Werk & Studie
alle pijlers
Tips om effectiever te werken/timemanagement
zondag 4 mei 2014 om 20:33
Hoi,
Ik ben sinds 3 weken gestart met een nieuwe baan en merk dat ik op een aantal punten moeite heb om mijn werk effectief in te delen, zodat ik zo productief mogelijk ben. Misschien zijn er hier mensen met nuttige tips?
Even kort: ik werk in een hectische omgeving, waarin ik voortdurend gebeld en gemaild wordt, waar ik ook op redelijke korte termijn moet reageren. Ik zit in een procesfunctie, ik moet zorgen dat een aantal processen in de organisatie goed lopen en tegelijkertijd ben ik adviseur van een van de hogere bazen in de organisatie. Naast de korte/snelle klusjes heb ik ook een aantal grotere klussen, maar ik merk dat ik er onvoldoende toe kom om daar goed aan te werken. Deels komt dat omdat ik vaak onderbroken wordt, deels omdat ik in de resterende tijd tussen de snelheid van het dagelijkse werk, niets uit mijn handen krijg mbt de grotere klussen. Zo zit ik nu ook weer een verslag van een belangrijke vergadering uit te werken in mijn vrije tijd, omdat er vrijdag vanaf een uur of 3 niets uit mijn handen kwam.
Dat laatste heb ik dus vaker. Wel tijd maar niet de concentratie om iets aan een klus te doen, waardoor ik in mijn vrije tijd weer zit te werken.
Op internet kom ik wel wat tips tegen om efficienter te helpen, maar daar heb ik niet altijd wat aan. Tips als: check maar twee keer per dag je mail, werken niet gelet op de aard van mijn werk, waar goede bereikbaarheid en snel kunnen reageren onderdeel van zijn (en ook leuk zijn! Het onverwachte, niet weten hoe de dag gaat lopen, afwisseling etc). To do lijsten maken doe ik al, dus dat is het probleem niet.
Hebben jullie nog tips op mijn werktijd efficienter in te delen en beter gebruik te maken van de beschikbare tijd?
Ik ben sinds 3 weken gestart met een nieuwe baan en merk dat ik op een aantal punten moeite heb om mijn werk effectief in te delen, zodat ik zo productief mogelijk ben. Misschien zijn er hier mensen met nuttige tips?
Even kort: ik werk in een hectische omgeving, waarin ik voortdurend gebeld en gemaild wordt, waar ik ook op redelijke korte termijn moet reageren. Ik zit in een procesfunctie, ik moet zorgen dat een aantal processen in de organisatie goed lopen en tegelijkertijd ben ik adviseur van een van de hogere bazen in de organisatie. Naast de korte/snelle klusjes heb ik ook een aantal grotere klussen, maar ik merk dat ik er onvoldoende toe kom om daar goed aan te werken. Deels komt dat omdat ik vaak onderbroken wordt, deels omdat ik in de resterende tijd tussen de snelheid van het dagelijkse werk, niets uit mijn handen krijg mbt de grotere klussen. Zo zit ik nu ook weer een verslag van een belangrijke vergadering uit te werken in mijn vrije tijd, omdat er vrijdag vanaf een uur of 3 niets uit mijn handen kwam.
Dat laatste heb ik dus vaker. Wel tijd maar niet de concentratie om iets aan een klus te doen, waardoor ik in mijn vrije tijd weer zit te werken.
Op internet kom ik wel wat tips tegen om efficienter te helpen, maar daar heb ik niet altijd wat aan. Tips als: check maar twee keer per dag je mail, werken niet gelet op de aard van mijn werk, waar goede bereikbaarheid en snel kunnen reageren onderdeel van zijn (en ook leuk zijn! Het onverwachte, niet weten hoe de dag gaat lopen, afwisseling etc). To do lijsten maken doe ik al, dus dat is het probleem niet.
Hebben jullie nog tips op mijn werktijd efficienter in te delen en beter gebruik te maken van de beschikbare tijd?
zondag 4 mei 2014 om 20:39
Ik heb blok uren.
Twee dagen in de week heb ik 2,5 uur standaard geblokt voor taken waarbij ik niet steeds gestoord kan worden.
Ik heb ze op tijden gepland dat het relatief wat rustiger is. En ik hou me daar heel strak aan, schakel mijn mobiel uit, bureau telefoon door, en blok dit vast in mijn agenda als niet overplanbare tijd. Het heeft wel even geduurd voordat iedereen er echt rekening mee hield, maar nu gaat het goed.
Twee dagen in de week heb ik 2,5 uur standaard geblokt voor taken waarbij ik niet steeds gestoord kan worden.
Ik heb ze op tijden gepland dat het relatief wat rustiger is. En ik hou me daar heel strak aan, schakel mijn mobiel uit, bureau telefoon door, en blok dit vast in mijn agenda als niet overplanbare tijd. Het heeft wel even geduurd voordat iedereen er echt rekening mee hield, maar nu gaat het goed.
Vroeger toen de zee nog schoon was en seks vies....
zondag 4 mei 2014 om 20:40
Klinkt misschien raar, maar neem op tijd pauze of een break en doe dan even iets heel anders. Even resetten. Zodat je je daarna weer goed kunt concentreren.
Plan je dagen realistisch in, inclusief pauze en uitloop.
Maak een to do lijstje met dingen die je binnen een dagdeel af kunt hebben en vink de to do's af.
Plan je dagen realistisch in, inclusief pauze en uitloop.
Maak een to do lijstje met dingen die je binnen een dagdeel af kunt hebben en vink de to do's af.
zondag 4 mei 2014 om 20:45
Oh en vrijdag na drieën is voor veel mensen niet hun beste tijd.
Mijn blok uren zijn in de ochtend, en ik zorg dat ik weet met welke taak ik begin en wat mijn eerst actie is. Dan kom ik persoonlijk het snelst over uitstel of rommel gedrag heen.
Al is rommelen soms ook heel goed hoor.
Mijn blok uren zijn in de ochtend, en ik zorg dat ik weet met welke taak ik begin en wat mijn eerst actie is. Dan kom ik persoonlijk het snelst over uitstel of rommel gedrag heen.
Al is rommelen soms ook heel goed hoor.
Vroeger toen de zee nog schoon was en seks vies....
zondag 4 mei 2014 om 20:51
Dank voor jullie reacties! Punt is dat echt blokuren instellen in mijn functie dus niet echt mogelijk is. Ik moet bereikbaar zijn. Een uurtje oid afwezig zijn kan wel (ik zit ook wel eens in overleg), maar ik kan niet een hele ochtend of middag blokkeren. En het punt is dat ALS ik eenmaal een paar uur geen afspraken heb, ik soms nog steeds niets groots uit mijn handen krijg. Wel kleine klusjes (mailtje sturen, wat dingen uitzetten, etc) maar grote klussen kan ik me moeilijk toe zetten. Mailmanagement is dan volgens mij niet het enige probleem.
zondag 4 mei 2014 om 21:54
zondag 4 mei 2014 om 22:49
Ik herken het wel, dat je onder druk goed werkt en zodra even geen druk weinig motivatie heb. 1 boek heeft mij heel erg geholpen, nl time management volgens stephen r covey. Het neigt naar zweverigheid (doen wat je gelukkig maakt) en ik persoonlijk vind t soms beetje vaag vertaald (termen zoals paradigma) maar heeft me wel goed geholpen. Hoewel, t gaat er vooral om dat je stress / druk voor moet zijn en dat is misschien lastig bij jouw werk. Maar heeft mij verbazingwekkend goed geholpen.
zondag 4 mei 2014 om 23:42
Naast tijd blokken in je openbare agenda kun je ook een 'schaduwagenda' instellen in outlook (nieuwe agenda maken) die je zichtbaar maakt naast de openbare. Je deelt in die andere je tijd in obv de klussen die je moet doen. In het begin is het ws even zoeken hoeveel tijd een klus kost maar na een tijdje lukt dat steeds beter. Vergeet niet om hierin ook tijd voor mails en geplande afspraken te zetten zodat je de resterende tijd voor de taken kunt gebruiken. Als een taak (of deel ervan) is voltooid kun je het tijdsblok een (ander) kleurtje geven.
Ik heb een vergelijkbare baan gehad en bovenstaande methode werkte voor mij heel goed en gaf me een gevoel van overzicht.
Ik heb een vergelijkbare baan gehad en bovenstaande methode werkte voor mij heel goed en gaf me een gevoel van overzicht.
Clap your hands everybody, and everybody clap your hands.
maandag 5 mei 2014 om 07:17
Zet je to-do-lijstje in een tabel en verdeel de acties in: urgent en belangrijk, urgent maar niet belangrijk, belangrijk maar niet urgent, niet urgent en niet belangrijk. Dat geeft een handvat mbt wat je meteen moet doen en wat even kan wachten. Dit kun je ook in je mail doen, door alle inkomende mail in deze vier actiefolders te zetten.
maandag 5 mei 2014 om 12:36
Ik herken je probleem en ik ben teruggegaan naar de ouderwetse agenda. Ik heb een Moleskine op A5 formaat met op de linkerpagina de vijf werkdagen en rechts een blad voor notities. Op het rechterblad noteer ik de grote klussen die moeten gebeuren en links verdeel ik het over de dagen met voldoende ruimte voor alles wat tussendoor komt en afspraken etc etc.. Aan het eind van elke dag kijk ik wat gehaald is waar ik de planning voor de volgende dagen moet aanpassen. Is een klusje van nog geen twee minuten per dag maar helpt mij de grote projecten niet uit het oog te verliezen.
fear is temporary, regret is forever
maandag 5 mei 2014 om 12:37
Thanks voor alle tips! Zitten een aantal bruikbare dingen bij. Ik laat me gewoon ook snel afleiden. Heb je eindelijk alle spullen voor die ene Grote Klus voorhanden, dan lijken andere dingen toch opeens urgenter. En dat zijn ze dan niet echt, maar ik vind het gewoon sowieso moeilijk me aan grote klussen te zetten. Opdelen in kleinere taken is dan inderdaad ook wel een goede.
Ik hou me aanbevolen voor andere goede tips of boeken die kunnen helpen.
Ik hou me aanbevolen voor andere goede tips of boeken die kunnen helpen.
zondag 11 mei 2014 om 21:44
Grote klussen zijn mijn "kikker". (Slik die kikker van Brian Tracy).
Ik moet ze onderverdelen in kleinere subtaken anders begin ik er niet eens aan.
Wat mij helpt is om de lastigste/grootste klus 's ochtends vroeg als eerste te doen voordat ik ergens anders aan begin.
Schaduw-agenda bijhouden in outlook lijkt me ook erg handig, die ga ik zeker uitproberen.
Ik moet ze onderverdelen in kleinere subtaken anders begin ik er niet eens aan.
Wat mij helpt is om de lastigste/grootste klus 's ochtends vroeg als eerste te doen voordat ik ergens anders aan begin.
Schaduw-agenda bijhouden in outlook lijkt me ook erg handig, die ga ik zeker uitproberen.
zondag 11 mei 2014 om 21:47
quote:markvd schreef op 05 mei 2014 @ 12:15:
Ik leef volgens de 10-minutenregel: Je mag nooit meer dan 10 minuten verliezen met drinken halen/toilet gaan enzovoort... Als je er eenmaal begint op te letten, gaat het vanzelf!
Wat een rare regel.
Als ik 2 uur intensief achter mijn beeldscherm iets uit heb zitten werken heb ik juist die 10 minuten even nodig om mijn hoofd weer even helder te krijgen
Mijn hoofd krijg ik helder door even een kop thee te drinken, even een babbeltje te maken met een collega, en zelfs soms even door buiten een sigaretje te roken
Maar ik ben ervan overtuigd dat dit niets afdoet aan mijn productiviteit
Ik leef volgens de 10-minutenregel: Je mag nooit meer dan 10 minuten verliezen met drinken halen/toilet gaan enzovoort... Als je er eenmaal begint op te letten, gaat het vanzelf!
Wat een rare regel.
Als ik 2 uur intensief achter mijn beeldscherm iets uit heb zitten werken heb ik juist die 10 minuten even nodig om mijn hoofd weer even helder te krijgen
Mijn hoofd krijg ik helder door even een kop thee te drinken, even een babbeltje te maken met een collega, en zelfs soms even door buiten een sigaretje te roken
Maar ik ben ervan overtuigd dat dit niets afdoet aan mijn productiviteit
Luister nou maar gewoon naar wat ik zeg!