Als collega's deadlines niet halen...

Ik herken het volledig. Ook de aard van de deadlines. Voor mijn collega's behoort het niet tot hun kerntaak, dus er is altijd wel wat belangrijker dan dat. En ik snap dat wel, want ik heb dat zelf al, maar dan heb ik alleen mezelf ermee. En uiteindelijk red ik het altijd wel, maar de manier waarop is niet altijd goed. We zoeken graag de grens op.

vogelkip schreef: ↑

09-11-2022 18:33

Haha, dat klinkt goed. Ik ben ook standvastig en kan prima een weerwoord geven. Alleen die deadline is gewoon keihard, die kan niet verschoven worden. En dan?

Moeilijk doen. Dat is de kern. Het is niet jouw probleem maar het probleem van de projectleider. Laat hem of haar dat voelen.

En omdat je natuurlijk niet die vervelende dwarsliggende collega wil zijn, raad ik aan om helpend moeilijk te doen. Dus bijvoorbeeld 3 dagen vóór de deadline van je collega’s gaan informeren bij je projectleider of ze het gaan halen. Niet bij je collega’s maar bij de projectleider. Daar de druk opvoeren, vragen wat hij/zij er aan gaat doen als er uitloop dreigt want jij hebt je tijd echt nodig. Kortom, proactief opkomen voor je eigen rol en positie in het geheel.

Dit is helemaal mijn baan! Ik werk in wisselende teams met harde deadlines, en hoewel ik de projecten leid, zijn er toch anderen die in de hiërarchie boven mij staan. Als die er niet de tijd vrij voor maken om te leveren, dan komen we in de knel, terwijl wat ik doe uiteindelijk voor hen is. Ik doe ook aanbestedingen en RFP-trajecten waarbij later indienen gewoon geen optie is.

Ik zie het als part of the deal, en doe er aan wat binnen mijn kunnen ligt. Valt het eindresultaat uiteindelijk minder uit dan gewenst, dan is dat maar zo. Op naar het volgende. Ik heb inmiddels ook genoeg ervaring om te weten dat 70% score vaak ook volstaat. Natuurlijk zorg ik wel dat wat ik vraag van anderen zoveel mogelijk voorgekauwd is, zodat het echt zo min mogelijk moeite vergt van de betrokkenen.

Maar ja, bij iedereen die niet rechtstreeks belang heeft bij het project, zal het hart er altijd minder in zitten. Net zoals ik weer niet de snelste ben om te reageren op dingen die buiten mijn blikveld liggen. Ik kreeg van de week ook weer een reminder om de acknowledgements voor de firm compliance in te vullen. Ow, ja…

Ik kan er niet mee zitten, maar ik ben dan ook eerder pragmatisch dan perfectionistisch.

Edit: wat je ook niet moet vergeten is dat die mensen natuurlijk niet uit hun neus zitten te vreten (over het algemeen). Zij hebben weer andere dingen en worden op andere zaken beoordeeld en rapporteren aan anderen. Dus dan heb je soms nou eenmaal niet dezelfde belangen. En in mijn baan is het ook gewoon echt zo dat die mensen veel uren maken en ook te maken hebben met veel onverwachte wendingen en veeleisende klanten die ook dingen nodig hebben. Zo gaat het nou eenmaal.

Zanahoria schreef: ↑

09-11-2022 18:12

Ik zou "klikken".
Iedere keer dat het gebeurt bij je baas (of klant, of wie dan ook maar op het resultaat zit te wachten) aankloppen en zeggen dat je niet verder kunt want Pietje heeft zijn werk niet gedaan.
Misschien kinderachtig, maar dan wordt jij er niet op aangekeken en wel degene die daadwerkelijk ervoor verantwoordelijk is.

Dat zou bij mij al niet kunnen. Het zijn juist vaak de mensen hoger in de boom die te laat aanleveren.

vogelkip schreef: ↑

09-11-2022 18:15

Graag niet quoten, want dan kan ik dit later nog verwijderen. (…)

Oh, dit had ik nog niet gezien. We hebben min of meer dezelfde baan! Ja joh, dat is gewoon het leven van een [onze functie]. Echt, ik doe dit al heel lang. Daar maak ik me echt niet druk om. Ik doe wat ik kan.

Ik doe er ook nog wat anders naast, dat juist nauwelijks deadlines heeft. Dat is helemaal trekken en duwen om input te krijgen.

Liv8 schreef: ↑

09-11-2022 20:32

Ik herken het volledig. Ook de aard van de deadlines. Voor mijn collega's behoort het niet tot hun kerntaak, dus er is altijd wel wat belangrijker dan dat. En ik snap dat wel, want ik heb dat zelf al, maar dan heb ik alleen mezelf ermee. En uiteindelijk red ik het altijd wel, maar de manier waarop is niet altijd goed. We zoeken graag de grens op.

Precies, uiteindelijk red je het toch altijd weer. Als het niet kan, dan kan het toch, en anders met purschuim, roepen we hier altijd.

Ehmm, je hebt een project manager. Letterlijk iemand die verantwoordelijk is voor het project. Leg het bij diegene neer. Nu ben jij het probleem van de project manager aan het oplossen.

Dus: hartstikke fijne pietje/marietje dat ik stukken niet tijdig krijg, dat betekent dat ik maar een deel kan afronden. Ik kan deel X of Y doen, kun je aangeven welke van de 2?

En je kan eventueel wel overleggen met de projectmanager of er voor andere collega's intern vroegere deadlines opgenomen kunnen worden (zonder dat zij de werkelijke deadline hebben), zodat er eventueel nog wat ruimte voor uitloop is.

Met bepaalde klanten ook met strakke deadlines te maken, maar als klant zich toch bedenkt iets op een hele andere manier te willen, ga ik toch echt vertellen dat de originele deadline niet haalbaar is.

vogelkip schreef: ↑

09-11-2022 18:31

Dankjewel voor het meedenken! Wij werken ook met een backward planning. Nota bene opgesteld door de projectmanager zelf met input van mijn kant. Ieder teamlid krijgt de planning vooraf te zien en kan feedback en input geven.

Maar als puntje bij paaltje komt, komt niemand gewoon over de brug. De projectmanager doet er zelf ook vrolijk aan mee, die loopt al weken achter. Waardoor ik straks in een paar dagen tijd mijn deel moet afronden. Ik kaart het voortdurend aan en wijs ze op de deadlines die eraan komen, maar ze hebben er gewoon schijt aan.

Ik heb dit echt nog nooit meegemaakt. Niet in deze mate. Ik werk bijna altijd in verschillende team-samenstellingen en iedere keer loopt het weer zo.

De eerstvolgende keer dat de deadline niet gevolgd wordt, zeg je dus dat je als gevolg daarvan niet op tijd kunt aanleveren. Punt.
Je gaat je niet over de kop werken omdat zij dat nalaten. Punt
Laat je niet gek maken, ben duidelijk over de tijd die je minimaal nodig hebt (en calculeer daar ook wat speling in voor ingewikkelde situaties) en geef aan dat je het anders niet op tijd aanlevert en terugverwijst naar de persoon waardoor je het niet op tijd kon aanleveren en dat die persoon het vanaf dat moment mag gaan rechtbreien.

vogelkip schreef: ↑

09-11-2022 18:46

Oh wauw! Dat vind ik best dapper, want dat heeft nogal consequenties. Hoe werd daar op gereageerd vanuit je team? En je manager?

Ik denk dat ik het dit keer ook laat klappen, ik heb echt zó geen zin om mezelf nog langer over de kop te werken.

Doen!
Ik heb dit ook zo gedaan en de consequenties vielen 100% mee omdat ik kon aantonen dat ik x-aantal uur nodig had na ontvangst van alle stukken voor het juist en tijdig aanleveren. Hiermee kon ik aantonen dat als ik de stukken pas ontving nadat 50% van mijn aantal uren al verstreken was het dus gewoon niet gaat lukken.

Ik moet hierbij wel zeggen dat ik me eerst 3 keer over de kop werkte en toen werk van 4 man in mijn eentje moest doen omdat iedereen met vakantie ging ook al werd er aangegeven dat het niet haalbaar zou zijn. Ik heb het dus na aangeven dat ik het zou laten klappen echt laten klappen. Er zijn collega's van zusterbedrijven ingesprongen om het haalbaar te maken, maar dat was het uiteindelijk niet. Dus hebben we gezamelijk de keuze gemaakt om een signaal af te geven naar het management. Ik kreeg de complimenten over wat me wel gelukt was. En het bedrijf bestaat nog steeds.

Ik zou het zelf niet snel laten klappen, maar ik ben deep down eigenlijk ook iemand die het meeste energie krijgt van de sprint die je vlak voor een deadline moet trekken. Ik was vroeger op school ook al iemand die alles tot het laatste moment liet liggen en dan de hele nacht door ging. Dus wat dat betreft ben ik gemaakt voor dit type werk. Ik vind het ook fijn dat er aan het eind dan ook geen ruimte meer is voor discussie, ja dit en dat zou fijn zijn, naar die tijd is er niet meer. We doen het zo. Punt.

Ik ben ook nauwelijks vooruit te branden bij dingen zonder deadline, of bij dingen die in de verre, verre toekomst liggen.

Procesverbetering kan helpen, maar ik heb al veel organisaties gezien op dit vlak. Het is overal dezelfde shit, dus daar geloof ik niet meer zo in.

Ik heb ook zulk soort situaties meegemaakt, ook met keiharde deadlines alleen dan andere branche. Na elke keer zeuren en op laatst ook opeens keihard moeten werken heb ik het gewoon laten klappen en de keren daarop ook. Toen pas werd iedereen wakker geschud.
Ik denk dat de rest van team niet goed doorheeft hoeveel werk jij nog hebt nadat zij de stukken hebben aangeleverd.
Ik neem aan dat de deadlines op papier staan,week van te voren bijv zou ik een herinneringsmail sturen. Als je dan stukken eindelijk ontvangt zou ik maar een deel inleveren. Daarna een mail weer sturen van: helaas heb ik niet tijdig alle stukken ontvangen en heb ik enkel deel X in kunnen leveren. Graag volgende keer de deadlines hiervoor respecteren. Gaat het weer fout dan weer deels inleveren. Na een paar keer komt management wel bij je aankloppen maar kun je wel aantonen dat jij alles hebt gedaan.

Punt is vaak dat de mensen die stukken moeten aanleveren verder helemaal geen onderdeel van het team zijn. Het zijn gewoon mensen die soms op een bepaald specifiek gebied input moeten leveren, maar verder hebben ze er niets mee te maken. Maar soms leveren ook de mensen die er wel wat mee te maken hebben laat.

Soms helpt het om een hoge pief gewicht in de schaal te laten leggen. Het kan echt om heel veel geld gaan dat we mis kunnen lopen.

Ik zit in dezelfde hoek en herken het. Ik werk vaak parallel aan collega's, maar ben richting het einde wel afhankelijk van input. Dus dan is mijn antwoord ook heel simpel: Ik heb het nu nodig, niet volgende week. Ik heb x tijd nodig voor de deadline anders kunnen we wel stoppen omdat we toch geen gunning gaan krijgen als ik half werk moet afleveren. Of niet eens aan de eisen voldoen.

Is het de primaire taak van jouw collega's of helpen ze mee naast hun dagelijkse baan? Indien het om dat laatste gaat, voelen ze vaak de urgentie niet (dat was bij ons vaak zo) Onze leidinggevende heeft daar nu duidelijke afspraken met de leidinggevenden van collega's die input moeten leveren wat betreft de planning. Dat heeft geholpen. Waren wel wat escalaties voor nodig. Verder houden wij als team altijd 10-15% marge aan met backwardsplannen, maar die communiceren we niet naar hun. (anders krijg je weer een houding 'er is toch wel extra tijd gerekend'