Werk & Studie
alle pijlers
overzicht van werkzaamheden
woensdag 4 februari 2009 om 20:22
hoe zorg je dat je overzicht krijgt op je werkzaamheden. Wie heeft tips voor me?
Werk nu 9 maanden in deze baan. Aantal basiswerkzaamheden en daarnaast 2 projecten waar ik voortrekker in ben. Ik raak het overzicht een beetje kwijt. Hoe deel je je dag in dat je aan de belangrijke dingen aandacht kunt geven. Ik kan nu lang blijven hangen in iets waar ik mee bezig ben.
Ook merk ik dat ik veel praat over hoe druk ik het wel niet heb, en dat maakt dat het in mijn hoofd nog drukker wordt.
Dus, wie heeft er tips voor me!
Werk nu 9 maanden in deze baan. Aantal basiswerkzaamheden en daarnaast 2 projecten waar ik voortrekker in ben. Ik raak het overzicht een beetje kwijt. Hoe deel je je dag in dat je aan de belangrijke dingen aandacht kunt geven. Ik kan nu lang blijven hangen in iets waar ik mee bezig ben.
Ook merk ik dat ik veel praat over hoe druk ik het wel niet heb, en dat maakt dat het in mijn hoofd nog drukker wordt.
Dus, wie heeft er tips voor me!
woensdag 4 februari 2009 om 20:29
woensdag 4 februari 2009 om 20:37
waar ik moeite mee heb is dat ik er altijd werkzaamheden tussendoor laat komen. Zaken die op dat moment opgelost moeten worden waardoor m'n lijstje blijft. Met 1 project is veel geld gemoeid. Moet ik goochelen met cijfertjes (niet mijn sterke kant) en manager die ervan overtuigd is dat ik het allemaal kan. Ben dus tegelijkertijd doodsbenauwd dat ik een project laat mislukken.
Daarnaast ook nog een cursus die 1 dag per week doen. Cursus mag ik in werktijd doet, maar dan kom ik helemaal in de knoop qua tijd.
Streelt me allemaal wel hoor, dat vertrouwen.
Dat bordje ga ik eens ophangen Zwieber
Daarnaast ook nog een cursus die 1 dag per week doen. Cursus mag ik in werktijd doet, maar dan kom ik helemaal in de knoop qua tijd.
Streelt me allemaal wel hoor, dat vertrouwen.
Dat bordje ga ik eens ophangen Zwieber
woensdag 4 februari 2009 om 20:56
basis werkzaamheden en 2 projecten?
ik heb zeker 20 projecten waarvan 2 hele grote! maar ben dan ook projectmanager
wat mij helpt is mijn werkdag opdelen in blokken en die blokken toewijzen aan een project.
Inkomende mail ( en post ) wordt direct onder een project geschoven ( in outlook onder meer door er een categorie ( project ) aan te hangen + vlag met datum wanneer het af moet zijn / een reactie verstuurd .
ik heb zeker 20 projecten waarvan 2 hele grote! maar ben dan ook projectmanager
wat mij helpt is mijn werkdag opdelen in blokken en die blokken toewijzen aan een project.
Inkomende mail ( en post ) wordt direct onder een project geschoven ( in outlook onder meer door er een categorie ( project ) aan te hangen + vlag met datum wanneer het af moet zijn / een reactie verstuurd .
woensdag 4 februari 2009 om 20:56
hahaha ik herken dat zo goed.
Ik heb wel een cursus timemanagement gehad waar ik zeker wat aan heb. Hier een paar tips! maak een overzicht van je werkzaamheden en begin bij het belangrijkste. Maak dan een tijdrooster daarbij, begin daarbij met het belangrijkste en besteed daar het meeste tijd aan. Er zijn altijd zaken die tussendoor komen, ook die neem je mee in je tijdrooster. Werk dan die lijst af zodat je het gejaagde gevoel een beetje kwijt raakt. Als je een goed overzicht maakt dan zal je zien dat het allemaal goed te overzien valt. Nog een tip, je hebt maar twee handen, als het echt te veel wordt kan je die tijdspanne aan je manager voorleggen zodat hij/zij er positief aktie op kan ondernemen. Ik trek echt aan de bel bij mijn manager als het voor één persoon echt niet meer te doen is, zij onderneemt dan aktie en zorg dat ik elders eventueel steun krijg. Je manager is vaak niet op de hoogte van de hoeveelheid werkzaamheden die op je af komen is mijn ervaring. Het is dan ook aan jou de taak een signalering af te geven.
Soms hoor ik mijn collega's lachen en dollen en ik werk me op dat moment uit het naad. Tuurlijk ik heb ook een zeer dynamische baan en ben daarin ook nog eens de enige die die werkzaamheden uitvoert. Soms wordt ik helemaal gek van die spoedjes en zie er geen gat meer in, dat zal soms de kop blijven opsteken. Maar de volgende dag ziet er ineens heel anders uit.
Ik hoop dat hier wat aan hebt.
Ik heb wel een cursus timemanagement gehad waar ik zeker wat aan heb. Hier een paar tips! maak een overzicht van je werkzaamheden en begin bij het belangrijkste. Maak dan een tijdrooster daarbij, begin daarbij met het belangrijkste en besteed daar het meeste tijd aan. Er zijn altijd zaken die tussendoor komen, ook die neem je mee in je tijdrooster. Werk dan die lijst af zodat je het gejaagde gevoel een beetje kwijt raakt. Als je een goed overzicht maakt dan zal je zien dat het allemaal goed te overzien valt. Nog een tip, je hebt maar twee handen, als het echt te veel wordt kan je die tijdspanne aan je manager voorleggen zodat hij/zij er positief aktie op kan ondernemen. Ik trek echt aan de bel bij mijn manager als het voor één persoon echt niet meer te doen is, zij onderneemt dan aktie en zorg dat ik elders eventueel steun krijg. Je manager is vaak niet op de hoogte van de hoeveelheid werkzaamheden die op je af komen is mijn ervaring. Het is dan ook aan jou de taak een signalering af te geven.
Soms hoor ik mijn collega's lachen en dollen en ik werk me op dat moment uit het naad. Tuurlijk ik heb ook een zeer dynamische baan en ben daarin ook nog eens de enige die die werkzaamheden uitvoert. Soms wordt ik helemaal gek van die spoedjes en zie er geen gat meer in, dat zal soms de kop blijven opsteken. Maar de volgende dag ziet er ineens heel anders uit.
Ik hoop dat hier wat aan hebt.
woensdag 4 februari 2009 om 21:08
Als je met personen werkt die voor jou aan een specifiek project zijn verbonden, dan kun je in Outlook ook een regel instellen, zodat de mail direct naar de juiste inbox worden gestuurd.
Waarschijnlijk staat er een planning in de projectplannen, waarin alle milestones, deliverables en andere dingen staan. Kopieer de taken en afspraken naar je agenda in Outlook. Plan rondom die dingen tijd genoeg voor voorbereiding en rework. Geef dat aan als bezette tijd, zodat anderen zien dat jij niet beschikbaar bent op bepaalde momenten.
Haal alle 'je hebt mail' meldingen weg uit je computerscherm. Check je mail op gezette tijden per dag, als iemand haast heeft, dan bellen ze wel of ze lopen langs.
Zeg nooit direct 'ja' op een verzoek van een collega. Denk er even over, kijk in je agenda. Als je geen tijd hebt dan heb je gewoon geen tijd, en je hebt zat goede argumenten die je (alleen voor jezelf eigenlijk) nodig hebt om verzoeken af te wijzen.
En bedenk: Andermans gebrek aan planning hoeft geen haast te betekenen aan jouw kant. Als dat een enkele keer wel het geval is, zorg dan dat die ander zich daarvan bewust is.
Ga nooit in discussie met iemand via de mail, bel, ga langs of plan een meeting. Discussieren via mail is niet effectief. Bellen gaat sowieso veel sneller, zeker als iemand iets voor je moet doen.
Zorg dat je een agenda hebt voor meetings en een tijdsplanning, wijk daar niet van af. Parkeer dingen die meer tijd nodig hebben. Veel dingen lossen zichzelf al op door er niet al te veel aandacht aan te geven.
Delegeer dingen, als je dat moeilijk vindt, vertel dat dan aan je collega's. Vaak willen collega's meer betrokken zijn bij een project dan je denkt. Daag ze uit om hun werk/rol te zoeken binnen het project.
Verder zijn er heel effectieve vergader/brainstorm structuren, goed om te gebruiken.
Waarschijnlijk staat er een planning in de projectplannen, waarin alle milestones, deliverables en andere dingen staan. Kopieer de taken en afspraken naar je agenda in Outlook. Plan rondom die dingen tijd genoeg voor voorbereiding en rework. Geef dat aan als bezette tijd, zodat anderen zien dat jij niet beschikbaar bent op bepaalde momenten.
Haal alle 'je hebt mail' meldingen weg uit je computerscherm. Check je mail op gezette tijden per dag, als iemand haast heeft, dan bellen ze wel of ze lopen langs.
Zeg nooit direct 'ja' op een verzoek van een collega. Denk er even over, kijk in je agenda. Als je geen tijd hebt dan heb je gewoon geen tijd, en je hebt zat goede argumenten die je (alleen voor jezelf eigenlijk) nodig hebt om verzoeken af te wijzen.
En bedenk: Andermans gebrek aan planning hoeft geen haast te betekenen aan jouw kant. Als dat een enkele keer wel het geval is, zorg dan dat die ander zich daarvan bewust is.
Ga nooit in discussie met iemand via de mail, bel, ga langs of plan een meeting. Discussieren via mail is niet effectief. Bellen gaat sowieso veel sneller, zeker als iemand iets voor je moet doen.
Zorg dat je een agenda hebt voor meetings en een tijdsplanning, wijk daar niet van af. Parkeer dingen die meer tijd nodig hebben. Veel dingen lossen zichzelf al op door er niet al te veel aandacht aan te geven.
Delegeer dingen, als je dat moeilijk vindt, vertel dat dan aan je collega's. Vaak willen collega's meer betrokken zijn bij een project dan je denkt. Daag ze uit om hun werk/rol te zoeken binnen het project.
Verder zijn er heel effectieve vergader/brainstorm structuren, goed om te gebruiken.
woensdag 4 februari 2009 om 21:29
Wat een goede tips staan er al!
In mijn baan zijn er vaak onverwachte zaken waar ik op in moet spelen. Hier hou ik in mijn dagplanning al rekening mee. Bijna niks is echter zo dringend dat je er acuut alles voor uit je handen moet laten vallen. Ik geef dan ook steeds aan dat ik snap dat er iets moet gebeuren maar dat ik eerst even af maak waar ik op dat moment mee bezig ben.
Ook probeer ik bij het indelen van mijn agenda altijd eerlijk te zijn. Gaat het allemaal lukken of kan ik beter iets doorschuiven naar een andere dag?
Ook hou ik er rekening mee dat ik na een afspraak een beetje tijd vrij plan. Dan kan ik aantekeningen maken naar aanleiding van die afspraak en bijvoorbeeld al wat dingen in een document zetten. Bovendien is er dan niet direct stress als er eens iets uitloopt.
In mijn baan zijn er vaak onverwachte zaken waar ik op in moet spelen. Hier hou ik in mijn dagplanning al rekening mee. Bijna niks is echter zo dringend dat je er acuut alles voor uit je handen moet laten vallen. Ik geef dan ook steeds aan dat ik snap dat er iets moet gebeuren maar dat ik eerst even af maak waar ik op dat moment mee bezig ben.
Ook probeer ik bij het indelen van mijn agenda altijd eerlijk te zijn. Gaat het allemaal lukken of kan ik beter iets doorschuiven naar een andere dag?
Ook hou ik er rekening mee dat ik na een afspraak een beetje tijd vrij plan. Dan kan ik aantekeningen maken naar aanleiding van die afspraak en bijvoorbeeld al wat dingen in een document zetten. Bovendien is er dan niet direct stress als er eens iets uitloopt.
woensdag 4 februari 2009 om 21:29
quote:krokusje schreef op 04 februari 2009 @ 20:22:
Ook merk ik dat ik veel praat over hoe druk ik het wel niet heb, en dat maakt dat het in mijn hoofd nog drukker wordt.
Om te beginnen moet je dat omdraaien in de zin 'ik heb tijd genoeg!'. Je zult merken dat dat al scheelt! Bovendien is het minder irritant voor je collega's!
Er zijn al veel tips gegeven waar je denk ik wel iets mee kunt.
Ik wil er nog wat aan toevoegen. Als je bepaalde werkzaamheden hebt die elke week of maand terug komen dan kun je die gewoon als 'afspraak' (is tenslotte een afspraak met je zelf) in je Outlook zetten. En je daar ook aan houden. Als je een vergadering inplant ga je daar tenslotte ook gewoon naar toe.
Verder is het ook slim om tijd in te plannen voor onvoorziene zaken. Stel je plant de dag vol met 8 uur aan allerlei taken dan zal dit nooit lukken. Er is altijd wel iets dat tegen valt of wat je al aangeeft er als spoed tussendoor komt.
Durf ook nee te zeggen. En probeer ook te kijken of spoed ook echt wel spoed is!
Ook merk ik dat ik veel praat over hoe druk ik het wel niet heb, en dat maakt dat het in mijn hoofd nog drukker wordt.
Om te beginnen moet je dat omdraaien in de zin 'ik heb tijd genoeg!'. Je zult merken dat dat al scheelt! Bovendien is het minder irritant voor je collega's!
Er zijn al veel tips gegeven waar je denk ik wel iets mee kunt.
Ik wil er nog wat aan toevoegen. Als je bepaalde werkzaamheden hebt die elke week of maand terug komen dan kun je die gewoon als 'afspraak' (is tenslotte een afspraak met je zelf) in je Outlook zetten. En je daar ook aan houden. Als je een vergadering inplant ga je daar tenslotte ook gewoon naar toe.
Verder is het ook slim om tijd in te plannen voor onvoorziene zaken. Stel je plant de dag vol met 8 uur aan allerlei taken dan zal dit nooit lukken. Er is altijd wel iets dat tegen valt of wat je al aangeeft er als spoed tussendoor komt.
Durf ook nee te zeggen. En probeer ook te kijken of spoed ook echt wel spoed is!
woensdag 4 februari 2009 om 21:30
woensdag 4 februari 2009 om 22:05
Abonneer je eens op de nieuwsbrieven van www.meereffect.nl
en als het je aanspreekt volg dan een cursus/workshop.
Ik vond het heel verhelderend en heb echt praktische tips gelezen/meegekregen
en als het je aanspreekt volg dan een cursus/workshop.
Ik vond het heel verhelderend en heb echt praktische tips gelezen/meegekregen
woensdag 4 februari 2009 om 22:06
Aanvulling: op een timemanagement-cursus heb ik geleerd om bij alles wat in de drukte op me afkomst, mezelf af te vragen:
moet ik dit nu?
Moet: is het wel zo dringend als het lijkt of kunnen we het ook laten zitten?
Ik: is er niet iemand anders die dit ook zou kunnen doen?
Dit: wat houdt het klusje eigenlijk in? Is het veel werk? Of is het in een minuutje gepiept?
Nu: moet het vandaag af of kan het volgende week ook wel? En als het vandaag moet: waarom wist ik dat vooraf niet? (Vaak wentelen mensen hun eigen planningsproblemen op mij af, dus die laatste vraag is in mijn werk nogal van toepassing).
Misschien handig?
Zo'n cursus timemanagement is sowieso een aanrader als je verschillende dingen met elkaar moet combineren, of het nou twintig projecten of twee plus cursus plus gezinsleven zijn. Maar waarschijnlijk zie je op dit moment geen ruimte in je agenda om er ook nog eventjes een cursus tussen te prakken .
moet ik dit nu?
Moet: is het wel zo dringend als het lijkt of kunnen we het ook laten zitten?
Ik: is er niet iemand anders die dit ook zou kunnen doen?
Dit: wat houdt het klusje eigenlijk in? Is het veel werk? Of is het in een minuutje gepiept?
Nu: moet het vandaag af of kan het volgende week ook wel? En als het vandaag moet: waarom wist ik dat vooraf niet? (Vaak wentelen mensen hun eigen planningsproblemen op mij af, dus die laatste vraag is in mijn werk nogal van toepassing).
Misschien handig?
Zo'n cursus timemanagement is sowieso een aanrader als je verschillende dingen met elkaar moet combineren, of het nou twintig projecten of twee plus cursus plus gezinsleven zijn. Maar waarschijnlijk zie je op dit moment geen ruimte in je agenda om er ook nog eventjes een cursus tussen te prakken .
woensdag 4 februari 2009 om 22:10
En realiseer je dat de meeste paniekerige 'dit moet nu echt af want anders...' spoed klusjes best tot de volgende dag kunnen wachten. (Op een aantal beroepen na, bijv. artsen ofzo) En plan voor dingen 1,5x zoveel tijd in als je denkt nodig te hebben, dan kan er s wat tussendoor komen zonder dat je meteen in de stress hoeft te schieten.
Als je het gevoel hebt dat je echt veel meer uren draait dan je betaald krijgt en je daar iets mee wilt, dan kan tijdschrijven ook een uitkomst zijn. Ik moet tijdschrijven en dat heeft mij erg geholpen bij het bewaken van mijn tijd en bij het effectief werken.
O, ik maak als het even kan nooit afspraken voor maandagmorgenvroeg. Zorg er voor dat je eerst een uur hebt om alle losse eindjes bij te werken, mail, planning voor de week, telefoontjes.
Als je het gevoel hebt dat je echt veel meer uren draait dan je betaald krijgt en je daar iets mee wilt, dan kan tijdschrijven ook een uitkomst zijn. Ik moet tijdschrijven en dat heeft mij erg geholpen bij het bewaken van mijn tijd en bij het effectief werken.
O, ik maak als het even kan nooit afspraken voor maandagmorgenvroeg. Zorg er voor dat je eerst een uur hebt om alle losse eindjes bij te werken, mail, planning voor de week, telefoontjes.
Er zijn momenten waar je intens van geniet, tel die momenten en je leeft!
woensdag 4 februari 2009 om 22:41
quote:Loekia schreef op 04 februari 2009 @ 22:15:
Ik start altijd om 08.30 uur, maar probeer mijn mail pas vanaf 09.30 uur te openen, zo heb ik mooi het eerste uur tijd om klusjes van de vorige dag af te werken/planning te maken etc.
Deze tip werkt bij mij ook goed. Ik start ook om dezelfde tijd, open wel dan mijn mail omdat ik dus echt zaken soms gelijk moet afhandelen. Filter deze er eventueel uit en laat de rest staan tot later.
Cursus timemanagement heeft mij zeker geholpen. Dag indeling is echt belangrijk. Ik heb ook dagen dat ik helemaal niet aan mijn schema toe kom. Ik maak me daar niet druk over want de volgende of nog een dag later pak ik het schema weer op. Als ik een week vrij ben dan stapelt het zich die week ook op, daardoor weet ik dat ik geen paniek moet hebben als er wat dagen zonder mijn schema voorbij gaan. Wel hard werken maar ik vind mijn werk echt super leuk.
Ik start altijd om 08.30 uur, maar probeer mijn mail pas vanaf 09.30 uur te openen, zo heb ik mooi het eerste uur tijd om klusjes van de vorige dag af te werken/planning te maken etc.
Deze tip werkt bij mij ook goed. Ik start ook om dezelfde tijd, open wel dan mijn mail omdat ik dus echt zaken soms gelijk moet afhandelen. Filter deze er eventueel uit en laat de rest staan tot later.
Cursus timemanagement heeft mij zeker geholpen. Dag indeling is echt belangrijk. Ik heb ook dagen dat ik helemaal niet aan mijn schema toe kom. Ik maak me daar niet druk over want de volgende of nog een dag later pak ik het schema weer op. Als ik een week vrij ben dan stapelt het zich die week ook op, daardoor weet ik dat ik geen paniek moet hebben als er wat dagen zonder mijn schema voorbij gaan. Wel hard werken maar ik vind mijn werk echt super leuk.
donderdag 5 februari 2009 om 18:51
Ik maak altijd een kort lijstje van wat ik allemaal moet doen, zet een streepje achter hetgeen kan wachten (bijvoorbeeld archiveren). De volgende dag begin ik met de overgebleven klusjes van de vorige dag. En vul deze aan met nieuwe werkaanbod. Ik houd altijd een postboek op mn buro waarin ik dingen stop die even moeten wachten. 1x per dag loop ik die even door op dingen die ik kan verwerken. Zo raak ik stukken niet kwijt, maar heb ik toch overzicht.
vrijdag 6 februari 2009 om 21:36
quote:Growing schreef op 04 februari 2009 @ 21:30:
[...]
Je kunt het ene project toch niet met het andere vergelijken als je er verder geen info over hebt?
nou, niet zo onaardig..
een project is een project.. kleine zijn vaak dynamischer dan grote ( veel activiteiten in een kleine tijdspanne ) em de grote zijn wat trager en logger ( in mijn ervaring )
[...]
Je kunt het ene project toch niet met het andere vergelijken als je er verder geen info over hebt?
nou, niet zo onaardig..
een project is een project.. kleine zijn vaak dynamischer dan grote ( veel activiteiten in een kleine tijdspanne ) em de grote zijn wat trager en logger ( in mijn ervaring )
vrijdag 6 februari 2009 om 21:38
quote:Appelsientje schreef op 04 februari 2009 @ 22:06:
Aanvulling: op een timemanagement-cursus heb ik geleerd om bij alles wat in de drukte op me afkomst, mezelf af te vragen:
moet ik dit nu?
Moet: is het wel zo dringend als het lijkt of kunnen we het ook laten zitten?
Ik: is er niet iemand anders die dit ook zou kunnen doen?
Dit: wat houdt het klusje eigenlijk in? Is het veel werk? Of is het in een minuutje gepiept?
Nu: moet het vandaag af of kan het volgende week ook wel? En als het vandaag moet: waarom wist ik dat vooraf niet? (Vaak wentelen mensen hun eigen planningsproblemen op mij af, dus die laatste vraag is in mijn werk nogal van toepassing).
Misschien handig?
.
wij gebruiken:
Moet ik dit nu doen?
doen: spreekt voor zich: hoort dit bij mijn werkzaamheden of niet.. Zo,nee: wie zijn taak is het dan ( en doorschuiven maar )
Aanvulling: op een timemanagement-cursus heb ik geleerd om bij alles wat in de drukte op me afkomst, mezelf af te vragen:
moet ik dit nu?
Moet: is het wel zo dringend als het lijkt of kunnen we het ook laten zitten?
Ik: is er niet iemand anders die dit ook zou kunnen doen?
Dit: wat houdt het klusje eigenlijk in? Is het veel werk? Of is het in een minuutje gepiept?
Nu: moet het vandaag af of kan het volgende week ook wel? En als het vandaag moet: waarom wist ik dat vooraf niet? (Vaak wentelen mensen hun eigen planningsproblemen op mij af, dus die laatste vraag is in mijn werk nogal van toepassing).
Misschien handig?
.
wij gebruiken:
Moet ik dit nu doen?
doen: spreekt voor zich: hoort dit bij mijn werkzaamheden of niet.. Zo,nee: wie zijn taak is het dan ( en doorschuiven maar )
