Werk & Studie
alle pijlers
Organiseren van werk 2 projectleiders
vrijdag 6 maart 2009 om 00:26
Hoi allemaal,
Ik hoop dat jullie een advies kunnen geven over het verbeteren van de organisatie in mijn werkzaamheden.
Ik ben deze week begonnen in mijn nieuwe baan. Ik ondersteun 2 projectleiders, met ieder zijn eigen project. De projecten worden door voorgangers als stressvolle projecten gezien, van "moeilijke, lees veeleisende "projectleiders. Eigenlijk wilde 1 projectleider een fulltimer, en de andere een projectondersteuner voor 3 dagen.
Mijn uren zijn verdeeld over 4 werkdagen van 9 uur. De werkzaamheden bestaan hoofdzakelijk uit notuleren, agenda inplannen, documentatie toezenden aan projectleden, documenatie van projecten bijwerken., dit voor ieder project, Het is de bedoeling dat ik ook een allround word in het project zelf.
Nu vraag ik mij af hoe kan ik mijn werkzaamheden het beste kan gaan combineren. Ik heb eigenlijk het idee dat zij nog (niet) beseffen dat ik maar 2 dagen per persoon kan besteden.
Ik ben begonnen met het indelen van projecttijden. Dus 's morgen werk ik aan het 2e project, 's middags aan het andere. Op die manier hoop ik duidelijk te maken dat ik 2 projecten heb,Dit werd na een beetje morren goedgekeurd, maar er werd wel bijgezegd dat ik met spoedklussen moet schakelen.
Ik ben erg bang voor stress en het niet hebben van overzicht. Ik probeer dan ook nu mijn werk in te delen. Ik heb voor elk project 2 afzonderlijke mappen en notitieblokken. Ook houd ik een actielijst bij en verdeel deze ook in 2 delen. Mijn inbox maak ik een paar keer per dag leeg en verdeel de post over 2 projecten, die ik weer onderverdeel in submappen (te doen, cc etc)
Ik krijg de opdrachten voornamelijk per mail binnen van elke projectleider en ad-hoc van mijn collega's.
Ik vraag mij af of ik aan hun kan vragen of zij een prioriteitcode kunnen geven, zodat ik mijn werkzaamheden goed kan inplannen.
(Van mijn collega's heb ik weleens gehoord dat zij tegelijk naar haar schreeuwden dat ze wat moest doen en dat wil ik vermijden)
Daarnaast wil elke projectleider persoonlijke ondersteuning. B.v. dat ik (bedank) brieven voor hun tik aan oude relaties en alles voor hen uitprint als zij iets mee moeten nemen naar vergadering. Ik heb niet het idee dat dit bij de projectwerkzaamheden horen. Ik heb gevraagd wat de verwachtingen naar mij toe waren en persoonlijke ondersteuning zit daar niet bij.
Ik weet niet goed wat ik hier ook mee aanmoet. Liever doe ik het niet, omdat ik eigenlijk het idee heb dat dit niet bij mijn taken hoort en dat zij al meer van mij gaan vragen omdat ik nu al het een en ander gedaan heb,
Dus mijn vragen zijn eigenlijk kan ik aan hun vragen of zij taakprioriteiten geven? Of gaat dit te ver? En wat moet ik met de persoonlijke ondersteuning Ik weet niet zo goed wat ik daar mee kan doen. Hebben julie verder handige tips hoe ik met deze (veeleisende) mannen kan omgaan zonder mijzelf over de kop te werken? En wat zou een goede werkhouding zijn?
Ik krig ook een mobiel van de zaak. Hoe moet ik daarmee omgaan in gebruik?
Bedankt alvast!
Morgen zou ik graag willen reageren
Groeten Weegshaal
Ik hoop dat jullie een advies kunnen geven over het verbeteren van de organisatie in mijn werkzaamheden.
Ik ben deze week begonnen in mijn nieuwe baan. Ik ondersteun 2 projectleiders, met ieder zijn eigen project. De projecten worden door voorgangers als stressvolle projecten gezien, van "moeilijke, lees veeleisende "projectleiders. Eigenlijk wilde 1 projectleider een fulltimer, en de andere een projectondersteuner voor 3 dagen.
Mijn uren zijn verdeeld over 4 werkdagen van 9 uur. De werkzaamheden bestaan hoofdzakelijk uit notuleren, agenda inplannen, documentatie toezenden aan projectleden, documenatie van projecten bijwerken., dit voor ieder project, Het is de bedoeling dat ik ook een allround word in het project zelf.
Nu vraag ik mij af hoe kan ik mijn werkzaamheden het beste kan gaan combineren. Ik heb eigenlijk het idee dat zij nog (niet) beseffen dat ik maar 2 dagen per persoon kan besteden.
Ik ben begonnen met het indelen van projecttijden. Dus 's morgen werk ik aan het 2e project, 's middags aan het andere. Op die manier hoop ik duidelijk te maken dat ik 2 projecten heb,Dit werd na een beetje morren goedgekeurd, maar er werd wel bijgezegd dat ik met spoedklussen moet schakelen.
Ik ben erg bang voor stress en het niet hebben van overzicht. Ik probeer dan ook nu mijn werk in te delen. Ik heb voor elk project 2 afzonderlijke mappen en notitieblokken. Ook houd ik een actielijst bij en verdeel deze ook in 2 delen. Mijn inbox maak ik een paar keer per dag leeg en verdeel de post over 2 projecten, die ik weer onderverdeel in submappen (te doen, cc etc)
Ik krijg de opdrachten voornamelijk per mail binnen van elke projectleider en ad-hoc van mijn collega's.
Ik vraag mij af of ik aan hun kan vragen of zij een prioriteitcode kunnen geven, zodat ik mijn werkzaamheden goed kan inplannen.
(Van mijn collega's heb ik weleens gehoord dat zij tegelijk naar haar schreeuwden dat ze wat moest doen en dat wil ik vermijden)
Daarnaast wil elke projectleider persoonlijke ondersteuning. B.v. dat ik (bedank) brieven voor hun tik aan oude relaties en alles voor hen uitprint als zij iets mee moeten nemen naar vergadering. Ik heb niet het idee dat dit bij de projectwerkzaamheden horen. Ik heb gevraagd wat de verwachtingen naar mij toe waren en persoonlijke ondersteuning zit daar niet bij.
Ik weet niet goed wat ik hier ook mee aanmoet. Liever doe ik het niet, omdat ik eigenlijk het idee heb dat dit niet bij mijn taken hoort en dat zij al meer van mij gaan vragen omdat ik nu al het een en ander gedaan heb,
Dus mijn vragen zijn eigenlijk kan ik aan hun vragen of zij taakprioriteiten geven? Of gaat dit te ver? En wat moet ik met de persoonlijke ondersteuning Ik weet niet zo goed wat ik daar mee kan doen. Hebben julie verder handige tips hoe ik met deze (veeleisende) mannen kan omgaan zonder mijzelf over de kop te werken? En wat zou een goede werkhouding zijn?
Ik krig ook een mobiel van de zaak. Hoe moet ik daarmee omgaan in gebruik?
Bedankt alvast!
Morgen zou ik graag willen reageren
Groeten Weegshaal
vrijdag 6 maart 2009 om 07:55
Als ik het zo lees, dan probeer jij alles onder controle te houden om problemen te voorkomen. Zo ben ik zelf ook. Uit ervaring weet ik, dat dat juist geen goede werkhouding is en dat je jezelf daarmee juist dreigt over de kop te werken. Probeer het niet te goed te doen.
Een betere werkhouding zou zijn, volgens mij: accepteer dat er problemen komen. Accepteer dat je het soms niet zult overzien. Het zijn moeilijke mensen en stressvolle projecten, dus er gaat hoe dan ook vanalles mis. Dat hoort zo en dat is niet fout. Probeer de problemen zo goed mogelijk op te lossen zodra ze zich voordoen. Als ze gaan schreeuwen, lekker laten schreeuwen en als ze uitgeschreeuwd zijn zeggen: maken jullie onderling even uit wat de prioriteiten zijn?
Een betere werkhouding zou zijn, volgens mij: accepteer dat er problemen komen. Accepteer dat je het soms niet zult overzien. Het zijn moeilijke mensen en stressvolle projecten, dus er gaat hoe dan ook vanalles mis. Dat hoort zo en dat is niet fout. Probeer de problemen zo goed mogelijk op te lossen zodra ze zich voordoen. Als ze gaan schreeuwen, lekker laten schreeuwen en als ze uitgeschreeuwd zijn zeggen: maken jullie onderling even uit wat de prioriteiten zijn?
vrijdag 6 maart 2009 om 08:59
quote:weegschaaltje schreef op 06 maart 2009 @ 00:26:
Ik ben erg bang voor stress en het niet hebben van overzicht. Niet als kritiek bedoeld, maar ik vraag mij af waarom jij deze baan hebt gekregen en waarom jij deze baan hebt geaccepteerd?
Werken voor twee projectleiders, die ieder een eigen stressvol project hebben (en dus zelf onder hoge druk staan voor hun eigen project) is alleen maar mogelijk als je hier zelf op de één of andere manier een beetje relaxed mee kunt omgaan. Dus met wat humor benaderen en de eerste tijd even aftasten hoe je beide projectleiders moet 'behandelen' om ze zover te krijgen dat ze jou het werk aanleveren zoals jij het graag hebt Dat kost tijd en inventiviteit van jouw kant. Ook flexibiliteit, want als iets echt spoed is, is het gewoon spoed. Dan laat je al het andere uit je handen vallen en doet wat er gedaan moet worden, het is niet anders in een stressbaan.
Wanneer je nu al heel star gaat vasthouden aan uren voor project X en uren voor project Y, notitieblok X en notitieblok Y leg je structuren vast die alleen maar extra stress gaan opleveren want alles wat afwijkt van de door jou aangelegde structuren levert je extra stress op!
Natuurlijk moet je de werkzaamheden wel gescheiden houden, maar met een dergelijke baan moet je nu eenmaal snel kunnen schakelen, anders red je het niet. Projectleiders gaan je echt geen prioriteitscodes aangeven, ze zijn niet gek ..... Ze snappen zelf ook wel dat als ze een bepaalde taak een lage prioriteit geven, dat klusje helemaal onderin de lade verdwijnt. Je zult zelf - door schade en schande - moeten leren aanvoelen of iets écht bloedspoed is, of 'gewoon' spoed of alleen maar spoed omdat álles nu eenmaal spoed is En dat is een kwestie van je pappenheimers projectleiders leren kennen, even de kat uit de boom kijken en vooral niet bang zijn om fouten te maken in het begin. Je bent daar net begonnen, niemand kan van jou verwachten dat je vanaf dag één alles perfect onder controle hebt!
Ik ben erg bang voor stress en het niet hebben van overzicht. Niet als kritiek bedoeld, maar ik vraag mij af waarom jij deze baan hebt gekregen en waarom jij deze baan hebt geaccepteerd?
Werken voor twee projectleiders, die ieder een eigen stressvol project hebben (en dus zelf onder hoge druk staan voor hun eigen project) is alleen maar mogelijk als je hier zelf op de één of andere manier een beetje relaxed mee kunt omgaan. Dus met wat humor benaderen en de eerste tijd even aftasten hoe je beide projectleiders moet 'behandelen' om ze zover te krijgen dat ze jou het werk aanleveren zoals jij het graag hebt Dat kost tijd en inventiviteit van jouw kant. Ook flexibiliteit, want als iets echt spoed is, is het gewoon spoed. Dan laat je al het andere uit je handen vallen en doet wat er gedaan moet worden, het is niet anders in een stressbaan.
Wanneer je nu al heel star gaat vasthouden aan uren voor project X en uren voor project Y, notitieblok X en notitieblok Y leg je structuren vast die alleen maar extra stress gaan opleveren want alles wat afwijkt van de door jou aangelegde structuren levert je extra stress op!
Natuurlijk moet je de werkzaamheden wel gescheiden houden, maar met een dergelijke baan moet je nu eenmaal snel kunnen schakelen, anders red je het niet. Projectleiders gaan je echt geen prioriteitscodes aangeven, ze zijn niet gek ..... Ze snappen zelf ook wel dat als ze een bepaalde taak een lage prioriteit geven, dat klusje helemaal onderin de lade verdwijnt. Je zult zelf - door schade en schande - moeten leren aanvoelen of iets écht bloedspoed is, of 'gewoon' spoed of alleen maar spoed omdat álles nu eenmaal spoed is En dat is een kwestie van je pappenheimers projectleiders leren kennen, even de kat uit de boom kijken en vooral niet bang zijn om fouten te maken in het begin. Je bent daar net begonnen, niemand kan van jou verwachten dat je vanaf dag één alles perfect onder controle hebt!
vrijdag 6 maart 2009 om 09:18
Bedankt voor jullie reactie,
Ik wil mijn werk inderdaad al meteen goed doen.
En over mijn werkhouding, tijd om het bij te schaven!l
Verder vroeg ik mij af wat ik met secretatariele punt moet doen. Beide heren zijn al een paar jaartjes ouder dan ik en nu helemaal happy een ondersteuner te hebben, maatr tot hoever reikt die ondersteuning ? Dus bv ook mailtjes die zijn naar relaties willen sturen, naar mij forwarden dat ik die ook weer voor hun verstuur?
Zoals jullie wel merken moet ik erg aan mijn baan wennen, omdat ik altijd erg zelfstandig heb gewerkt. Maar neemt niet weg dat ik wel graag wil leren!
Groetjes weegschaal
Ik wil mijn werk inderdaad al meteen goed doen.
En over mijn werkhouding, tijd om het bij te schaven!l
Verder vroeg ik mij af wat ik met secretatariele punt moet doen. Beide heren zijn al een paar jaartjes ouder dan ik en nu helemaal happy een ondersteuner te hebben, maatr tot hoever reikt die ondersteuning ? Dus bv ook mailtjes die zijn naar relaties willen sturen, naar mij forwarden dat ik die ook weer voor hun verstuur?
Zoals jullie wel merken moet ik erg aan mijn baan wennen, omdat ik altijd erg zelfstandig heb gewerkt. Maar neemt niet weg dat ik wel graag wil leren!
Groetjes weegschaal
vrijdag 6 maart 2009 om 09:48
Even vanuit de projectleiderkant Ik heb ook wel eens ondersteuners gehad die ook voor anderen werkten. Mijn insteek was heel simpel: daar heb ik niets mee te maken. Ik weet natuurlijk dat ik die ondersteuner dan niet full time 'heb', maar hoe zij de taken verdeelt, de tijd verdeelt, de prioriteiten verdeelt daar moet zij mij niet mee lastig vallen want dat is haar verantwoordelijkheid en niet de mijne. Ik zou ernstig moeite hebben met het idee "dagdeel X is voor mij en dagdeel Y voor De Ander", juist omdat mijn projecten meestal onder forse tijdsdruk en andere druk staan en er dus altijd dingen gisteren klaar moeten zijn. Dan ga ik niet zitten wachten tot het 'mijn tijd' is.
Vragen van prioriteitstelling aan de projectleiders is zinloos: ten eerste heeft alles prio (want anders gebeurt het niet ) en ten tweede hebben ze onvoldoende zicht op het andere project dus kunnen ze geen afweging maken over hoe hun prio zich verhoudt tot de andere prio.
Vwb forwarden van mails e.d. heb ik ook een vrij simpele insteek: totdat ondersteuner aangeeft dat het teveel is, doe ik het. Wederom: haar verantwoordelijkheid om haar werkdruk behapbaar te laten.
Vragen van prioriteitstelling aan de projectleiders is zinloos: ten eerste heeft alles prio (want anders gebeurt het niet ) en ten tweede hebben ze onvoldoende zicht op het andere project dus kunnen ze geen afweging maken over hoe hun prio zich verhoudt tot de andere prio.
Vwb forwarden van mails e.d. heb ik ook een vrij simpele insteek: totdat ondersteuner aangeeft dat het teveel is, doe ik het. Wederom: haar verantwoordelijkheid om haar werkdruk behapbaar te laten.
