Werk & Studie
alle pijlers
Werkdruk, wat kun je ermee?
vrijdag 6 mei 2022 om 09:03
Hoi allemaal,
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: hebben jullie ervaring met het succesvol verlagen van werkdruk en hoe deed je dat?
Werkdruk is ook wel persoonlijk natuurlijk. Ikzelf ervaar op mijn werk geen werkdruk, directe collega wel.
Ook werktempo is persoonlijk.
Nu ben ik gevraagd mee te denken over werkdruk verlaging. Ik zie de gebruikelijke dingen, zoals teveel vergaderen over niks, zaken niet efficiënt oppakken. Maar ook: 'gewoon' doorwerken (werktempo), meer kunnen doen dan wat je nu doet op een dag.
Wat heeft jou geholpen?
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: hebben jullie ervaring met het succesvol verlagen van werkdruk en hoe deed je dat?
Werkdruk is ook wel persoonlijk natuurlijk. Ikzelf ervaar op mijn werk geen werkdruk, directe collega wel.
Ook werktempo is persoonlijk.
Nu ben ik gevraagd mee te denken over werkdruk verlaging. Ik zie de gebruikelijke dingen, zoals teveel vergaderen over niks, zaken niet efficiënt oppakken. Maar ook: 'gewoon' doorwerken (werktempo), meer kunnen doen dan wat je nu doet op een dag.
Wat heeft jou geholpen?
zaterdag 7 mei 2022 om 12:41
zaterdag 7 mei 2022 om 12:46
Ah goed dat je dat zegt, zo is het niet bedoeld.
Plat gezegd: doorwerken en niet eindeloos vergaderen over allerlei zaken. Ik ben niet van het lang vergaderen
zeggen wat er te zeggen is en door.
zaterdag 7 mei 2022 om 12:47
zaterdag 7 mei 2022 om 20:23
Mijn werk bestaat uit piekmomenten. Je weet dus dat je niet uit kunt gaan van je contracturen, want er zijn weken waar veel meer werk is en weken waar je op adem kunt komen of vaker wat vrij kunt nemen.
Wat ze sinds kort op mijn werk doen: mensen in uitvoerende functies maar voor 80% inplannen voor taken, zodat er ruimte is voor ad hoc zaken en het opvangen van ziekte.
Een nogal dure zet, maar het was nodig na alle overspannen en burn-out collega’s de afgelopen twee jaar. Dit heeft veel rust gegeven, al blijven die piekmomenten een ding waarvoor sommigen de sector verlaten.
Wat ze sinds kort op mijn werk doen: mensen in uitvoerende functies maar voor 80% inplannen voor taken, zodat er ruimte is voor ad hoc zaken en het opvangen van ziekte.
Een nogal dure zet, maar het was nodig na alle overspannen en burn-out collega’s de afgelopen twee jaar. Dit heeft veel rust gegeven, al blijven die piekmomenten een ding waarvoor sommigen de sector verlaten.
zaterdag 7 mei 2022 om 20:46
Toch een to do lijst. Die begint met de dingen waar ik op niet-werktijd aan gedacht heb. Als het mijn persoonlijke tijd belast, is het in elk geval tijd het van m’n bord te halen.
Nieuwe taken komen onderaan de to do lijst en worden de volgende dag beoordeeld op urgentie. Tenzij er moord en brand is, dan gaat er een eerste emmer water op (iedereen in de eerste actie) en dan morgen verder.
Naast een to do lijst is er een follow up lijst. Dat zijn gedelegeerde en uitgezette acties. Die check ik op mate van voltooiing. Als er zaken achter lopen en ik ben niet geïnformeerd, krijgt de betreffende collega een herinnering dat dat niet de bedoeling is.
E-mail heeft geen prioriteit. Met 100+ mails per dag kan ik daar niet uit filteren wat belangrijk is. Mijn team is en wordt regelmatig geïnformeerd dat ze me direct moeten benaderen bij verwachte problemen of acties voor mij. Doen ze dat niet: hun fout en niet mijn probleem.
Bij nieuwe taken: moet ík dat echt doen? Bij wie hoort het eigenlijk of wie kan er door groeien (delegeren dus).
Voor nieuwe taken: duidelijke tijdsindicaties afgeven: Ja, dat kan, maar pas nadat deadline x klaar is. En als iemand een tijdslijn meelevert met een taak: altijd rekken. Beter overdeliver dan underdeliver.
Als laatste: Op tijd stoppen. Werk genereert vaak nieuw werk. Dus meer doen is niet perse de oplossing.
Nieuwe taken komen onderaan de to do lijst en worden de volgende dag beoordeeld op urgentie. Tenzij er moord en brand is, dan gaat er een eerste emmer water op (iedereen in de eerste actie) en dan morgen verder.
Naast een to do lijst is er een follow up lijst. Dat zijn gedelegeerde en uitgezette acties. Die check ik op mate van voltooiing. Als er zaken achter lopen en ik ben niet geïnformeerd, krijgt de betreffende collega een herinnering dat dat niet de bedoeling is.
E-mail heeft geen prioriteit. Met 100+ mails per dag kan ik daar niet uit filteren wat belangrijk is. Mijn team is en wordt regelmatig geïnformeerd dat ze me direct moeten benaderen bij verwachte problemen of acties voor mij. Doen ze dat niet: hun fout en niet mijn probleem.
Bij nieuwe taken: moet ík dat echt doen? Bij wie hoort het eigenlijk of wie kan er door groeien (delegeren dus).
Voor nieuwe taken: duidelijke tijdsindicaties afgeven: Ja, dat kan, maar pas nadat deadline x klaar is. En als iemand een tijdslijn meelevert met een taak: altijd rekken. Beter overdeliver dan underdeliver.
Als laatste: Op tijd stoppen. Werk genereert vaak nieuw werk. Dus meer doen is niet perse de oplossing.
zondag 8 mei 2022 om 06:57
Compleet tegenovergesteld van mijn werkwijze. Hier dus geen to do lists. Ik heb liever dat mensen me mailen dan dat iedereen me steeds maar onderbreekt. Wie me benadert met iets mag het daarna nog even duidelijk voor me op de mail zetten. Ik krijg ook zeker 100+ mails per dag, maar ik zie echt wel snel wat belangrijk is en wat niet. Moet wel zeggen dat ik een internationaal team heb, dus ivm tijdzones en afstand is dit nou eenmaal de werkwijze. Ook met externen wordt intensief gemaild, dus ik kan het me niet veroorloven een mail over het hoofd te zien.ippy schreef: ↑07-05-2022 20:46Toch een to do lijst. Die begint met de dingen waar ik op niet-werktijd aan gedacht heb. Als het mijn persoonlijke tijd belast, is het in elk geval tijd het van m’n bord te halen.
Nieuwe taken komen onderaan de to do lijst en worden de volgende dag beoordeeld op urgentie. Tenzij er moord en brand is, dan gaat er een eerste emmer water op (iedereen in de eerste actie) en dan morgen verder.
Naast een to do lijst is er een follow up lijst. Dat zijn gedelegeerde en uitgezette acties. Die check ik op mate van voltooiing. Als er zaken achter lopen en ik ben niet geïnformeerd, krijgt de betreffende collega een herinnering dat dat niet de bedoeling is.
E-mail heeft geen prioriteit. Met 100+ mails per dag kan ik daar niet uit filteren wat belangrijk is. Mijn team is en wordt regelmatig geïnformeerd dat ze me direct moeten benaderen bij verwachte problemen of acties voor mij. Doen ze dat niet: hun fout en niet mijn probleem.
Bij nieuwe taken: moet ík dat echt doen? Bij wie hoort het eigenlijk of wie kan er door groeien (delegeren dus).
Voor nieuwe taken: duidelijke tijdsindicaties afgeven: Ja, dat kan, maar pas nadat deadline x klaar is. En als iemand een tijdslijn meelevert met een taak: altijd rekken. Beter overdeliver dan underdeliver.
Als laatste: Op tijd stoppen. Werk genereert vaak nieuw werk. Dus meer doen is niet perse de oplossing.
Qua tijdlijn zal ik juist eerder aansturen op kortere deadlines, anders zeuren dingen maar door en het wordt er lang niet altijd beter op. Daarnaast loop je risico dat er nieuwe urgente projecten tussendoor komen en dan stapelt het zich allemaal maar op, of je moet weer andere dingen uitstellen.
zondag 8 mei 2022 om 09:02
Ik werk ook niet met een to-do list. Dat deed ik wel bij mijn vorige baan, maar is hier niet nodig. En mail is bij ons juist ook de manier, ik vergeet dingen die niet nog even worden gemaild na het bespreken. Maar ik plan 2-3 momenten per dag in om die te bekijken. Voor urgente zaken ben ik regelmatig bereikbaar via teams of of achter mijn bureau.
Ik zet alles wat ik moet doen in mijn digitale agenda. Elk type taak heeft een andere kleur. Alle deadlines en de weken ervoor blok ik momenten om aan x of y te werken. Zodra een taak duidelijk is, plan ik het in.
Komt het toch een keer niet uit of lopen dingen uit, dan herplan ik.
Dat werkt hier het beste, want inmiddels werken bijna al mijn collega’s op deze manier.
Ik zet alles wat ik moet doen in mijn digitale agenda. Elk type taak heeft een andere kleur. Alle deadlines en de weken ervoor blok ik momenten om aan x of y te werken. Zodra een taak duidelijk is, plan ik het in.
Komt het toch een keer niet uit of lopen dingen uit, dan herplan ik.
Dat werkt hier het beste, want inmiddels werken bijna al mijn collega’s op deze manier.
zondag 8 mei 2022 om 18:50
plekk schreef: ↑08-05-2022 09:02Ik zet alles wat ik moet doen in mijn digitale agenda. Elk type taak heeft een andere kleur. Alle deadlines en de weken ervoor blok ik momenten om aan x of y te werken. Zodra een taak duidelijk is, plan ik het in.
Komt het toch een keer niet uit of lopen dingen uit, dan herplan ik.
Dat is toch ook een to do lijst? Maar dan in je agenda.
zondag 8 mei 2022 om 19:16
Bij een to-do list denk ik echt aan lijst met dingen onder elkaar, vaak per dag of week, die vervolgens worden afgestreept. Dat vind ik toch wat anders dan een agenda waar je een einddoel in plant, maar niet persé afzonderlijke taken die met het einddoel te maken hebben (die en die bellen, budget opstellen, input van X vragen, reactie geven op eerste draft, ticket boeken, declaratie indienen, etc.).
maandag 9 mei 2022 om 17:20
plekk schreef: ↑07-05-2022 20:23Wat ze sinds kort op mijn werk doen: mensen in uitvoerende functies maar voor 80% inplannen voor taken, zodat er ruimte is voor ad hoc zaken en het opvangen van ziekte.
Een nogal dure zet, maar het was nodig na alle overspannen en burn-out collega’s de afgelopen twee jaar. Dit heeft veel rust gegeven, al blijven die piekmomenten een ding waarvoor sommigen de sector verlaten.
Dit wordt op mijn werk ook gedaan. We werken met sprints, dus dan sta je voor 2 wk 80% ingepland en dan mag je zelf weten wanneer je wat doet, als het na die 2 wk maar af is. Ik denk dat dit voor heel veel mensen goed werkt. In mijn team zijn er genoeg die veel meer op hun bordje hebben, maar het lijkt alsof die er veel beter tegen bestand zijn.
Mij levert het vooral stress op. Enerzijds moet ik vooraf inschatten hoeveel tijd ik ergens over doe (op basis daarvan wordt mijn sprint gevuld). Anderzijds zie ik al mijn uren wegsijpelen aan dingetjes waarvan ik achteraf niet kan zeggen waar het nou aan op is gegaan. Of misschien ben ik wel gewoon langzaam. Tuurlijk, even naar de wc en koffiezetten of een chat-reactie aan een collega die een vraag heeft... dat moet dan kunnen en dat moet je dan boeken op de taak waar je mee bezig bent. Maar achteraf krijg ik dan weer te horen dat ik over mijn inschatting ben gegaan.
Soms heb ik ook mijn sprint niet af omdat de klant of een collega geen respons geeft... of wel, maar dan net voor de sprint eindigt zodat de taak weer op mijn naam staat en IK hem dus niet heb afgekregen.
Ik denk dat we nu een klein jaar zo werken en eigenlijk loop ik al die tijd op m'n tandvlees. Vaak overwerken (zo voelt het maar is het niet)... Ik vind eigenlijk wel dat ik op zo'n werkdag wel even achter de computer weg moet en de was ophangen... of even naar buiten staren. Maar dan moet je dus wel na zessen door om je uren in te halen. Mijn werkplezier is compleet weg en ik denk zelf dat dat de belangrijkste reden is dat ik stress ervaar.
dinsdag 10 mei 2022 om 15:47
Niet iedereen ervaart druk natuurlijk, dat blijft toch ook een karaktertrek. Er zijn mensen die al gestrest raken als ze naar een vliegveld moeten, en andere mensen maken zich nergens druk om, ook al staan ze in de file naar het vliegveld.In mijn team zijn er genoeg die veel meer op hun bordje hebben, maar het lijkt alsof die er veel beter tegen bestand zijn.
dinsdag 10 mei 2022 om 19:53
Ik ben een planner. Ik weet wat bij mij ligt, wat de stand van zaken is (wachten op antwoord, afspraak morgen etc) en stel zo min mogelijk uit. Als ik ergens aan denk of ik vraag het mij af, dan doe ik het meteen of ga er direct achterna, dat geeft mij later vrijheid.
Mijn Postvak In houd ik leeg. Uitstaande mails waarbij ik op antwoord wacht, sleep ik naar mijn inbox en geef ik een speciale kleur.
Mijn dagen staan niet vol, zo hou ik ook ruimte voor onverwachte zaken. Als het op rij wel voller wordt of ik verlies de controle over de vulling van mijn dag, trek ik aan de bel, vraag ik ondersteuning of kijk ik wat ik kan laten.
Ik zorg dat mijn dag nooit vol staat, want ik heb tussendoor tijd nodig om te verwerken, na te denken over de beste aanpak etc. Wandelen tussendoor voorkomt ook lichamelijke klachten.
Eigenlijk komt het allemaal meer op discipline, houden aan eigen afspraken, back up tijd voor jezelf incalculeren en eigenaarschap.
Edit: dit klinkt vast net of er helemaal geen hoge werkdruk is bij mij maar integendeel.
Mijn Postvak In houd ik leeg. Uitstaande mails waarbij ik op antwoord wacht, sleep ik naar mijn inbox en geef ik een speciale kleur.
Mijn dagen staan niet vol, zo hou ik ook ruimte voor onverwachte zaken. Als het op rij wel voller wordt of ik verlies de controle over de vulling van mijn dag, trek ik aan de bel, vraag ik ondersteuning of kijk ik wat ik kan laten.
Ik zorg dat mijn dag nooit vol staat, want ik heb tussendoor tijd nodig om te verwerken, na te denken over de beste aanpak etc. Wandelen tussendoor voorkomt ook lichamelijke klachten.
Eigenlijk komt het allemaal meer op discipline, houden aan eigen afspraken, back up tijd voor jezelf incalculeren en eigenaarschap.
Edit: dit klinkt vast net of er helemaal geen hoge werkdruk is bij mij maar integendeel.
dinsdag 10 mei 2022 om 20:24
Het intensieve denkwerk doe ik meestal thuis. Op werk bereid ik vooral de praktische zaken voor en bespreek ik met collega's het e.e.a. Kom ik alsnog tijd te kort dan vraag ik mijn collega's bij te spring en/of stel ik mijn doelen bij. In mijn werk heb ik gelukkig veel improviseren als het nodig is. Dat is iets wat mijn andere collega's veel minder goed kunnen waardoor ze meer tijd kwijt zijn aan plannen maken.
Verder verdeel ik de overige taken op vaste momenten in de week en kan ik steeds meer accepteren als ik af en toe een steekje laat vallen. Zolang ik tegen mijzelf kan zeggen dat ik mijn best heb gedaan. Ik sluit mijn dag altijd met de gedachten nieuwe ronde nieuwe kansen.
Verder merk ik dat veel collega's door hum werkzaamheden geleefd worden en moeilijk erboven kunnen staan. Iets wat mijn werk indirect beïvloedt. Maar dat zien ze weer niet of boeit ze niet omdat ze niet verder kunnen kijken dan hun eigen eilandje. Ik daarentegen wil weer iedereen en alles redden waardoor ik mij weer regelmatig aan alles en ieder aan erger. Dan kies ik voor de weg met de minste weerstand.
Verder verdeel ik de overige taken op vaste momenten in de week en kan ik steeds meer accepteren als ik af en toe een steekje laat vallen. Zolang ik tegen mijzelf kan zeggen dat ik mijn best heb gedaan. Ik sluit mijn dag altijd met de gedachten nieuwe ronde nieuwe kansen.
Verder merk ik dat veel collega's door hum werkzaamheden geleefd worden en moeilijk erboven kunnen staan. Iets wat mijn werk indirect beïvloedt. Maar dat zien ze weer niet of boeit ze niet omdat ze niet verder kunnen kijken dan hun eigen eilandje. Ik daarentegen wil weer iedereen en alles redden waardoor ik mij weer regelmatig aan alles en ieder aan erger. Dan kies ik voor de weg met de minste weerstand.
dinsdag 10 mei 2022 om 20:57
Zo strak moeten plannen is natuurlijk helemaal niet handig als je afhankelijk bent van anderen. Wij moeten dossiers behandelen die staan voor bijvoorbeeld 24, 100 of 160 uur. Qua doorlooptijd mag die van 160 uur wel tien maanden duren, maar zelfs dat is soms lastig (onze klanten werken niet altijd lekker mee). Het is de bedoeling dat je op jaarbasis (ft) circa 1250 uur aan dossiers afmaakt. Dat vinden sommigen ook al belastend, omdat je bij voorkeur meer zaken onder handen hebt omdat het dus niet altijd binnen de tijd lukt. De mensen die op mijn afdeling afhaken, gaan hierom weg. Anderen hebben jaar na jaar geen probleem om hun normuren te halen. Zelf hoef ik maar 550 uur omdat ik andere projecten heb. Die haal ik moeiteloos (het helpt ook als je het al heel vaak hebt gedaan), maar mijn andere projecten hebben meer piekmomenten, zodat ik me geregeld aan het begin van de week afvraag hoe ik in ‘s hemelsnaam de week door moet komen. Het is hollen of stilstaan.vivinnetje schreef: ↑09-05-2022 17:20Dit wordt op mijn werk ook gedaan. We werken met sprints, dus dan sta je voor 2 wk 80% ingepland en dan mag je zelf weten wanneer je wat doet, als het na die 2 wk maar af is. Ik denk dat dit voor heel veel mensen goed werkt. In mijn team zijn er genoeg die veel meer op hun bordje hebben, maar het lijkt alsof die er veel beter tegen bestand zijn.
Mij levert het vooral stress op. Enerzijds moet ik vooraf inschatten hoeveel tijd ik ergens over doe (op basis daarvan wordt mijn sprint gevuld). Anderzijds zie ik al mijn uren wegsijpelen aan dingetjes waarvan ik achteraf niet kan zeggen waar het nou aan op is gegaan. Of misschien ben ik wel gewoon langzaam. Tuurlijk, even naar de wc en koffiezetten of een chat-reactie aan een collega die een vraag heeft... dat moet dan kunnen en dat moet je dan boeken op de taak waar je mee bezig bent. Maar achteraf krijg ik dan weer te horen dat ik over mijn inschatting ben gegaan.
Soms heb ik ook mijn sprint niet af omdat de klant of een collega geen respons geeft... of wel, maar dan net voor de sprint eindigt zodat de taak weer op mijn naam staat en IK hem dus niet heb afgekregen.
Ik denk dat we nu een klein jaar zo werken en eigenlijk loop ik al die tijd op m'n tandvlees. Vaak overwerken (zo voelt het maar is het niet)... Ik vind eigenlijk wel dat ik op zo'n werkdag wel even achter de computer weg moet en de was ophangen... of even naar buiten staren. Maar dan moet je dus wel na zessen door om je uren in te halen. Mijn werkplezier is compleet weg en ik denk zelf dat dat de belangrijkste reden is dat ik stress ervaar.
