Werk & Studie
alle pijlers
Ik word gek van alle e-mail
zondag 18 oktober 2020 om 20:17
zondag 18 oktober 2020 om 20:30
Qua werk, 70% van bv Nieuwsbrieven en cc'tjes sleep ik accuut in een mapje met desbetreffend onderwerp.
Mocht er nog eens iemand op terugkomen kan ik m altijd opdiepen.
Werk in een vrij grote organisaties
waarin ieder onderdeel zich ontzettend belangrijk voelt (En ook is) maar ik kom niet meer aan werken toe als ik al die mails echt moet doorpluizen en lezen.
Mocht er nog eens iemand op terugkomen kan ik m altijd opdiepen.
Werk in een vrij grote organisaties
waarin ieder onderdeel zich ontzettend belangrijk voelt (En ook is) maar ik kom niet meer aan werken toe als ik al die mails echt moet doorpluizen en lezen.
zondag 18 oktober 2020 om 20:35
Ik las ooit 'voor elk mailtje dat je stuurt, krijg je uiteindelijk vijf mails retour' (als in: heen en weer blijven mailen).
Geef idee hoe waarheidsgetrouw dat is, want ik weet de bron niet meer. Maar het heeft mij wel bewust gemaakt van mijn eigen rol in het probleem. Zelf dus ook de telefoon pakken, en daarbij ook dingen op sparen.
Verder heb ik ook een boek gelezen over effectiever werken en sindsdien begin ik mijn dag met het prioriteren van mijn eigen werkzaamheden. En daarna met de belangrijkste taken van die prioriteiten lijst direct uitvoeren. Pas tegen het einde van de ochtend of begin van de middag ga ik mijn mail bekijken. Op die manier gaat mail niet ten kosten van mijn eigen prioriteiten.
Als dan blijkt dat iets urgent is komt het de volgende dag vast hoog op dat prioriteiten lijstje.
En de laatste tip: andermans prioriteit is niet noodzakelijk ook jouw prioriteit.
Geef idee hoe waarheidsgetrouw dat is, want ik weet de bron niet meer. Maar het heeft mij wel bewust gemaakt van mijn eigen rol in het probleem. Zelf dus ook de telefoon pakken, en daarbij ook dingen op sparen.
Verder heb ik ook een boek gelezen over effectiever werken en sindsdien begin ik mijn dag met het prioriteren van mijn eigen werkzaamheden. En daarna met de belangrijkste taken van die prioriteiten lijst direct uitvoeren. Pas tegen het einde van de ochtend of begin van de middag ga ik mijn mail bekijken. Op die manier gaat mail niet ten kosten van mijn eigen prioriteiten.
Als dan blijkt dat iets urgent is komt het de volgende dag vast hoog op dat prioriteiten lijstje.
En de laatste tip: andermans prioriteit is niet noodzakelijk ook jouw prioriteit.
zondag 18 oktober 2020 om 20:41
Ik verdeelde ooit toen ik meerdere mailboxen moest beheren voor verschillende managers alles in ‘bewaren’ ‘lezen’ en ‘actie’. Even de e-mails scannen, verdelen en dan als je tijd hebt de actiemails en leesmails, bewaren is alleen omdat er een keer op terug gekomen kan worden/ naar gevraagd kan worden.
zondag 18 oktober 2020 om 20:42
Ik lees pas later op de dag mijn e-mail. Eerst wil ik werken. Ze kunnen me wel altijd bellen.
Zelf mail ik alleen iets met een link of informatie, verder (video)bel ik. E-mail met mij in de cc gaat automatisch naar een aparte map. De verzender krijgt een vriendelijk auto-reply hiervan met de mededeling dat ik 1x in de week dat mapje doorkijk. Op die mails reageer ik verder niet.
Als ik mails lees, handel ik ze ook meteen af. Mijn inbox is daarna leeg. Tot de volgende mails binnenkomen natuurlijk.
Zelf mail ik alleen iets met een link of informatie, verder (video)bel ik. E-mail met mij in de cc gaat automatisch naar een aparte map. De verzender krijgt een vriendelijk auto-reply hiervan met de mededeling dat ik 1x in de week dat mapje doorkijk. Op die mails reageer ik verder niet.
Als ik mails lees, handel ik ze ook meteen af. Mijn inbox is daarna leeg. Tot de volgende mails binnenkomen natuurlijk.
zondag 18 oktober 2020 om 20:42
Ervaringsdeskundige hier.
Er zaten jaren tussen dat ik rond de 75 mails per dag gemiddeld kreeg. Voor de één zal dat veel zijn, voor de ander nog weinig. Maar 75 mails per dag kost je gewoon een hele hoop van je tijd. De reden daarvoor is dat je continu moet schakelen: het is niet een normaal gesprek dat je even tak-tak-tak kunt afronden, nee, als je pech hebt krijg je morgen pas een antwoord op jouw e-mail. En moet je dus weer verder waar je vandaag gestopt bent.
Binnen projecten ben ik alles gaan onderbrengen in Trello. Dat hielp me enorm, omdat alle communicatie op 1 plek was en ik me kon focussen op dat onderwerp. En voor al het andere gebruikten we Google Chat / Teams / Slack. Korte berichtjes, wederom tak-tak-tak afronden.
En als laatste - het meest schijtvervelende - de reacties van collega's op nieuwsbrieven of documenten. Gingen ze verdikkeme per mail hele zinnen toesturen die ik dan op pagina 8, paragraaf 2, punt c moest gaan plakken. ROT OP, doe het lekker zelf. Dus ik geef ze dan toegang tot het document en dan mogen ze daar lekker de tekst erin frutten.
Nu krijg ik maximaal 5 mails per dag. Heerlijk.
Er zaten jaren tussen dat ik rond de 75 mails per dag gemiddeld kreeg. Voor de één zal dat veel zijn, voor de ander nog weinig. Maar 75 mails per dag kost je gewoon een hele hoop van je tijd. De reden daarvoor is dat je continu moet schakelen: het is niet een normaal gesprek dat je even tak-tak-tak kunt afronden, nee, als je pech hebt krijg je morgen pas een antwoord op jouw e-mail. En moet je dus weer verder waar je vandaag gestopt bent.
Binnen projecten ben ik alles gaan onderbrengen in Trello. Dat hielp me enorm, omdat alle communicatie op 1 plek was en ik me kon focussen op dat onderwerp. En voor al het andere gebruikten we Google Chat / Teams / Slack. Korte berichtjes, wederom tak-tak-tak afronden.
En als laatste - het meest schijtvervelende - de reacties van collega's op nieuwsbrieven of documenten. Gingen ze verdikkeme per mail hele zinnen toesturen die ik dan op pagina 8, paragraaf 2, punt c moest gaan plakken. ROT OP, doe het lekker zelf. Dus ik geef ze dan toegang tot het document en dan mogen ze daar lekker de tekst erin frutten.
Nu krijg ik maximaal 5 mails per dag. Heerlijk.
zondag 18 oktober 2020 om 20:44
zondag 18 oktober 2020 om 20:45
Ik heb een e-mail map aangemaakt, genaamd cc-mail en een regel ingesteld dat alle mail waarin ik in de cc word meegenomen, wordt daar naartoe verplaatst en beschouw ik als ter info, hoef ik niks mee. Heb ik wel ons team over geïnformeerd. Neem je me mee in de cc, doe ik er niks mee, wil je dat ik iets doe, dan in de aan. Werkt goed ondertussen.
wij slapen nooit.
zondag 18 oktober 2020 om 21:08
Bij mij komen de cc mails in een andere kleur in m’n postvak in te staan..ik vind het prettig om er wel een beetje zicht op te hebben en direct in een apart mapje is bij mij een beetje uit het oog, uit het hart..maar voor TO dus verschillende mogelijkheden om uit te kiezeniceteapeach schreef: ↑18-10-2020 20:45Ik heb een e-mail map aangemaakt, genaamd cc-mail en een regel ingesteld dat alle mail waarin ik in de cc word meegenomen, wordt daar naartoe verplaatst en beschouw ik als ter info, hoef ik niks mee. Heb ik wel ons team over geïnformeerd. Neem je me mee in de cc, doe ik er niks mee, wil je dat ik iets doe, dan in de aan. Werkt goed ondertussen.
liever een leuke hond in een restaurant dan zeurende kinderen
zondag 18 oktober 2020 om 21:16
Bij ons werkt een omhoog gevallen tuthola die elke flutmail naar mijn afdeling c.c. naar de leidinggevende stuurt.
De leidinggevende heeft haar er op aangesproken dat dat niet op prijs wordt gesteld, die heeft wel wat meer te doen, maar ze gaat er koppig mee door.
Hopeloos geval.
De leidinggevende heeft haar er op aangesproken dat dat niet op prijs wordt gesteld, die heeft wel wat meer te doen, maar ze gaat er koppig mee door.
Hopeloos geval.
Betty White: "Once you go blackberry... Hmmmmmhmmmm"
zondag 18 oktober 2020 om 21:30
Alleen anderen cc-en als het gaat om need to know. Niet om half te informeren, zo van dan weet jij het ook. Als je met de informatie niets hoeft te doen, dan ook niet aan die persoon sturen.
Ik had een collega die iedereen voor elke scheet cc de. Ik sleepte die mails van hem ongelezen naar zijn map. Als er dan wat was, dan kon ik het wel terug zoeken. Maar meestal had ik die mails nooit nodig.
Dus dat kan je met je team afspreken.
2 keer per dag mailen, dus de vragen opsparen.
En eventueel een chatprogramma gebruiken voor de vragen tussendoor. Of gewoon bellen tussendoor.
En voor jezelf, meld je af van nieuwsbrieven die ongelezen de prullenbak in verdwijnen. En om op te ruimen zorgde ik ervoor dat ik op afzender sorteerde. Dan zag ik alle mails over een bepaald onderwerp of persoon onder elkaar. Dan kan je dus gericht alle vragen van die persoon in 1 mail beantwoorden i. Plaats van al die mails afzonderlijk beantwoorden.
Ik had een collega die iedereen voor elke scheet cc de. Ik sleepte die mails van hem ongelezen naar zijn map. Als er dan wat was, dan kon ik het wel terug zoeken. Maar meestal had ik die mails nooit nodig.
Dus dat kan je met je team afspreken.
2 keer per dag mailen, dus de vragen opsparen.
En eventueel een chatprogramma gebruiken voor de vragen tussendoor. Of gewoon bellen tussendoor.
En voor jezelf, meld je af van nieuwsbrieven die ongelezen de prullenbak in verdwijnen. En om op te ruimen zorgde ik ervoor dat ik op afzender sorteerde. Dan zag ik alle mails over een bepaald onderwerp of persoon onder elkaar. Dan kan je dus gericht alle vragen van die persoon in 1 mail beantwoorden i. Plaats van al die mails afzonderlijk beantwoorden.
zondag 18 oktober 2020 om 21:31
Wij hebben ooit een workshop gehad dat je niet de dag moet beginnen met je mail doorkijken maar daar een vaste tijd voor moet inplannen midden op de dag.
En inderdaad niet op elke mail hoeft gereageerd te worden (door het hele team).
Soms worden er bij ons mailtjes gestuurd met info en dan kijk eens bla bla leuk resultaat en dan wordt er door 6 mensen op gereageerd met “top” “ leuk” etc. En dan reply to all elke keer weer. Daar heb ik laatst wel wat van gezegd, kunnen we daar even met zijn allen op letten dat we dat niet meer moeten doen.
En inderdaad niet op elke mail hoeft gereageerd te worden (door het hele team).
Soms worden er bij ons mailtjes gestuurd met info en dan kijk eens bla bla leuk resultaat en dan wordt er door 6 mensen op gereageerd met “top” “ leuk” etc. En dan reply to all elke keer weer. Daar heb ik laatst wel wat van gezegd, kunnen we daar even met zijn allen op letten dat we dat niet meer moeten doen.
zondag 18 oktober 2020 om 21:48
Thanks al een hoop goede tips.
Over het sorteren in actie/lezen/bewaren dat heb ik ook al vaker geprobeerd maar dat verzand bij mij gewoon doordat ik teveel mails heb en dan te weinig aan al die acties toekom. Vicieuze cirkel die doorbroken moet inderdaad met zelf goed beginnen.
Ben benieuwd wat voor chat programma s mensen gebruiken. En welke regel je voor chat hanteert snelle korte vragen ?
Over het sorteren in actie/lezen/bewaren dat heb ik ook al vaker geprobeerd maar dat verzand bij mij gewoon doordat ik teveel mails heb en dan te weinig aan al die acties toekom. Vicieuze cirkel die doorbroken moet inderdaad met zelf goed beginnen.
Ben benieuwd wat voor chat programma s mensen gebruiken. En welke regel je voor chat hanteert snelle korte vragen ?
zondag 18 oktober 2020 om 21:59
https://avanteers.nl/podcast/stoppen-met-e-mail/ Leuke podcast
zondag 18 oktober 2020 om 22:01
schorpioentje28 schreef: ↑18-10-2020 21:08Bij mij komen de cc mails in een andere kleur in m’n postvak in te staan..ik vind het prettig om er wel een beetje zicht op te hebben en direct in een apart mapje is bij mij een beetje uit het oog, uit het hart..maar voor TO dus verschillende mogelijkheden om uit te kiezen
Ja, ik snap je, deed ik eerder ook. Ik heb meerdere inboxen, ben al een paar jaar nieuwe collega's aan het inwerken naast mijn eigen werk en werd in alles meegenomen dus overstromende inboxen, naast externe mails die net even sneller antwoord behoeven. Het is idd net wat je prettiger vindt. Wat naar mijn cc-map gaat, kijk ik 1x in de 2 a 3 weken in.
wij slapen nooit.
zondag 18 oktober 2020 om 22:03
Wij gebruiken skype for business en teams. Die hebben beiden een chatfunctie, en daarbij ook wat "etiquette" afgesproken. Als je het in teams ergens mee eens bent kan je reageren met een duimpje (of andere smiley, beetje vergelijkbaar met de likes op Facebook). Dat scheelt een hele hoop mails en "reply to all" met opmerkingen als "goed idee", "top", et cetera. Berichten waarvoor je normaal de rest van je team in de CC zou zetten (nieuwsbriefachtige berichten) kan je als chatbericht of post in teams plaatsen. Scheelt een hele hoop e-mails in je inbox.martjeb schreef: ↑18-10-2020 21:48Thanks al een hoop goede tips.
Over het sorteren in actie/lezen/bewaren dat heb ik ook al vaker geprobeerd maar dat verzand bij mij gewoon doordat ik teveel mails heb en dan te weinig aan al die acties toekom. Vicieuze cirkel die doorbroken moet inderdaad met zelf goed beginnen.
Ben benieuwd wat voor chat programma s mensen gebruiken. En welke regel je voor chat hanteert snelle korte vragen ?
En bij korte vragen sowieso bellen, als er daarna nog iets vastgelegd moet worden kan je dat daarna kort per e-mail doen met de link naar de juiste informatie.
zondag 18 oktober 2020 om 22:40
In Outlook? Hoe stel je de kleur in?schorpioentje28 schreef: ↑18-10-2020 21:08Bij mij komen de cc mails in een andere kleur in m’n postvak in te staan..ik vind het prettig om er wel een beetje zicht op te hebben en direct in een apart mapje is bij mij een beetje uit het oog, uit het hart..maar voor TO dus verschillende mogelijkheden om uit te kiezen
zondag 18 oktober 2020 om 22:45
Ik heb het liefst alles in Outlook. Maar tegenwoordig moet ik ook in Teams, Trello en Whatsapp kijken voor vragen, overdracht etc. Rete irritant. Stuur me gewoon een mail. Vanuit daar werk ik mn taken uit en hou ik bij wat ik nog moet doen. Al die extra platforms die er bij zijn gekomen zorgen alleen maar voor meer ruis.
zondag 18 oktober 2020 om 23:06
