Werk & Studie
alle pijlers
Wat versta je onder complex agendabeheer?
vrijdag 5 februari 2021 om 11:50
Ik lees het heel vaak in vacatures voor management assistenten/ directiesecretaresses, maar wat versta je daar eigenlijk onder?
Een agenda is toch superoverzichtelijk, dus je legt alle agenda's van de internen naast elkaar, gaat kijken wat er eventueel verplaatst zou kunnen worden, haalt daar de meest geschikte data en tijdstippen uit en legt die voor aan externen.
Of begrijp ik iets niet?
Een agenda is toch superoverzichtelijk, dus je legt alle agenda's van de internen naast elkaar, gaat kijken wat er eventueel verplaatst zou kunnen worden, haalt daar de meest geschikte data en tijdstippen uit en legt die voor aan externen.
Of begrijp ik iets niet?
vrijdag 5 februari 2021 om 11:55
Dat klopt ja! Echter kan lang niet iedereen dat. Soms gaat het ook om veel managers of afdelingen waarvan je de agendas naast elkaar moet leggen. Ik vond het zelf ook nooit zo ingewikkeld, maar ik zag ook wel mensen die het presteerden om het net niet goed te plannen of een afspraak bij iemand over het hoofd zagen etc.
vrijdag 5 februari 2021 om 11:57
Je moet wel van al die afspraken weten met wie ze zijn en globaal welke positie ze hebben, waar het over gaat en hoe politiek gevoelig het is om te weten of ze verplaatst kunen worden, anders ben je zo 10 pogingen verder. En wie waardeer afspraken tussen 6 en 7 wel, wie niet, wie heeft net en nieuwe positie.. Kan wel wat redenen bedenken.
vrijdag 5 februari 2021 om 11:59
Dit, er is altijd 1 of meerdere agenda leidend. Soms is het zo dat dat nu juist diegene van de externe is (bijvoorbeeld een politicus). Dan zal de rest zich moeten aanpassen.montblanc schreef: ↑05-02-2021 11:57Je moet wel van al die afspraken weten met wie ze zijn en globaal welke positie ze hebben, waar het over gaat en hoe politiek gevoelig het is om te weten of ze verplaatst kunen worden, anders ben je zo 10 pogingen verder. En wie waardeer afspraken tussen 6 en 7 wel, wie niet, wie heeft net en nieuwe positie.. Kan wel wat redenen bedenken.
vrijdag 5 februari 2021 om 12:09
Het betekent dat je soms moet puzzelen en 5 secretariaten moet bellen om te kijken welke momenten eventueel verzetbaar zijn om dan te komen tot een nieuwe afspraak. Je moet ook de verhoudingen snappen - en weten van wie het héél erg is als die er niet bij is en van wie het minder erg is (zonder dat die personen dat ook weten). Bij complex agendabeheer moet je denken aan volle blauwe balken, alle dagen - en dan gaan puzzelen met mensen die meer zien dan de blauwe balk. Niemand ziet het geheel.
vrijdag 5 februari 2021 om 12:15
Nou ja, als jij het niet complex vindt, ben jij wel geschikt voor die taak!
Ik ben daar minder goed in, misschien ook een kwestie van ervaring.
Als klagen telde als werk, dan had mijn ex zich ook moeiteloos een Mercedes kunnen veroorloven.
vrijdag 5 februari 2021 om 12:16
Het woord complex wordt vaak misbruikt. Bij ons noemen mensen een dossier vaak complex als het veel werk is, of als het over materie gaat waar iemand wat minder verstand van heeft.
Complex agendabeheer zal dus gaan over het beheren van meerdere agenda’s en zoeken naar vrije momenten. Daar is niets complex aan, het is gewoon tijdrovend. Ik heb dat bij een assessment wel eens gehad in een postbakjestest. Toevallig ben ik daar wel aardig goed in, maar ik kreeg hem niet rond. Bij de nabespreking hoorde ik dat dat ook niet kon, hij was expres zo opgezet dat je moest schiften en delegeren (wat ik ook had gedaan).
Complex agendabeheer zal dus gaan over het beheren van meerdere agenda’s en zoeken naar vrije momenten. Daar is niets complex aan, het is gewoon tijdrovend. Ik heb dat bij een assessment wel eens gehad in een postbakjestest. Toevallig ben ik daar wel aardig goed in, maar ik kreeg hem niet rond. Bij de nabespreking hoorde ik dat dat ook niet kon, hij was expres zo opgezet dat je moest schiften en delegeren (wat ik ook had gedaan).
vrijdag 5 februari 2021 om 12:23
Of waar niemand een beslissing over durft te nemen en het dan maar wordt uitgesteld.
vrijdag 5 februari 2021 om 12:26
Hangt er van af wat voor externen het zijn. Een leverancier doe je een paar voorstellen op basis van je eigen beschikbaarheid, aan een klant vraag je wanneer hij/zij kan en daar pas je je agenda's op aan.
vrijdag 5 februari 2021 om 12:29
En dan hou je maandag en woensdag over en dan zegt de ene externe ik kan op woensdag, maar dan een uur eerder, en de ander kanalleen op maandag en de ander kan absoluut niet op maandag of woensdag.
En dan ga je weer terug naar de interne agenda's en schipper je er met veel moeite een vrijdag bij. Maar vrijdag is de standaard vrije dag van de externe die je vorige keer ook al een gunst hebt gevraagd. En je weet bijna zeker dat de andere externe de vrijdagochtend best wel wil schuiven, maar die heeft een terriër secretariaat waar je eerst langs moet om te vragen of ze wil vragen of de externe aan die vrijdagochtend wil tornen. Want rechtstreeks de externe bellen levert een slechte verhouding met de terriër op, en die heb de de volgende ronde weer nodig.
En zo ben je tig keer aan het heen en wer bellen en mailen en schuiven en smeken.
En dan heb je het rond, dan komt er iets héél urgents tussen waar meerdere internen bij betrokken zijn, en dan begint het van voren af aan.
Man man man wat heb ik een hekel aan dit soort klussen. Komt gelukkig bijna nooit voor dat ik het moet doen. Ik vind het wel complex
vrijdag 5 februari 2021 om 12:55
Of dat agenda’s overvol zijn en afspraken ook buiten de deur zijn, waardoor je ook rekening met reistijd dient te houden en/of verschillende locaties. Heerlijk, complex agendabeheer 
Aanvulling: je kunt beter op de stoel van directiesecretaresse zitten, want meestal is de agenda van de directeur leidend (als het een interne vergadering betreft uiteraard)
Aanvulling: je kunt beter op de stoel van directiesecretaresse zitten, want meestal is de agenda van de directeur leidend (als het een interne vergadering betreft uiteraard)
vrijdag 5 februari 2021 om 13:00
Dit. De agenda's van externe partijen zijn leidend. En dat gaat dan om wethouders van 6 gemeenten. Het is al een uitdaging om een geschikt tijdstip voor hen te vinden en dan moeten de internen ook maar net kunnen. In de vacature staat dat dus inderdaad aangegeven als complex agendabeheer.
vrijdag 5 februari 2021 om 13:12
- Verschillende tijdzones kunnen plannen nog lastiger maken
- Verschillende talen ook
- zorgen dat de stukken tijdig bij de deelnemers komen (dus niet als het in Amerika nacht is en een meeting om 08.00 begint.
- Agendas zo goed kennen dat je precies weet wat wel en niet kan schuiven en wat de piekmomenten zijn.
Dat soort dingen.
- Verschillende talen ook
- zorgen dat de stukken tijdig bij de deelnemers komen (dus niet als het in Amerika nacht is en een meeting om 08.00 begint.
- Agendas zo goed kennen dat je precies weet wat wel en niet kan schuiven en wat de piekmomenten zijn.
Dat soort dingen.
vrijdag 5 februari 2021 om 13:14
precies dit.elein schreef: ↑05-02-2021 12:29En dan hou je maandag en woensdag over en dan zegt de ene externe ik kan op woensdag, maar dan een uur eerder, en de ander kanalleen op maandag en de ander kan absoluut niet op maandag of woensdag.
En dan ga je weer terug naar de interne agenda's en schipper je er met veel moeite een vrijdag bij. Maar vrijdag is de standaard vrije dag van de externe die je vorige keer ook al een gunst hebt gevraagd. En je weet bijna zeker dat de andere externe de vrijdagochtend best wel wil schuiven, maar die heeft een terriër secretariaat waar je eerst langs moet om te vragen of ze wil vragen of de externe aan die vrijdagochtend wil tornen. Want rechtstreeks de externe bellen levert een slechte verhouding met de terriër op, en die heb de de volgende ronde weer nodig.
En zo ben je tig keer aan het heen en wer bellen en mailen en schuiven en smeken.
En dan heb je het rond, dan komt er iets héél urgents tussen waar meerdere internen bij betrokken zijn, en dan begint het van voren af aan.
Man man man wat heb ik een hekel aan dit soort klussen. Komt gelukkig bijna nooit voor dat ik het moet doen. Ik vind het wel complex
gisteren nog: 5 projectleiders, 2 externen, de directeur en 2 teamleiders.
als je alle vrije/papadagen afstreept heb je de dinsdag nog. en dan werkt 1 externe niet.
prettige wedstrijd
Het is gelukt hoor, maar het is niet sec gaatjes in agenda's zoeken. het is ook veel politiek, communicatie én goed om kunnen gaan met terriërs van de externe partijen.
dus jep. kan complex zijn, maar dat wil niet zeggen dat het stom is. Het moet je liggen dit soort gedoe leuk te vinden en je moet creatief en strategisch genoeg zijn om het voor elkaar te krijgen.
ik vind het niet het leukste werk, maar het is altijd weer lekker als ik binnen een week 5 onmogelijke agenda's samen aan tafel/videocall heb zitten.
En doooooor!
vrijdag 5 februari 2021 om 13:16
vrijdag 5 februari 2021 om 13:18
juistbia-pia schreef: ↑05-02-2021 13:16Ik denk dat het woord 'complex' in deze draad gewoon verkeerd wordt gedefinieerd.
Het feit dat er sprake is van een samenstelling van meerdere ingewikkelde agenda's maakt het complex. Complex is niet hetzelfde als 'verschrikkelijk moeilijk, moet je 6 jaar voor gestudeerd hebben'.
complex=ingewikkeld
(niet perse moeilijk, neu, gewoon veel factoren)
vrijdag 5 februari 2021 om 13:18
En ik maar denken dat er ergens iets heel moeilijks aan zou zijn wat maar een select groepje beheerst
vrijdag 5 februari 2021 om 13:21
Helemaal als het vergaderingen zijn waarbij iedereen wil discuzeuren en zijn "plasje" wil doen.
vrijdag 5 februari 2021 om 13:22
Nee, het betekent eigenlijk meer zoiets als: 'de helft van je werkweek ben je bezig met dit soort geestdodend werk. Want als je eenmaal een tijdslot hebt gevonden dat iedereen bereid is om vrij te maken, dan komt er bij één van hen een prioriteit overheen en dan kun je weer opnieuw beginnen'.
