij mag straks iedereen wegwijs maken en inwerken. Persoonlijk zou ik het niet zo leuk vinden als ik een manager zou krijgen die zonder enige kennis van het bedrijf en de systemen door mij ingewerkt moet worden tegen een hoger salaris dan het mijne en dan ook nog eens mijn leidinggevende zou zijn. Maar goed, dat ben ik.

En ja, ik ben van schoonmaken naar klantenservice naar aftersales naar bedrijfsbureau gegaan. Ik houd er wel van om mijn hersens een beetje te laten kraken. Dus als jij die baan niet wilt, dan kom ik hem wel inpikken ;-D
Mocht het niets worden dan laat ik het je weten hahaha ;) :-D
Want zo te horen weet je hoe je met mensen/collega's moet omgaan.
Alle reacties Link kopieren Quote
Ik ben van mening dat een gemiddeld secretariaat zelfsturend kan en moet zijn. Iedereen moet een ander kunnen aanspreken op zaken. Iemand aanspreken op te laat komen vind ik thuishoren op een school, niet op een secretariaat.
Ik ben ook weleens gevraagd om hoofd secretariaat te worden, maar heb dat afgewezen om bovenstaande en omdat je een soort kop van jut wordt, van bovenaf en onderaf. Als daar nog iets fatsoenlijks tegenover staat zou je het nog kunnen overwegen, maar mij was het dat -en de werkrelatie met mijn naaste collega's- niet waard.
suikerspinx schreef:
18-10-2023 11:26


Want ook iets, hij gaat wel zelf de functioneringsgesprekken doen en gaat alsnog over wie wel niet contractverlening krijgt.
Het klinkt dan gewoon niet logisch dat ik dan wel mensen moet gaan aanspreken op te laat komen etc.

Deze snap ik even niet?

Wel of niet te laat komen is maar een heel klein ding van een groter functionerend iets.

Ik zou het gek vinden als de office manager functioneringsgesprekken zou gaan voeren en ook nog zou beslissen of iemand mag blijven of niet.

Zoals de naam al zegt: de officemanager is degene die het reilen en zeilen op kantoor managet, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden. De officemanager heeft dus een faciliterende functie, met secretariële, organiserende en soms leidinggevende taken.

Dit is over het algemeen standaard functieomschrijving van een office manager.
Alle reacties Link kopieren Quote
Nogevendit schreef:
18-10-2023 11:34
Ik ben van mening dat een gemiddeld secretariaat zelfsturend kan en moet zijn. Iedereen moet een ander kunnen aanspreken op zaken. Iemand aanspreken op te laat komen vind ik thuishoren op een school, niet op een secretariaat.
Ik ben ook weleens gevraagd om hoofd secretariaat te worden, maar heb dat afgewezen om bovenstaande en omdat je een soort kop van jut wordt, van bovenaf en onderaf. Als daar nog iets fatsoenlijks tegenover staat zou je het nog kunnen overwegen, maar mij was het dat -en de werkrelatie met mijn naaste collega's- niet waard.
Het is ook een beetje: wat houdt de functie in bij het bedrijf en wat wordt er van je verwacht. Ik heb het ook wel eens afgewezen. Ik werd gevraagd als 'senior'. Wat uiteraard een compliment was. Vervolgens bleken mijn nieuwe taken dan o.a. te bestaan uit inwerken, rooster aanpassen en... vervanging zoeken bij ziekte. En ik zat daar al een tijdje. De leidinggevenden werden bij bosjes overspannen, dus ik had wel enig idee wat er komen ging. Toen ook nog bleek dat er geen salarisverhoging tegenover stond heb ik vriendelijk bedankt.

Het inwerken van nieuwe collega's vind ik leuk, dat kwam toch al op mijn bordje terecht. Omdat ik dat ook zelf aantrok. Dat ben ik ook blijven doen. De rest hebben ze mogen houden.

Maar in het geval van TO en zoals zij het beschrijft zou ik het absoluut aangrijpen.
De tand des tijds kan een antieke kast nou juist nét dat karakter geven. Zonde om over te schilderen. Avena.
Het is vaak zo dat je om door te groeien leidinggevende taken moet gaan doen. En het is prima om te merken dat dat niet bij jou past/ jij daar niet blij van wordt en het dan dus niet te doen.
Alle reacties Link kopieren Quote
Felidaes schreef:
18-10-2023 11:39
Deze snap ik even niet?

Wel of niet te laat komen is maar een heel klein ding van een groter functionerend iets.

Ik zou het gek vinden als de office manager functioneringsgesprekken zou gaan voeren en ook nog zou beslissen of iemand mag blijven of niet.

Zoals de naam al zegt: de officemanager is degene die het reilen en zeilen op kantoor managet, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden. De officemanager heeft dus een faciliterende functie, met secretariële, organiserende en soms leidinggevende taken.

Dit is over het algemeen standaard functieomschrijving van een office manager.
Precies. Peuken rondom het pand opruimen, dat soort dingen moet je mensen op aanspreken.
Alle reacties Link kopieren Quote
What's in a name? En dan bedoel ik de functiebenaming. Ik heb net ook even gegoogeld op de omschrijving van een office-manager. Dan kom ik ook bovenstaande tegen.

Ik werk bij een groot internationaal bedrijf waar ook een office-manager is aangesteld. Zij geeft leiding van een 7-tal directiesecretaresses, coördineert de facilitaire zaken en doet nog tal van andere zaken.

Persoonlijk zou ik willen weten wat de functie precies inhoud en ook willen weten waarvoor je mandaat krijgt. Wat mag JIJ beslissen en wat beslist de directeur. Als alle uiteindelijke beslissingen altijd door de directeur genomen moeten worden of hij overruled jouw beslissing dan neemt jouw zeggenschap af. Dat moet je niet willen.

Functiebenaming is niet interessant, maar wel wat verwacht je en wat mag je?

Succes :)
Nogevendit schreef:
18-10-2023 11:34
Ik ben van mening dat een gemiddeld secretariaat zelfsturend kan en moet zijn. Iedereen moet een ander kunnen aanspreken op zaken. Iemand aanspreken op te laat komen vind ik thuishoren op een school, niet op een secretariaat.
Ik ben ook weleens gevraagd om hoofd secretariaat te worden, maar heb dat afgewezen om bovenstaande en omdat je een soort kop van jut wordt, van bovenaf en onderaf. Als daar nog iets fatsoenlijks tegenover staat zou je het nog kunnen overwegen, maar mij was het dat -en de werkrelatie met mijn naaste collega's- niet waard.
Dit verwoord dus mooi hoe ik er ook in sta het zou niet nodig moeten zijn om mensen aan te spreken op te laat komen. En inderdaad het gehele plaatje in functioneren telt zeker mee.
Bij ons is de Office manager echt niet verantwoordelijk voor het aanspreken van mensen op dingen. Dus het hangt echt af van de exacte inhoud van af. Ik zou dat we goed vooraf bespreken.
Ik zou het overigens wel een leuke kans vinden hoor.
Ik heb bij de functie van Office Manager een bepaald beeld, dat ook maar mijn beeld is. Wat nou echt het laatste is waar ik aan zou denken is "mensen aanspreken als ze te laat komen", dat is voor jou kennelijk nogal een heikel punt. Dus de eerste vraag lijkt mij helder te krijgen wat de functie inhoudt. Dat is al gezegd, dus ik voeg daar niets aan toe.

Wat ik wel daarna zou willen toevoegen: vraag je eerst af of je het leuk zou vindenals je er even van uit gaat dat je het kan.. Dus niet starten met "ik kan dat toch niet", maar met "ik zou dat wel willen (kunnen) of niet". En dan je realiseren dat je ergens niet al volmaakt in hoeft te zijn om er aan te beginnen.

Ik lees op dit forum regelmatig twee dingen: "ik heb allemaal mannelijke collega's waarvan ik echt niet begrijp hoe die zo ongeschikt kunnen zijn en toch op die plek zitten" en "ik kan mijn functie niet aan (als vrouw)". Allemaal erg generaliserend zou mijn suggestie zijn om jezelf niet onnodig naar beneden te praten. Als een functie je op zichzelf leuk lijkt, gewoon doen, en je leert het onderweg wel. Lijkt het je echt niks, dan ook niet doen en je daar niet druk om maken.
Alle reacties Link kopieren Quote
Felidaes schreef:
18-10-2023 12:03
Ik zou het overigens wel een leuke kans vinden hoor.
Welk(e) voordeel(len) zou jij hieruit halen dan?
Nogevendit schreef:
18-10-2023 12:08
Welk(e) voordeel(len) zou jij hieruit halen dan?
Groei, skills uitbreiden, andere (persoonlijke) doelen opstellen, cv (kunnen) updaten.....

Dit is allemaal voor mij persoonlijk interessant.

Ik heb SPH gestudeerd, maar ik wilde op kantoor werken toen ik kinderen kreeg.
Moest onderaan beginnen: data entry - kantoor medewerker - office manager - HR manager
Maar als TO lekker op haar plek zit, haar werk leuk vind en nu niet wil veranderen in functie dan snap ik dat ook gewoon.

Maar als ze twijfelt, dan is een goede, duidelijke functieomschrijving nummer 1 om te kunnen beslissen.

Gebruikersavatar
Anonymous
Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn

Terug naar boven