Werk & Studie
alle pijlers
Office Management/Management ondersteuning?
dinsdag 8 juli 2008 om 20:04
Hallo!
Ik ben gisteren aangenomen bij een nieuwe baan en ik ben er erg blij mee... alleen het is voor een functie als Office Manager/assistent accountmanagement en ik heb zelf commerciele economie gestudeerd en dus geen opleiding voor het vakgebeied wat ik ga doen. Wel 2 jaar ervaring in een (minder zware) secretresse-functie.
Ik ben eigenlijk op zoek naar een boek (eventueel meerdere) waar ik veel van kan leren over office management en/of magement ondersteuning. Ik weet namelijk helemaal geen theorie hierover en ik denk dat als ik een goed boek hierover in de vakantie kan lezen me dat wel zal helpen in de functie. Ik wil me gewoon graag een beetje voorbereiden op de functie, want ze vragen best veel van me...
Weet iemand een boek die me verder kan helpen?!
Bedankt...
Ik ben gisteren aangenomen bij een nieuwe baan en ik ben er erg blij mee... alleen het is voor een functie als Office Manager/assistent accountmanagement en ik heb zelf commerciele economie gestudeerd en dus geen opleiding voor het vakgebeied wat ik ga doen. Wel 2 jaar ervaring in een (minder zware) secretresse-functie.
Ik ben eigenlijk op zoek naar een boek (eventueel meerdere) waar ik veel van kan leren over office management en/of magement ondersteuning. Ik weet namelijk helemaal geen theorie hierover en ik denk dat als ik een goed boek hierover in de vakantie kan lezen me dat wel zal helpen in de functie. Ik wil me gewoon graag een beetje voorbereiden op de functie, want ze vragen best veel van me...
Weet iemand een boek die me verder kan helpen?!
Bedankt...
dinsdag 8 juli 2008 om 21:14
Ik denk dat, als ze veel van je verwachten/eisen, je niet genoeg hebt aan het lezen van een boek! Ik werk al meer dan 20 jaar als Directiesecretaresse/PA etc en ben nu een HBO opleiding Officemanagement aan het afronden. Zelfs nu, na deze opleiding, kan ik je zeggen dat je al je vaardigheden alleen maar kan opdoen uit ervaring en niet uit boeken. Boeken zijn een leuk handvat, maar meer ook niet!
Ik adviseer je dan ook om een workshop of (korte) opleiding te gaan doen als je helemaal geen ervaring hebt in de werkzaamheden die je moet gaan verrichten, want alleen met het lezen van een boek leer je niet veel!
Veel succes in je nieuwe baan........
gr. Lois
Ik adviseer je dan ook om een workshop of (korte) opleiding te gaan doen als je helemaal geen ervaring hebt in de werkzaamheden die je moet gaan verrichten, want alleen met het lezen van een boek leer je niet veel!
Veel succes in je nieuwe baan........
gr. Lois
dinsdag 8 juli 2008 om 21:30
@female
Mijn ervaring is dat de functie "officemanager" in bedrijven een geheel andere betekenis kan hebben. En dat geldt trouwens ook voor de functie van "assistent accountmanagement." In het ene bedrijf geef je de plantjes water en plak je postzegels terwijl je bij een ander bedrijf misschien wel het gehele inkoopbeleid doet, een team aanstuurt en presentaties ontwikkelt.
Wat ik je dus zou aanraden, is om nog eens heel goed naar de functiebeschrijving te kijken. Wat verwachten ze precies van je en wat zit daar dan tussen waar je (nog) geen verstand van hebt? En verdiep je dan vervolgens in die specifieke punten. Moet je presentaties maken in powerpoint en heb je dat nog nooit gedaan, zoek dan een boek over dat programma en ga achter je computer zitten oefenen. Wordt er van je verwacht dat je de inkoop gaat doen en heb je daar geen ervaring mee? Verdiep je dan eens in functiebeschrijvingen van inkopers en zoek daar een goed boek over. Enz.
En vervolgens sluit ik mij bij de anderen aan. Heel veel zul je in de praktijk moeten leren. Zeker in zo'n functie omdat er vaak van alles bij ondergebracht wordt en dat ook nog eens zaken kunnen zijn die elk bedrijf voor zich weer heel anders regelt.
Mijn ervaring is dat de functie "officemanager" in bedrijven een geheel andere betekenis kan hebben. En dat geldt trouwens ook voor de functie van "assistent accountmanagement." In het ene bedrijf geef je de plantjes water en plak je postzegels terwijl je bij een ander bedrijf misschien wel het gehele inkoopbeleid doet, een team aanstuurt en presentaties ontwikkelt.
Wat ik je dus zou aanraden, is om nog eens heel goed naar de functiebeschrijving te kijken. Wat verwachten ze precies van je en wat zit daar dan tussen waar je (nog) geen verstand van hebt? En verdiep je dan vervolgens in die specifieke punten. Moet je presentaties maken in powerpoint en heb je dat nog nooit gedaan, zoek dan een boek over dat programma en ga achter je computer zitten oefenen. Wordt er van je verwacht dat je de inkoop gaat doen en heb je daar geen ervaring mee? Verdiep je dan eens in functiebeschrijvingen van inkopers en zoek daar een goed boek over. Enz.
En vervolgens sluit ik mij bij de anderen aan. Heel veel zul je in de praktijk moeten leren. Zeker in zo'n functie omdat er vaak van alles bij ondergebracht wordt en dat ook nog eens zaken kunnen zijn die elk bedrijf voor zich weer heel anders regelt.
dinsdag 8 juli 2008 om 21:30
Ik vraag me dan ook af waar jullie het over hebben gehad in het sollicitatiegesprek.... Je weet toch wat je nieuwe taken worden en je weet toch ook of dat je daar voldoende ervaring,kennis voor in huis hebt? En zo nee, hoe komt het dan dat je wel voor die functie bent aangenomen?
Ben je alleen in die functie of is er een collega aanwezig die je wegwijs kan maken?
Ben je alleen in die functie of is er een collega aanwezig die je wegwijs kan maken?
dinsdag 8 juli 2008 om 21:33
PS
Het valt me trouwens op dat je in de titel van je topic spreekt over "management ondersteuning" en dat je in het topic zelf schrijft over de functie "assistent accountmanagement". Ik leg hier niet de nadruk op om lullig te doen, maar ik hoop dat jij je wel realiseert dat management en accountmanagement twee heel verschillende dingen zijn?
Het valt me trouwens op dat je in de titel van je topic spreekt over "management ondersteuning" en dat je in het topic zelf schrijft over de functie "assistent accountmanagement". Ik leg hier niet de nadruk op om lullig te doen, maar ik hoop dat jij je wel realiseert dat management en accountmanagement twee heel verschillende dingen zijn?
dinsdag 8 juli 2008 om 21:42
Misschien heb je iets aan de volgende sites:
managementsupport.nl
webbep.nl
Verder kan je bij Schoevers ook losse modules volgen, volgens mij. Dus zoek voor jezelf uit waar je je verder wilt ontwikkelen en doe dat. Ik heb verschillende banen gehad als managementassistent en (directie)secretaresse en ook mijn ervaring is dat de inhoud overal verschilt, máár dat je met een brede basiskennis overal uit de voeten kan.
managementsupport.nl
webbep.nl
Verder kan je bij Schoevers ook losse modules volgen, volgens mij. Dus zoek voor jezelf uit waar je je verder wilt ontwikkelen en doe dat. Ik heb verschillende banen gehad als managementassistent en (directie)secretaresse en ook mijn ervaring is dat de inhoud overal verschilt, máár dat je met een brede basiskennis overal uit de voeten kan.
dinsdag 8 juli 2008 om 21:43
Misschien kan je je vraag beter stellen op een forum voor secretaresses/office managers e.d.: www.webbep.nl Daar vind je ook sjablonen van heel uiteenlopende dingen en kan je als je eenmaal aan het werk bent ook op het forum je vragen stellen over specifieke dingen. Of als je ingelogd bent de zoekfunctie gebruiken op een bepaald onderwerp.
Kijk ook eens in de webshop op www.managementsupport.nl, er is ooit een boekje uitgegeven met de titel 'Secretaresse, een beroep met inhoud' of iets dergelijks. Misschien dat je daar iets mee kunt voor het management support gedeelte.
Ik denk dat het in je moet zitten meer dan dat je er specifiek voor opgeleid moet zijn. Andersom, je kan net zoveel opleidingen volgen als je wilt, als het er niet in zit dan helpt dat ook niet. Office manager is een ruim begrip ook, geen 10 office managers in NL die hetzelfde doen. Is dit een om-functiel met een sales binnendienst rol? Zit je met je opleiding toch redelijk in de buurt.
Zou me er verder niet te druk over maken. Je hebt een
'degelijke' opleiding gedaan (nu klink ik als mijn moeder...), hoewel niet helemaal vakgericht, maar ze zullen heus wel iets in je gezien hebben waardoor ze je hebben aangenomen.
Succes!
Kijk ook eens in de webshop op www.managementsupport.nl, er is ooit een boekje uitgegeven met de titel 'Secretaresse, een beroep met inhoud' of iets dergelijks. Misschien dat je daar iets mee kunt voor het management support gedeelte.
Ik denk dat het in je moet zitten meer dan dat je er specifiek voor opgeleid moet zijn. Andersom, je kan net zoveel opleidingen volgen als je wilt, als het er niet in zit dan helpt dat ook niet. Office manager is een ruim begrip ook, geen 10 office managers in NL die hetzelfde doen. Is dit een om-functiel met een sales binnendienst rol? Zit je met je opleiding toch redelijk in de buurt.
Zou me er verder niet te druk over maken. Je hebt een
'degelijke' opleiding gedaan (nu klink ik als mijn moeder...), hoewel niet helemaal vakgericht, maar ze zullen heus wel iets in je gezien hebben waardoor ze je hebben aangenomen.
Succes!
dinsdag 8 juli 2008 om 22:20
Ik heb als office manager gewerkt en ga dat nu weer doen. In mijn eerdere functie als OM heb ik de administratie opgezet, regelde ik alle logistieke zaken (interne verhuizingen), bestelde ik visitekaartjes en laptops voor nieuwe collega's,gaf wijzigingen door aan de loonadministrateur (eerste dagmelding voor de belastingdienst), had contact met de assurantietussenpersoon, deed veel projectadministratie, maakte facturen, vertegenwoordigde het bedrijf op een buitenlands congres, organiseerde team events, boekte alle reizen van alle collega's (ingewikkelde reisschema's) maar redigeerde ook rapporten en offertes, zocht naar nieuwe projecten op internet, etc. etc. (en o ja; etc.).
Nu krijg ik een functie waarbij ik ook de binnendienst marketing en sales ga doen; ik werk dan nauw samen met de directeur marketing en sales. Ik heb er erg veel zin in.
Kun je aangeven waar je onzekerheid precies in zit?
Nu krijg ik een functie waarbij ik ook de binnendienst marketing en sales ga doen; ik werk dan nauw samen met de directeur marketing en sales. Ik heb er erg veel zin in.
Kun je aangeven waar je onzekerheid precies in zit?
woensdag 9 juli 2008 om 12:08
Ik weet wel dat niet alles uit een boek te leren is, maar dat was ook niet mijn bedoeling. Ik zou gewoon graag wat meer willen lezen over het vak. Baat het niet, dan schaadt het niet toch!? Ik heb op vakantie toch zat tijd om te lezen.
In de functie is het belangrijk dat ik pro-actief ben en zelf dingen zie en aanpak en ik hier heb ik niet echt ervaring mee dus daar ben ik dan onzeker over (op welke dingen moet ik letten? bijv.) Ik moet een directeur ondersteunen die het erg druk heeft en chaotisch is. Ik ben zelf erg geordend, dus dat sluit goed aan. Ik moet dus werkzaamheden ook van hem overnemen. Maar aangezien ik niet overal ervaring in heb, zou ik gewoon graag wat meer lezen over managementondersteuning en office management, zodat ik misschien beter kan inspelen op zaken en beter weet wat ik kan doen.
De vacature was als volgt:
Als Office Manager run je onze eigen “winkel” in al haar facetten. Je bent de perfect georganiseerde spin in het web en je hebt een zeer gevarieerd takenpakket waar je structuur aan moet geven. Je kunt hierbij denken aan facilitaire taken, het ontvangen van gasten, het aanmaken van het archief, correspondentiebehandeling, e-mail screening en electronisch agendabeheer, boeken van vergaderaccommodaties, hotels, restaurant en vluchten, plannen van interne en externe bijeenkomsten en (klanten)events, maken van procedures en templates, onderhouden van de website en ondersteuning bij de werkplanning. Je bent de initiatiefnemer bij het onderhouden van alle interne contacten en attenties. Tevens behoren het beantwoorden van de telefoon, bestellen van kantoorartikelen en regelen van de lunch tot je werkzaamheden.
Daarnaast ben je de rechterhand van en aanspreekpunt voor ons Accountteam en het MT. Je ondersteunt hen volledig op secretarieel en administratief gebied en ziet het als uitdaging om jouw managers te laten excelleren. Je ondersteunt hen bij klantcontacten, het maken van offertes en facturen, het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepuntenlijsten. Je maakt, verspreidt en interpreteert rapportages. Bovendien denk je mee met de organisatie.
Ook als het hectisch wordt sta je stevig in je schoenen. Door je dienstverlenende en flexibele instelling en organisatorisch vermogen speel je gemakkelijk in op adhoc zaken. Je bent commercieel, ondernemend, durft beslissingen te nemen en kunt snel schakelen en prioriteiten stellen.
Kortom: een allround functie waarin alles van A t/m Z aan bod komt.
Functie eisen
- Office Management ervaring in een commerciële omgeving
- MBO/MBO+ werk- en denkniveau
- Affinitiet met marketing en het supermarktkanaal
- In staat op verschillende niveaus te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
- Positief tegenover uitdagingen en veranderingen
- Ervaring met geautomatiseerde systemen
- Pro-actief, service- en oplossingsgericht
- Voortgangsbewaker en resultaatgericht
- Enthousiasme, energiek en drive
- Teamplayer met groot verantwoordelijkheids gevoel
- Integer, sensitief en stressbestendig
- Accuraat, secuur en gezonde dosis humor
In de functie is het belangrijk dat ik pro-actief ben en zelf dingen zie en aanpak en ik hier heb ik niet echt ervaring mee dus daar ben ik dan onzeker over (op welke dingen moet ik letten? bijv.) Ik moet een directeur ondersteunen die het erg druk heeft en chaotisch is. Ik ben zelf erg geordend, dus dat sluit goed aan. Ik moet dus werkzaamheden ook van hem overnemen. Maar aangezien ik niet overal ervaring in heb, zou ik gewoon graag wat meer lezen over managementondersteuning en office management, zodat ik misschien beter kan inspelen op zaken en beter weet wat ik kan doen.
De vacature was als volgt:
Als Office Manager run je onze eigen “winkel” in al haar facetten. Je bent de perfect georganiseerde spin in het web en je hebt een zeer gevarieerd takenpakket waar je structuur aan moet geven. Je kunt hierbij denken aan facilitaire taken, het ontvangen van gasten, het aanmaken van het archief, correspondentiebehandeling, e-mail screening en electronisch agendabeheer, boeken van vergaderaccommodaties, hotels, restaurant en vluchten, plannen van interne en externe bijeenkomsten en (klanten)events, maken van procedures en templates, onderhouden van de website en ondersteuning bij de werkplanning. Je bent de initiatiefnemer bij het onderhouden van alle interne contacten en attenties. Tevens behoren het beantwoorden van de telefoon, bestellen van kantoorartikelen en regelen van de lunch tot je werkzaamheden.
Daarnaast ben je de rechterhand van en aanspreekpunt voor ons Accountteam en het MT. Je ondersteunt hen volledig op secretarieel en administratief gebied en ziet het als uitdaging om jouw managers te laten excelleren. Je ondersteunt hen bij klantcontacten, het maken van offertes en facturen, het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepuntenlijsten. Je maakt, verspreidt en interpreteert rapportages. Bovendien denk je mee met de organisatie.
Ook als het hectisch wordt sta je stevig in je schoenen. Door je dienstverlenende en flexibele instelling en organisatorisch vermogen speel je gemakkelijk in op adhoc zaken. Je bent commercieel, ondernemend, durft beslissingen te nemen en kunt snel schakelen en prioriteiten stellen.
Kortom: een allround functie waarin alles van A t/m Z aan bod komt.
Functie eisen
- Office Management ervaring in een commerciële omgeving
- MBO/MBO+ werk- en denkniveau
- Affinitiet met marketing en het supermarktkanaal
- In staat op verschillende niveaus te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
- Positief tegenover uitdagingen en veranderingen
- Ervaring met geautomatiseerde systemen
- Pro-actief, service- en oplossingsgericht
- Voortgangsbewaker en resultaatgericht
- Enthousiasme, energiek en drive
- Teamplayer met groot verantwoordelijkheids gevoel
- Integer, sensitief en stressbestendig
- Accuraat, secuur en gezonde dosis humor
woensdag 9 juli 2008 om 13:14
woensdag 9 juli 2008 om 23:21
Waarom zoek je geen coach? Er is vast wel ergens een secretaresse/office manager met veel ervaring waar je af en toe een gesprek mee kunt voeren. Een vriendin van mij doet dat ook. Heeft ongeveer 20 jaar werkervaring als office manager, personal assistant enz... Zij heeft een paar jaar geleden een stagiaire gehad die ze nu nog 1x per maand spreekt als een soort coach, doet ze gratis.. Je kan ook een professionele coach inhuren maar dat kost geld.
zondag 13 juli 2008 om 12:25
Nee, ik geef geen leiding aan personeel.
Een coach zou wel iets zijn inderdaad, maar geld heb ik er niet voor en ik zou niet weten waar ik een gratis coach zou kunnen vinden.
Ik word wel met de dag onzekerder betreffende de baan (zit ook in de aard van het beestje). Maar goed, ik heb nog 1,5 maand om me (mentaal) voor te bereiden
Ik heb net 2 tweedehands boeken via Bol.com besteld: Inleiding Office Management en Secretaresse assistent. Het lijkt me toch wel fijn om wat theorie te lezen/leren.
Een coach zou wel iets zijn inderdaad, maar geld heb ik er niet voor en ik zou niet weten waar ik een gratis coach zou kunnen vinden.
Ik word wel met de dag onzekerder betreffende de baan (zit ook in de aard van het beestje). Maar goed, ik heb nog 1,5 maand om me (mentaal) voor te bereiden
Ik heb net 2 tweedehands boeken via Bol.com besteld: Inleiding Office Management en Secretaresse assistent. Het lijkt me toch wel fijn om wat theorie te lezen/leren.