Werk & Studie
alle pijlers
Vraag aan secretaresse
donderdag 23 april 2009 om 16:57
Hoi,
sinds kort heb ik een nieuwe baan waarbij ik ook afspraken moet plannen voor mijn baas met voornamelijk externe mensen. Nu ben ik aan het bekijken wat het handigste is; eerst opties wanneer mijn baas kan doormailen aan secretaresses van de andere partijen of vragen aan secretaresses wanneer zij kunnen en dan kijken of mijn baas kan.
Optie twee voelt servicegerichter jegens andere partij. Hoe doen jullie dat?
sinds kort heb ik een nieuwe baan waarbij ik ook afspraken moet plannen voor mijn baas met voornamelijk externe mensen. Nu ben ik aan het bekijken wat het handigste is; eerst opties wanneer mijn baas kan doormailen aan secretaresses van de andere partijen of vragen aan secretaresses wanneer zij kunnen en dan kijken of mijn baas kan.
Optie twee voelt servicegerichter jegens andere partij. Hoe doen jullie dat?
Poep, wie heeft jou gescheten?
donderdag 23 april 2009 om 17:03
donderdag 23 april 2009 om 17:09
Hoi Louise!
Ik maak altijd een soort schema voor mezelf. Daarin zet ik de tijden/data dat mijn manager kan als eerste en kan ik zo aanvinken wie ook kan op die datum. Op die manier zie je in één oogopslag welke datum het meest geschikt is.
Ik vind het altijd wel leuk dit soort afspraken te plannen, een heerlijk gevoel als het lukt! Alleen zul je dan altijd zien dat één dag van tevoren iemand afbelt en daardoor de hele afspraak niet door kan gaan...
Ik maak altijd een soort schema voor mezelf. Daarin zet ik de tijden/data dat mijn manager kan als eerste en kan ik zo aanvinken wie ook kan op die datum. Op die manier zie je in één oogopslag welke datum het meest geschikt is.
Ik vind het altijd wel leuk dit soort afspraken te plannen, een heerlijk gevoel als het lukt! Alleen zul je dan altijd zien dat één dag van tevoren iemand afbelt en daardoor de hele afspraak niet door kan gaan...
donderdag 23 april 2009 om 17:11
Beste....
Hieronder vermeld ik je 3 mogelijkheden voor de afspraak tussen de heer .... en de heer ....
Indien niet één van deze mogelijkheden schikt in de agenda van de heer.... wil ik je vragen een aantal data door te mailen wanneer de heer ... wel beschikbaar is, zodat de afspraak gemaakt kan worden.
Groetjes Louise
Als je meerdere partijen hebt die aanwezig moeten zijn stem dan eerst af met je baas welke mensen echt aanwezig moeten zijn. Je hebt altijd mensen die er bij moeten zijn en mensen die ook gemist kunnen worden. Dit ligt niet aan de mensen maar b.v. aan het onderwerp wat besproken gaat worden.
Als je b.v. een vergadering hebt met 6 personen waarvan het van 3 echt noodzakelijk is dat zij erbij zijn, bel dan even naar de secretaresses en neem een aantal data door. Zorg dat je dagen pakt die zij echt kunnen. Daarna ook aan de andere mensen mailen. Zo stoot je niemand voor het hoofd door te zeggen 'oh u kunt niet, dan maar zonder u' nu weet je dat je dat risico niet loopt door vooraf eerst te checken met de mensen die er echt moeten zijn.
Hieronder vermeld ik je 3 mogelijkheden voor de afspraak tussen de heer .... en de heer ....
Indien niet één van deze mogelijkheden schikt in de agenda van de heer.... wil ik je vragen een aantal data door te mailen wanneer de heer ... wel beschikbaar is, zodat de afspraak gemaakt kan worden.
Groetjes Louise
Als je meerdere partijen hebt die aanwezig moeten zijn stem dan eerst af met je baas welke mensen echt aanwezig moeten zijn. Je hebt altijd mensen die er bij moeten zijn en mensen die ook gemist kunnen worden. Dit ligt niet aan de mensen maar b.v. aan het onderwerp wat besproken gaat worden.
Als je b.v. een vergadering hebt met 6 personen waarvan het van 3 echt noodzakelijk is dat zij erbij zijn, bel dan even naar de secretaresses en neem een aantal data door. Zorg dat je dagen pakt die zij echt kunnen. Daarna ook aan de andere mensen mailen. Zo stoot je niemand voor het hoofd door te zeggen 'oh u kunt niet, dan maar zonder u' nu weet je dat je dat risico niet loopt door vooraf eerst te checken met de mensen die er echt moeten zijn.
DTEEZ!
donderdag 23 april 2009 om 20:49
tip 1: www.datumplanner.nl
tip 2: eerst data in baas agenda, dan vragen welke mensen er absoluut bij MOETEN zijn. dan met hun secretaresses bellen. en ook durven zeggen: het moet echt één van die data zijn, hoge prio, moet erbij zijn, kan er wellicht wat verschoven worden bij de ander.
tip 2: eerst data in baas agenda, dan vragen welke mensen er absoluut bij MOETEN zijn. dan met hun secretaresses bellen. en ook durven zeggen: het moet echt één van die data zijn, hoge prio, moet erbij zijn, kan er wellicht wat verschoven worden bij de ander.
vrijdag 24 april 2009 om 09:36
zaterdag 25 april 2009 om 00:42
Nog een paar sites waar je misschien wat aan hebt:
http://www.brievenwinkel.nl/
http://www.webbep.nl/Werkzaken/index.asp
http://secretaresse.tuxx.nl/
http://www.brievenwinkel.nl/
http://www.webbep.nl/Werkzaken/index.asp
http://secretaresse.tuxx.nl/
You only live once, but if you do it right, once is enough.
zondag 26 april 2009 om 14:13
Hoi!
Beetje mosterd misschien, maar www.datumprikker.nl is ook een hele handige (althans, op mijn werk gebruiken we hem vaak).
Groetjes, Ayla520
Beetje mosterd misschien, maar www.datumprikker.nl is ook een hele handige (althans, op mijn werk gebruiken we hem vaak).
Groetjes, Ayla520
Een mening is als een erectie. Je hebt er zo een, maar dan moet je hem nog staande zien te houden. Anders wordt het al snel slap gelul...
maandag 27 april 2009 om 08:41
Louise, het ligt een beetje aan wie er betaalt. Als jullie de opdrachtgever zijn, moeten de andere partijen zich 'schikken' naar jullie agenda. Ben je opdrachtnemer, dan is het best usance om wat servicegerichter te zijn naar de opdrachtgevende partij.
Wat kan helpen bij dit soort lastige afspraakplanning, is een eventueel andere locatie te zoeken, centraler gelegen. Alhoewel het ook wel weer gebruikelijk is dat de opdrachtnemer naar het kantoor van de opdrachtgever komt...
Wat kan helpen bij dit soort lastige afspraakplanning, is een eventueel andere locatie te zoeken, centraler gelegen. Alhoewel het ook wel weer gebruikelijk is dat de opdrachtnemer naar het kantoor van de opdrachtgever komt...
maandag 27 april 2009 om 08:49
quote:Brown_Eyes schreef op 26 april 2009 @ 21:10:
Ik vraag me af of de baan wel bij je past...Want? Moet je altijd alle aspecten van een baan leuk vinden? Toen ik secretaresse was had ik een tyfhekel aan notuleren (nog steeds, trouwens ) en ik was heel blij dat ik die taak kon afschuiven. Ik was desalniettemin een goeie secretaresse.
Ik vraag me af of de baan wel bij je past...Want? Moet je altijd alle aspecten van een baan leuk vinden? Toen ik secretaresse was had ik een tyfhekel aan notuleren (nog steeds, trouwens ) en ik was heel blij dat ik die taak kon afschuiven. Ik was desalniettemin een goeie secretaresse.
maandag 27 april 2009 om 12:05
Hoezo Brown Eyes?
Ik ben sinds een maand of 9 ook secretaresse, nooit een opleiding gehad in die richting. Mijn inwerkperiode was letterlijk: hier is je kantoor, veel plezier ermee.
En daarna moest ik het zelf uitzoeken. En dan weet je gewoon van heel veel dingen niet wat gebruikelijk is en dan zit je inderdaad ook met dit soort vragen. Kan heel goed, is niets mis mee.
Ik ben sinds een maand of 9 ook secretaresse, nooit een opleiding gehad in die richting. Mijn inwerkperiode was letterlijk: hier is je kantoor, veel plezier ermee.
En daarna moest ik het zelf uitzoeken. En dan weet je gewoon van heel veel dingen niet wat gebruikelijk is en dan zit je inderdaad ook met dit soort vragen. Kan heel goed, is niets mis mee.
maandag 27 april 2009 om 13:17
Notuleren op laptop, hoef je nooit meer uit te werken. Dan doe je dat tijdens het overleg! Achteraf keertje nalezen en laatste dingen aanpassen/wijzigen en hupsakee!
En geen ellenlange notulen 'die zei dat en toen zei die dat gaan we echt niet doen en toen zei zij echt wel, gaan we echt wel doen dus toen was conclusie 1 dit en conclusie 2 dat en uiteindelijk werd het conclusie 1 en niet 2 en was iedereen tevreden behalve die en die want die was voor conclusie 2 in eerste instantie.... '
Dat leest toch geen hond...
En geen ellenlange notulen 'die zei dat en toen zei die dat gaan we echt niet doen en toen zei zij echt wel, gaan we echt wel doen dus toen was conclusie 1 dit en conclusie 2 dat en uiteindelijk werd het conclusie 1 en niet 2 en was iedereen tevreden behalve die en die want die was voor conclusie 2 in eerste instantie.... '
Dat leest toch geen hond...
DTEEZ!
maandag 27 april 2009 om 14:46
Ik heb Louise trouwens niet zien zeggen dat ze het niet leuk vind om afspraken te plannen, maar misschien kan ik niet LE-ZEN hoor.
Shit, ik moet morgen notuleren bij een vergadering met de directie en de OR en daar gaat het over 1001 dingen waarvan ik wel de klok heb horen luiden maar de klepel...etc. Vanwege dat ik nieuw ben in de orga.
Zit me nu in te lezen, maar het is nogal uitgebreid en jargonnerig allemaal. Pfoehhh.
Shit, ik moet morgen notuleren bij een vergadering met de directie en de OR en daar gaat het over 1001 dingen waarvan ik wel de klok heb horen luiden maar de klepel...etc. Vanwege dat ik nieuw ben in de orga.
Zit me nu in te lezen, maar het is nogal uitgebreid en jargonnerig allemaal. Pfoehhh.
maandag 27 april 2009 om 17:55
Nijn in het begin gewoon zoveel mogelijk opschrijven.
Als je een goede klikt hebt met je baas of de voorzitter van de vergadering kan je ook vragen of hij/zij je helpt. Als er dan dingen worden gezegd die echt heel belangrijk zijn dat ze het dan even herhalen b.v. zodat je dat punt zeker niet mist. Dat is helemaal niet klungelig en geeft gewoon aan dat je het goed wilt doen, omdat je nieuw bent.
Spannend!! OR vergaderingen ... pfff word al moe als ik er aan denk.
Als je een goede klikt hebt met je baas of de voorzitter van de vergadering kan je ook vragen of hij/zij je helpt. Als er dan dingen worden gezegd die echt heel belangrijk zijn dat ze het dan even herhalen b.v. zodat je dat punt zeker niet mist. Dat is helemaal niet klungelig en geeft gewoon aan dat je het goed wilt doen, omdat je nieuw bent.
Spannend!! OR vergaderingen ... pfff word al moe als ik er aan denk.
DTEEZ!
