Werk & Studie
alle pijlers
Tips voor effectief vergaderen
maandag 21 december 2020 om 20:51
Vandaag was het weer dikke drama op het werk: in totaal heb ik 10 verschillende meetings gehad, die zogenaamd allemaal extreem belangrijk waren en waarbij mijn aanwezigheid gewenst was. Tel ik alle meetings bij elkaar op, dan heb ik welgeteld 7 uur en 45 minuten in een meeting gezeten. Ik heb dus niets gedaan aan mijn werk en ben compleet aan de latten. En dan te bedenken dat ik vorige week vrij / ziek ben geweest en dus echt nog een hele puist werk moet verzetten.
De meetings waren er altijd al, maar het lijkt er zelfs op dat het tijdens de Corona alleen maar erger is geworden.
Hoe doen jullie dit? En hebben jullie nog goede tips?
De meetings waren er altijd al, maar het lijkt er zelfs op dat het tijdens de Corona alleen maar erger is geworden.
Hoe doen jullie dit? En hebben jullie nog goede tips?
Dit is een blok tekst dat toegevoegd kan worden aan de berichten die je maakt. Er is limiet van 255 tekens.
dinsdag 22 december 2020 om 00:34
Dágelijkse meeting? Ik moet er niet aan denken zeg. Ik vond een wekelijks of tweewekelijks terugkerend overleg al teveel.Due-scimmie schreef: ↑21-12-2020 21:22Onze dagelijkse meetings zijn juist langer omdat je normaal de sociale klets tussendoor had.
dinsdag 22 december 2020 om 01:59
Een voorzitter die het kan is heel belangrijk ja. Toen ik lang geleden nog werkte hadden we ook een maandelijks afdelingsoverleg. Hoofd van de afdeling was de voorzitter, die tevoren de ingebrachte punten al schrapte, want niet ter zake. Zodat ivoor het 2de overleg niemand een agendapunt inbracht, en alles in de rondvraag kwam. Verder liet hij iedereen door elkaar kletsen, vond hij blijkbaar prachtig. Wat een verademing toen hij de keer erop iemand anders aanwees als voorzitter, die alles strak in de hand hield en we in de helft van de tijd klaar waren
De waarheid is dat iedereen zomaar wat probeert
dinsdag 22 december 2020 om 10:56
Grappig... Eigenlijk vind iedereen hier meetings stom. Ik vind die "overleggen van 30 minuten" juist vaak zo zinloos. Komt vaak niets uit, geen tijd om te praten en dan peert iedereen hem gauw weer.
Ik herken dit vooral van voor corona, 8 overleggen per dag en geen tijd voor andere dingen. De bestuurder zei toen terecht "vergaderen is ook werk". Dus ophouden te denken dat je op zo'n dag niks gedaan hebt.
Ik heb ergens besloten dat 3-4 overleggen genoeg zijn per dag en probeer ook tijd voor projecten e.d. in te plannen in de agenda zodat er geen tijd is voor meer overleg. Soms werkt dit, soms niet. Vooral dinsdag en donderdag is druk (door de parttimers die er alleen dan zijn).
Ik herken dit vooral van voor corona, 8 overleggen per dag en geen tijd voor andere dingen. De bestuurder zei toen terecht "vergaderen is ook werk". Dus ophouden te denken dat je op zo'n dag niks gedaan hebt.
Ik heb ergens besloten dat 3-4 overleggen genoeg zijn per dag en probeer ook tijd voor projecten e.d. in te plannen in de agenda zodat er geen tijd is voor meer overleg. Soms werkt dit, soms niet. Vooral dinsdag en donderdag is druk (door de parttimers die er alleen dan zijn).
magick88 wijzigde dit bericht op 22-12-2020 11:05
11.71% gewijzigd
dinsdag 22 december 2020 om 11:05
Je hebt vergaderen en vergaderen. Wij hebben in het team bv 1 iemand die gewoon letterlijk een uur aan een stuk door kan kletsen zonder dat ze doorheeft dat anderen haar proberen te onderbreken. Ik ben weleens met veel kabaal en gebaar opgestaan en weggelopen en nog had ze het niet door.Magick88 schreef: ↑22-12-2020 10:56Grappig... Eigenlijk vind iedereen hier meetings stom.
Ik herken dit vooral van voor corona, 8 overleggen per dag en geen tijd voor andere dingen. De bestuurder zei toen terecht "vergaderen is ook werk". Dus ophouden te denken dat je op zo'n dag niks gedaan hebt.
Ik heb ergens besloten dat 3-4 overleggen genoeg zijn per dag en probeer ook tijd voor projecten e.d. in te plannen in de agenda zodat er geen tijd is voor meer overleg. Soms werkt dit, soms niet. Vooral dinsdag en donderdag is druk (door de parttimers die er alleen dan zijn).
dinsdag 22 december 2020 om 11:23
Ik ben kritisch in welke vergaderingen ik accepteer, en mijn teams hebben zowel vergaderingen als korte koffiemomenten via Teams.
Koffiemomenten zijn informeel, hebben geen agenda, en zijn van 08.30 tot maximaal 09.00 uur. Meestal is iedereen er om 08.50 wel uit omdat overige afspraken weer vanaf 09.00 zijn. Even plassen en koffie pakken tussendoor, en hop, next.
Voor een vergadering wil ik eerst weten waarom ik er aanwezig moet zijn (dus wat is mijn rol, zijn er vragen voor me, wil je me informeren, moet ik iets toelichten/presenteren etc) en vooraf ontvang ik graag een agenda met daarop tijdsindicaties en een korte, duidelijke omschrijving van het agendapunt. Dus gaat het om discussie, of is het bv een hamerstuk?
Zo sluit ik op veel verschillende meetings wel aan, maar alleen voor het deel waar ik een toegevoegde waarde heb, of waar ik kan halen wat ik zoek.
(Eigenlijk niet veel anders dan met live vergaderingen, alleen veel effectiever door het ontbreken van reistijd en geouwehoer onderweg naar andere ruimtes of gebouwen)
Overigens werken we binnen mijn teams altijd met een voorzitter (roulerend, ik draai alleen zelf niet mee in dat schema) en deze heeft ook echt als taak om de agenda te volgen en tijd te bewaken. Gaat altijd vlekkeloos, maar ik moet wel zeggen dat ik ook echt superfijne, gemotiveerde en zeer collegiale teams heb.
Het socialisen op de koffiemomenten doe ik een beetje om beurten bij de verschillende teams, zodat ik elk team wel minimaal eens per 2 weken even zie en spreek.
Externe meetings gaan ook allemaal via Teams, tot en met de netwerkochtenden of -ontbijtjes aan toe. Het is anders, intensiever ook vind ik, maar voor mij werkt het prima.
Koffiemomenten zijn informeel, hebben geen agenda, en zijn van 08.30 tot maximaal 09.00 uur. Meestal is iedereen er om 08.50 wel uit omdat overige afspraken weer vanaf 09.00 zijn. Even plassen en koffie pakken tussendoor, en hop, next.
Voor een vergadering wil ik eerst weten waarom ik er aanwezig moet zijn (dus wat is mijn rol, zijn er vragen voor me, wil je me informeren, moet ik iets toelichten/presenteren etc) en vooraf ontvang ik graag een agenda met daarop tijdsindicaties en een korte, duidelijke omschrijving van het agendapunt. Dus gaat het om discussie, of is het bv een hamerstuk?
Zo sluit ik op veel verschillende meetings wel aan, maar alleen voor het deel waar ik een toegevoegde waarde heb, of waar ik kan halen wat ik zoek.
(Eigenlijk niet veel anders dan met live vergaderingen, alleen veel effectiever door het ontbreken van reistijd en geouwehoer onderweg naar andere ruimtes of gebouwen)
Overigens werken we binnen mijn teams altijd met een voorzitter (roulerend, ik draai alleen zelf niet mee in dat schema) en deze heeft ook echt als taak om de agenda te volgen en tijd te bewaken. Gaat altijd vlekkeloos, maar ik moet wel zeggen dat ik ook echt superfijne, gemotiveerde en zeer collegiale teams heb.
Het socialisen op de koffiemomenten doe ik een beetje om beurten bij de verschillende teams, zodat ik elk team wel minimaal eens per 2 weken even zie en spreek.
Externe meetings gaan ook allemaal via Teams, tot en met de netwerkochtenden of -ontbijtjes aan toe. Het is anders, intensiever ook vind ik, maar voor mij werkt het prima.
dinsdag 22 december 2020 om 13:05
Zo'n dagelijks gebeuren hoort bij agile, wat nu overal zo'n beetje de standaard is. Een dagopening waarin iedereen kort zegt wat hij gisteren heeft bereikt (dat is echt iets anders dan "gedaan" en meestal is er niks bereikt, dus niks over mede te delen), wat hij vandaag doet en of er ergens hulp nodig is. Wij kappen af zodra het een opsomming wordt van activiteiten (sommige mensen hebben blijvend de behoefte om toch vooral te vertellen dat ze niks hebben bereikt, maar veel hebben gedaan), want totaal niet boeiend. En bij een hulpvraag wordt het omgezet naar "kan Lies zo even blijven hangen, want ik moet je nog iets vragen". Het mag ook niet langer duren dan een kwartier. En daarin komt iedereen aan de beurt, dus dat is 1 tot 2 minuten per persoon. En weer door.
dinsdag 22 december 2020 om 13:14
Oh dat hebben ze bij ons ook bij twee teams, dagstart noemen ze het. In de tijd dat we nog naar kantoor mochten zag dat er uit als gezellig gezamenlijk de dag beginnen met koffie. Het begint wel al om 08.30 uur dus ik ben blij dat wij dat niet hebben. Ik wil niet al zo vroeg gewassen en gestreken voor de camera zitten.ikBedoelHetGoed schreef: ↑22-12-2020 13:05Zo'n dagelijks gebeuren hoort bij agile, wat nu overal zo'n beetje de standaard is. Een dagopening waarin iedereen kort zegt wat hij gisteren heeft bereikt (dat is echt iets anders dan "gedaan" en meestal is er niks bereikt, dus niks over mede te delen), wat hij vandaag doet en of er ergens hulp nodig is. Wij kappen af zodra het een opsomming wordt van activiteiten (sommige mensen hebben blijvend de behoefte om toch vooral te vertellen dat ze niks hebben bereikt, maar veel hebben gedaan), want totaal niet boeiend. En bij een hulpvraag wordt het omgezet naar "kan Lies zo even blijven hangen, want ik moet je nog iets vragen". Het mag ook niet langer duren dan een kwartier. En daarin komt iedereen aan de beurt, dus dat is 1 tot 2 minuten per persoon. En weer door.
dinsdag 22 december 2020 om 14:12
ikBedoelHetGoed schreef: ↑22-12-2020 13:05Zo'n dagelijks gebeuren hoort bij agile, wat nu overal zo'n beetje de standaard is. Een dagopening waarin iedereen kort zegt wat hij gisteren heeft bereikt (dat is echt iets anders dan "gedaan" en meestal is er niks bereikt, dus niks over mede te delen), wat hij vandaag doet en of er ergens hulp nodig is. Wij kappen af zodra het een opsomming wordt van activiteiten (sommige mensen hebben blijvend de behoefte om toch vooral te vertellen dat ze niks hebben bereikt, maar veel hebben gedaan), want totaal niet boeiend. En bij een hulpvraag wordt het omgezet naar "kan Lies zo even blijven hangen, want ik moet je nog iets vragen". Het mag ook niet langer duren dan een kwartier. En daarin komt iedereen aan de beurt, dus dat is 1 tot 2 minuten per persoon. En weer door.
Lekker onzinnig gedoe dan weer.
Nog nooit zo een constructie meegemaakt ook gelukkig.
Ik had gewoon gezegd dat ik een verspilling van mijn tijd vind denk ik.
Mij moet je niet lastigvallen met dat achterlijke gedoe morgens vroeg.
dinsdag 22 december 2020 om 14:37
Wij hebben nu wel een "social talk" van 15-20 minuten, elke dag.
Je kunt er vrijwillig aan meedoen... meestal slap geouwehoer (over de perikelen van de huidige tijd), maar zo kun je nog wel even elke dag lachen.... en zie je je collega's nog eens. Het blijft altijd bij 15-20 minuten en er is wisselend zo'n 50-70% van de collega's online.
Verder blijven de meetings gelukkig beperkt, maar ik herken het vergaderen om het vergaderen wel.... vooral van VOOR corona. Zoals gezegd log ik nu makkelijker uit zulke meetings, of accepteer ik gewoon niet.
Je kunt er vrijwillig aan meedoen... meestal slap geouwehoer (over de perikelen van de huidige tijd), maar zo kun je nog wel even elke dag lachen.... en zie je je collega's nog eens. Het blijft altijd bij 15-20 minuten en er is wisselend zo'n 50-70% van de collega's online.
Verder blijven de meetings gelukkig beperkt, maar ik herken het vergaderen om het vergaderen wel.... vooral van VOOR corona. Zoals gezegd log ik nu makkelijker uit zulke meetings, of accepteer ik gewoon niet.
woensdag 23 december 2020 om 08:01
Ik werk bij een doorgeslagen agile bedrijf en een agenda of notulen heb ik nog nooit gezien. Alle overleg is heel informeel. Als ik geen actieve rol heb laat ik mijn camera uit en ga ik wat anders doen terwijl ik met een half oor mee luister. Ondertussen maak ik dan een andere klus af, ga ik door mijn mailbox, forum ik even of ruim ik de vaatwasser uit.
Brainstormsessies met een kleine groep vind ik dan nog wel leuk maar dingen als 'rondje langs de velden' interesseert me echt helemaal niet.
Aangezien ik een 'lone ranger' in Nederland ben en mijn collega's over 3 verschillende continenten verspreid zijn heb ik wel vaak korte 1 op 1 gesprekken maar het meeste gaat over chat.
Een overleg duurt bij ons overigens maximaal een uur. Moet er niet aan denken om 2 uur te zitten vergaderen. Ik ben snel afgeleid. Een uur vind ik al lang.
Brainstormsessies met een kleine groep vind ik dan nog wel leuk maar dingen als 'rondje langs de velden' interesseert me echt helemaal niet.
Aangezien ik een 'lone ranger' in Nederland ben en mijn collega's over 3 verschillende continenten verspreid zijn heb ik wel vaak korte 1 op 1 gesprekken maar het meeste gaat over chat.
Een overleg duurt bij ons overigens maximaal een uur. Moet er niet aan denken om 2 uur te zitten vergaderen. Ik ben snel afgeleid. Een uur vind ik al lang.
woensdag 23 december 2020 om 08:03
Ik heb een tijdje in een buitengebied gewoond waar ik geen wifi had. Alles ging via 4G. Ik had een superverbinding, daar niet van maar die heb ik wel vaak gebruikt om mijn camera uit te laten of halverwege een meeting uit te gaan vanwege een 'slechte verbinding'.
woensdag 23 december 2020 om 08:42
Als ik collega's met de camera uit zie stel ik ook nooit vragen. Denk ook niet dat mensen het er onderling over hebben eigenlijk. Als ik mijn camera wel aan doe ga ik altijd op een bepaalde plek in huis zitten met een neutrale achtergrond maar meestal bel ik vanaf de bank.
woensdag 23 december 2020 om 12:43
Ik ga er vanuit dat iedereen goed in zijn werk is. Dus dit soort meetings wil ik gewoon helemaal niet plaats laten vinden.novaviva schreef: ↑22-12-2020 00:31Ik laat mezelf niet in 7 uur en 45 minuten aan meetings zetten. Ik heb sowieso de pest aan overleg, live of remote maakt mij niet uit. Vind er geen reet aan en zelden écht nuttig. Helemaal het type overleg waarbij iedereen een update moet geven van alle lopende projecten en dingen waarmee mensen bezig zijn, het “rondje langs de velden”. Als het mijn werk niet raakt interesseert het me niet, dat is heel erg, maar dat is gewoon zo.
Nu met volcontinu thuiswerken log ik zelden met beeld in. Ik ga op mute en typ lekker een eind weg tijdens de meeting. Kan me niet schelen wat ze ervan vinden. Voorheen deden we ook gewoon een call, waarom nu dan opeens niet meer?
Teveel meetings op een dag en ik decline gewoon. Daar gaan ze dat echt niet weer voor iedereen voor verzetten.
Ja, ik ben een wat eigenzinnige collega, maar wat ik doe, doe ik heel goed, dus O compenseer ik een beetje.
- updates gaan geschreven (kort) in de agenda. Vaak 1 alinea met links naar documenten (afdeling x heeft een nieuw contractmodel. De xx bepaling is gewijzigd. Klik hier)
- declinen mag altijd, maar mét een reden. ‘Niet zinvol voor mij’ is een reden. Graag wel later het verslag even lezen.
woensdag 23 december 2020 om 12:46
Oh herkenbaar. Het helpt echt om die vergaderingen te stroomlijnen. En uit onverwachte hoek komen bij ons heel goede voorzitters, vind ik ook een plus. Vergaderingen worden nu niet meer gedomineerd door extraverte ouwehoeren.madamecannibale schreef: ↑21-12-2020 22:01Dit zijn echt goede tips!
Ik voel me nu regelmatig veranderen in een soort cup-a-soup manager, en wil graag schreeuwen “Nu even niet, kunnen jullie dan helemaal niets alleen”. Terwijl dat heel erg onterecht zou zijn aangezien ieder al heel erg zelfstandig werkt en super zijn best doet.
woensdag 23 december 2020 om 15:07
Mee eens. Die korte meetings zijn niets meer dan een korte status update en die kunnen prima via Teams chat of email. Als er echts iets moet worden gedaan heb je meer dan een uur nodig. Mijn ervaring is dat je voor belangrijke zaken eigenlijk een halve dag moet plannen, zodat je het niet alleen kunt bespreken maar dat er ook met de relevante mensen aan een oplossing of voorstel wordt gewerkt. Als je dat niet doet, zit je na een week weer bij elkaar en is er nog niks gebeurt.
woensdag 23 december 2020 om 19:22
Grappig hoe ik daar zo anders over denk. Ik vermoed zomaar dat het nut van korte of lange vergaderingen erg ligt aan de branche en het onderwerp. In de branche waar ik werk kunnen korte vergaderingen prima. Kan ook het merendeel van de vergaderingen prima met een kleine groep. Alleen vergaderingen met strategische onderwerpen, brainstormsessies en workshops duren langer. Echte vergaderingen en werkoverleggen nooit langer dan een uur.ca726647543 schreef: ↑23-12-2020 15:07Mee eens. Die korte meetings zijn niets meer dan een korte status update en die kunnen prima via Teams chat of email. Als er echts iets moet worden gedaan heb je meer dan een uur nodig. Mijn ervaring is dat je voor belangrijke zaken eigenlijk een halve dag moet plannen, zodat je het niet alleen kunt bespreken maar dat er ook met de relevante mensen aan een oplossing of voorstel wordt gewerkt. Als je dat niet doet, zit je na een week weer bij elkaar en is er nog niks gebeurt.
donderdag 24 december 2020 om 06:59
Dit dus. Al is dit het oorspronkelijke idee en nu vaak gewoon een kletskwartier waarbij we even door de planning lopen en of iemand nog opvallende casussen heeft.ikBedoelHetGoed schreef: ↑22-12-2020 13:05Zo'n dagelijks gebeuren hoort bij agile, wat nu overal zo'n beetje de standaard is. Een dagopening waarin iedereen kort zegt wat hij gisteren heeft bereikt (dat is echt iets anders dan "gedaan" en meestal is er niks bereikt, dus niks over mede te delen), wat hij vandaag doet en of er ergens hulp nodig is. Wij kappen af zodra het een opsomming wordt van activiteiten (sommige mensen hebben blijvend de behoefte om toch vooral te vertellen dat ze niks hebben bereikt, maar veel hebben gedaan), want totaal niet boeiend. En bij een hulpvraag wordt het omgezet naar "kan Lies zo even blijven hangen, want ik moet je nog iets vragen". Het mag ook niet langer duren dan een kwartier. En daarin komt iedereen aan de beurt, dus dat is 1 tot 2 minuten per persoon. En weer door.
En begin van de middag hebben we er nog een om te kijken of iedereen werkzaamheden haalt die dag.
donderdag 24 december 2020 om 10:57
Wat voor soort werk moet ik dan aan denken? Mijn core business is het verzamelen van informatie, daar iets van vinden en dat dan opschrijven. Voor mijn teamgenoten is vooral de uitkomst van belang, maar het hele traject kan wel 6 maanden duren (en soms gebeurt er drie weken niets). Mijn overige projecten zijn leuk om te doen, maar daar weet een collega ook niet zoveel aan als ik dagelijks vertel wat ik heb gedaan.Due-scimmie schreef: ↑24-12-2020 06:59Dit dus. Al is dit het oorspronkelijke idee en nu vaak gewoon een kletskwartier waarbij we even door de planning lopen en of iemand nog opvallende casussen heeft.
En begin van de middag hebben we er nog een om te kijken of iedereen werkzaamheden haalt die dag.
